新时期企业档案管理的新思维

高红芸

（唐山燕山钢铁有限公司，河北 唐山 064400）

引言

目前，正经历着传统模式到新时期的过渡期，传统理念对钢铁企业的影响还很深远。但是基于信息化快速发展的年代，现代档案管理思维和传统固有思维正在相互交替存在。在钢铁企业现状中已逐步出现更多不适应的旧制度和管理方式，但企业自身也没有依据现实情况进行调整，还保留着传统固化的制度存在。因此，如何协调传统和信息化时代之间的矛盾，就只能顺应潮流，依靠创新思维来改善现实问题。新思维的形成必须强化创新意识，切实将工作落实到位，以确保档案管理进一步提升。

一、新时期企业档案管理的重要性

基于传统模式下的档案管理工作基本源于纸质为主的文件档案时期，但是因其受制于企业大环境的影响显著，管理的制度、工作的程序、文件资料的格式以及之后档案管理过程都是源于企业经济业务所决定的，也是服务于钢铁企业本身的[1]。档案本身就是企业真实现状的反映，档案管理的有效性和准确性关乎企业正常的经营发展，这将档案管理和新时期企业经营管理密切结合，档案管理成为企业现有构架的组成部分。档案形成和企业发展是不可分割的，是企业历史的真实写照，具有重复性的使用价值，因其包含内容广泛，对企业文化形成起着重要的基础作用。但是，新时期来临对现有档案管理有着不同的标准，要求企业必须提供更具准确性的资料，这对企业后来的档案使用有着重大战略作用，管理者和财务工作者可以通过档案内容来清楚认识企业现有问题和未来会发生的风险，为科学决策提供了数据基础，也让新进员工可以了解企业历史，对企业更具认同，促进其早日融入企业文化[2]。基于新时期的档案管理，要求管理者必须形成新的思维模式，将企业现有档案管理办法改善的更加合理，要密切关注企业本身存在的问题，要通过分析问题，针对性的提升档案质量，以促进企业档案新思维的形成。新思维形成对其档案管理起着不可替代的作用，帮助企业在梳理档案资料中发挥辅助作用，为企业制定合理的发展规划，提供了强有力的数据和基础支撑[3]。因此，档案管理对其钢铁企业现有模式的促进作用不言而喻，要通过对其繁杂档案的系统梳理来规整档案管理工作的持续进步，为企业发展做出应有贡献。新时期档案管理工作是历史和环境发展的要求，采用新的模式、思维、制度来不断健全档案管理，为企业可持续发展提供了不竭动力支撑，也为企业未来发展方向找到了可行之路，但是必须要通过转变思维，来提升档案管理水平，确保档案管理对企业发展起着正确的辅助作用[4]。

二、新时期档案管理存在的问题

（一）管理人员综合素质不高

从现有企业档案管理中清晰可见，管理人员对档案工作认识度不高，基础功底是不适应于当前新时期的要求的。更多的员工对社会现状档案管理基本不了解，还处于现有企业制度的局限中无法自拔，不能随着国家政策与现实情况进行有效学习，无法跟上时代变化的新局势，且对公司新的制度要求缺乏足够的理解或者在执行过程中达不到要求，从而自身理论和观念依旧停留在旧时代中，基本无法做好现有档案管理事务。部分人员在档案管理的自身要求是不合格的，文笔功底不具备相应的素质，对于梳理档案报告难以得到明确清晰的分析，给钢铁企业发展带来阻碍。有的人员在知识层面浅薄，很多人员在招聘环节都是以关系进入的，学历水平和专业素质不达标是现实存在的问题。在知识面上狭窄，业务层面上不足，加剧档案管理矛盾的激化。基于档案工作属于后勤管理，相对于业务一线和其他部门来讲，在工作要求上不高，导致工作作风不严，对待实际的档案管理时不能完全落实制度要求，而以将就的态度应付，阻碍了新时期档案管理思维的改变。

（二）档案管理认识不足

现有企业的通病基本上都是只要经济发展，其他工作都可以延后，甚至可以停滞不前。因此，钢铁企业也会存在这样的问题，在档案工作中缺乏重视程度，不能正确认识档案的作用。从管理层到一线员工都有这样的认识，档案管理是重复的、简单的、枯燥的。源于这样的认识让本来对档案管理充满活力的人逐渐失去兴趣，随波逐流而和老员工一样。更严重的可能认为一旦强化档案管理就会阻碍生产效率提升，导致企业失去更好的市场机会。因此，逐步让企业内部形成档案管理次要性的思想认识，不断阻碍档案管理新思维的创新。

