新形势下地勘单位档案管理工作创新

陈贝贝 庞文静.2

（1.江西省地质局二六一大队，江西 鹰潭 335000；2.江西省能源矿产地质调查研究院，江西 南昌 330103）

随着经济社会不断发展，地勘单位改革改制工作也在深入进行，然而与高速的经济社会发展形势还有很多不适应之处，国务院早在2006 年便下发了《关于加强地质工作的决定》，明确指出应当根据企事分开原则，加强国有地勘单位改革工作，而在新的发展形势下，档案管理作为地勘单位重要的工作内容，要在地勘单位改革过程当中发挥好服从、服务作用，为地勘单位持续健康发展做出应有的贡献。但目前地勘单位档案管理工作方面依然有很多问题存在，下文中针对这些问题进行分析探讨，并提出一些创新建议，以供参考和借鉴。

一、加强地勘单位档案管理工作的重要意义与作用

（一）档案是地勘单位历史演进的重要载体

在地勘单位发展进程当中形成了很多有价值的档案信息，这些档案是地勘单位各项活动的原始记录，将地勘单位历史演进过程全面详细地记录下来，也是联系地勘单位、过去、现在与未来的重要纽带。在地勘单位当中档案是一种非常重要的信息资源，更是地勘单位的无形资产与巨大财富，所以不论地勘单位如何演进与发展，都应当充分重视地勘单位档案管理工作，采取切实有效的措施，提高地勘单位档案管理工作水平，才能为地勘单位持续健康发展提供有效参考。

（二）档案为地勘单位领导正确决策提供了重要依据

决策是进行管理的重要龙头，能否正确地做出决策，不仅和管理者综合素质与能力密切相关，同时也和管理者掌握地勘单位历史档案信息存在非常紧密的关联性，只有以地勘单位档案为参考，才能为科学决策提供有效依据，保证领导者决策制定的准确性。所以从某种层面来讲，档案事关地勘单位整体管理水平与其生存发展，是地勘单位不可或缺的重要内容。

二、目前地勘单位档案管理存在的问题

（一）没有全面系统地进行材料归档

多数地勘单位虽然近年来对于档案管理工作的重视程度也在不断加强，然而涉及经济决策以及市场信息的馆藏档案还存在很大不足，甚至这些方面缺失，同时也没有认真归档能够体现地质单位市场经营活动的有关协议与合同等各方面的信息资料。归档不全面，不规范等问题依然突出。

（二）档案管理工作人员素质问题

随着近些年来地勘单位的不断发展，地勘单位改制工作也在日渐推进，而且精简机构过程当中档案人员首当其冲，这很大程度上导致地勘单位档案管理方面的作用被不断削弱，在精简单位人员过程当中，有些具有丰富工作经验但年龄较大的人员内退下来，这些工作人员很多都存在一定情绪，愤愤离岗，使得工作交接也遭受巨大影响。档案管理工作人员，工作经验比较缺乏，有缺少系统培训，主爱到档案管理工作的顺利实施，缺少老员工的传帮带，导致档案管理工作成效始终处于低位徘徊，由于不重视档案管理相关知识，技能的学习，工作过程当中出现了较大的随意性，很难保证工作质量。还有的档案管理工作人员兼职太多，不能高度集中注意力进行档案管理工作，再加上学习培训机会有限，导致地勘单位档案管理工作一直停滞不前。

（三）缺乏健全的档案管理制度

地勘单位在档案管理工作当中虽然相应的进行了管理制度建设，但是工作实际却没有认真落实，内部监督机制缺乏，以至于有关干部和工作人员在开展档案管理工作当中出现意识淡薄的情况，还有的工作人员以及业务人员将报告以及图纸作为自己的财产进行应用，为了便于这些档案信息的保管，在保管过程当中采用分散性的保管方式，这样一来，极易造成很多档案资料的缺失，无法保证档案的完整性，这些很大程度上阻碍到地勘单位档案管理工作的顺利实施。

（四）缺乏完善的档案服务机制

档案管理在地勘单位各项工作当中发挥着十分重要的作用，然而很长一段时间以来，地勘单位在实施档案管理工作当中没有构建起以服务为中心的组织体系，不能高效率、高质量地提供档案信息，使其服务能力受到很大影响。而且也档案信息的提供不全面，缺乏针对性，阻碍到地勘单位各项工作的顺利实施，也影响到地勘单位科学决策。在档案管理过程当中，仅仅提供收集、筛选档案信息以及浅层次地传递档案信息，深入挖掘档案信息具有的价值，这对地勘单位持续健康发展是非常不利的。

三、创新地勘单位档案管理工作的建议

（一）重视提升档案管理工作人员综合素质

开发和利用档案信息资源这个过程是非常复杂的，档案管理工作人员必须要保证较高的专业素养，对现代科学技术手段有一个充分了解与掌握，这才能更加高效地开展地勘单位档案管理工作。为此地勘单位应当结合自身实际，将计算机系统引入其中，并强化按管理工作人员一些技术学习和外语知识的学习，使他们充分认识到学习先进技术手段在提高地勘单位档案管理工作方面发挥的重要作用，通过现代信息手段，高效率，高质量地开展档案管理工作。与此同时，还应当加强地勘单位档案管理工作人员知识，技能方面的培训，使其整体素养获得更好发展，以便在地勘单位档案管理工作当中大显身手，不断提高地勘单位档案管理整体质量。

（二）充分重视提高对档案工作的重视程度

地勘单位领导人更要认识到档案对于地勘单位持续健康发展发挥的重要性，在地勘单位各项管理工作当中，把档案管理工作摆在突出位置，强化管理，领导的重视必定会引发工作人员的重视，上下齐心合力，才能更加高效率，高质量地开展档案管理工作。

（三）推进档案管理计算机一体化发展

在过去地勘单位档案管理工作当中，应用计算机很多时候都是对一些信息条目进行查阅，无法实现对相关信息资料的全部浏览。而在地勘单位档案管理工作当中引入计算机之后，为一体化管理地勘单位档案信息提供了巨大的便利性，利用计算机技术手段，便可以在档案整理数据库过程当中直接转入相应的文件材料，保证更高效率的开展地勘单位档案整理工作。而且地勘单位档案管理工作当中涉及录音、录像、文字资料，图纸等各方面档案信息，通过计算机技术手段统一归档，便可充分展现地勘单位各项工作的整体全貌，另外，计算机系统还利于动态化管理地勘单位当然信息资料，为地勘单位档案资料高效利用提供便利。

（四）创新服务能力，更好地服务于地勘单位的发展

随着经济社会不断发展以及地勘单位的不断提升，在档案管理工作方面也有了很高的要求，如何实现档案管理由过去的管理型向开放型、服务型当面转变，成为当前地勘单位档案管理工作面临的重要课题。然而很长一段时间以来，档案管理工作开展实际，年龄较大的工作人员已经形成了固定思维，愿意应用传统的方法和手段进行地勘单位档案管理工作，对于新知识，新问题了解甚少，这样一来影响地勘单位档案信息的高效利用，档案信息具有的作用优势也难以有效发挥，地勘单位在开发利用档案信息资源过程当中由于重视程度不够，特别是对其开发利用没有引起足够重视，导致这些地质档案信息一直停留在封闭状态，不重视信息资源的挖掘，利用受阻，使地勘单位档案成为死档案。而档案的价值体现是在高效利用档案信息的同时，为地勘单位提供有效参考，保证地勘单位做出科学决策，确保各项工作顺利实施，进而为地勘单位持续健康发展奠定坚实的基础。所以只有创新地勘单位档案管理服务能力，才能为地勘单位发展壮大提供支持，实现地勘单位更好的发展。

（五）宣传、贯彻有关档案工作的法律法规

档案法是我国开展档案管理过程当中一部重要的法律依据，该部法律当中对企事业单位进行档案管理工作具有的责任，义务以及权利给予了充分明确，所以地勘单位在开展档案管理工作当中，也应当严格遵循档案法律法规相关要求，将这一利器充分利用起来，科学合理的开展地勘单位档案管理工作。同时地勘单位应当结合自身实际，调动广大干部职工加强档案法律法规相关知识的学习，逐步增强地勘单位广大干部职工档案管理的法律意识，也使得地勘单位广大干部职工在地勘单位档案管理工作当中应当肩负的法律责任，并积极主动投入到地勘单位档案管理工作当中，把地勘单位档案管理工作当作自觉行为，针对地勘单位档案管理工作当中存在的各种问题，采取切实有效的措施进行解决，使地勘单位档案管理工作获得更好的发展。

（六）加大投入力度，夯实档案工作的基础

地勘单位在长期的发展过程当中，很多只重视强调资金紧张，在档案管理工作当中经费投入相对有限，而且面临激烈的市场竞争，在经营方面投入更多的精力，无暇顾及地勘单位档案管理工作。由于地勘单位档案管理工作方面投入不足，阻碍地勘单位档案管理工作的高效开展，使地勘单位档案管理工作步入恶性循环的状态，很难将档案管理工作在地勘单位发展过程当中的作用优势充分发挥出来。因此，在新的发展形势下，必须要对地勘单位档案管理工作给予充分重视，采取切实有效的管理措施，不断提高档案管理工作整体水平，扩大档案管理方面的投入力度：根据地勘单位实际，以及地勘单位档案管理库房建设相关要求，科学规范地进行档案库房建设，同时对档案装具及时更新，购置新的档案管理铁柜，引入先进的档案管理密集架，并将计算机等一系列软硬件设备引入到地勘单位档案管理工作当中，保证地勘单位档案管理工作效率及其质量。

（七）加速档案工作标准化、规范化建设

科学规范的进行地勘单位档案接收，整理，鉴定，保管，采取切实有效的措施，加强各个环节控制工作，发现问题及时进行改正。并在地勘单位档案管理工作当中，将计算机具有的辅助优势充分发挥出来，建设标准化，通用化的管理软件，确保地勘单位档案管理计算机网络畅通性。并在管理工作实际推广应用标准化，系统化现代高性能软件，确保地勘单位档案信息统一整合，有效连接各个方面，使地勘单位档案信息资源成为重要的信息宝库，为地勘单位持续健康发展提供重要的参考。