（三）档案管理工作模式落后

中国的市场体制已经开放多年，完整的经济体制早已构建完成，但是对新经济的认识度有的还保留在计划时代中，一旦使用新时期的信息化管理就会被认为是超前模式。以致新方法得不到良好的推广，就算使用了也是阻碍重重，最终企业一再换成老模式对档案进行梳理，只能被动依靠标记的手段而无法采用科学技术。只要模式和思维不转变，档案创新的浪潮永远不可能到来，只会被动受限，而无法结合单位实际情况依靠新模式来改变现状。这样模式的存在加大了阻碍的力度，导致档案管理缺乏革新观念。

三、改善档案管理的办法

（一）加强管理制度创新，进一步增强认识

管理层一定要用完善档案管理制度来强化档案工作的效率与结果。但是，应该要密切考虑制度的适用性，前期要从公司内部以及外部进行充分调研，既要满足不同人员的需求，也要确保业务部门不遗漏，从而为制度发挥最优效果做出规定。要结合业务部门与档案管理现有的实际要求，在确保规范运作的同时也保障业务部门可以合理开发使用，但是要与公司各部门制度和政府要求相融合，逐步形成内外部统一的档案管理制度。有完善制度做支撑后再从观念着手，要重视传统观念的制约性，逐步提升对新时期档案的认识。要做到以实际行动来打破固有制约，让员工和管理层都意识到档案管理的迫切性和重要性。要切实增强档案管理部门的职权，要根据业务管理和档案制度要求下放一定权利，从而让档案部门有权采取措施；要对档案建立和梳理工作制定相应的考评制度，以增强档案管理的目的性。要定期开展宣传活动，不断对从事档案管理的人员进行谈心谈话，动态化了解思想情况，确保每位员工保持乐观工作态度。

（二）增强档案管理人员综合素质

在针对人员素质上一定要从源头进行优化，而不能在过程中进行完善。因此，在招聘环节中，要以企业现状与公司岗位要求相结合，严格遵循企业人事制度和岗位制度相匹配的原则，以从源头问题上强化人才队伍的素质，从而有效规避关系户的存在。在每个岗位上岗前都应按照企业制度和培训要求对上岗人员进行合理化培训，让管理档案的人员首先熟悉自身的工作模式和流程，以提升工作效率。不仅仅只是采取培训的方式，还要结合多种形式进行常态化教育，切实增强档案管理的实操性和业务能力。要想在管理中激发创新活力，人才是第一位的，还要转变思维格局和认识，要一贯改变以往的不适应于新时期的模式。要对单一的管理办法逐步形成系统化多层次的模式，并且依据新设备和新要求进行合理规划协调统一。要对每一位从事档案管理的人员进行动态化分析，不同的人员适合的档案管理工作是不一样的，对档案认识程度也各有差距，在制定培养方案和实操中应考虑到差异性，从而有效提升档案管理水平和质量，以确保企业发展有序。

（三）创新档案管理工作模式

新时期的档案工作已经完全脱离纸质的时代，将互联网技术和信息化逻辑完美应用的结合体。互联网不仅仅在档案管理中发挥重要作用，还逐步渗透到各种行业中。对钢铁企业这种生产型和劳动密集型企业来讲，运用信息化模式来健全档案管理是必要的。信息化工具对于现有档案工作有明显的优势，在便捷程度上高于传统模式，因其不断提升工作效率，改善工作方法是传统模式所不能具备的。以往借阅档案或者形成档案资料需要长时间和多人处理才能形成，还需要不断修改和完善才能确保质量，但是信息化具备筛选和固定格式的显著优势，不用通过繁琐的资料编号来长时间寻找资料，只需要在系统上点选关键词就可以快速找到，还可以检索其中的错误，进一步提升了工作效率。而且信息化档案工具源于一个系统或者一台计算机就可以便捷使用，不用通过层层申请去寻找资料。

结束语

面对新时期而言，企业应该有更多考虑，既要着眼于传统模式的制约，又要分析新环境的优势与不足。要不断处理思维革新变局中的矛盾，还要优化制度构建新的档案管理制度。因此，企业只能把握住新时期的关键节点，依靠新技术和新模式来替换以往不适应的传统工具。要打破原有固化思维，启发新思维转变过程；要依靠强有力的制度作为抓手，将档案管理新制度落实到一线；要切实增强培训和招聘环节的严谨性，要最合适的员工从事档案管理工作；提供员工不断学习的机会，鼓励员工参与制度创新和档案工作创新，激发全体参与浪潮，不断将人才培训体系构建完成，从而确保档案工作有序进行，保障企业在新时期中持续壮大。因此，企业要重视档案管理的新变局，逐步建立完善的档案信息化体系，以增强档案管理水平。