流动人员人事档案管理现存问题与优化策略研究

杨冰冰

（嘉祥县人力资源和社会保障局，山东 济宁 272400）

前言：在新时代的发展下，由于经济市场的飞速发展以及人员流动不断增加，导致人员流动的速度变快、方式也变多，这就造成了流动人员人事档案管理出现问题，这些问题已经变成了人才服务机构在工作中的重点。加强档案管理服务，让档案管理越来越规范化和专业化，加强人才流动，是加快我国经济建设的有效方式。

一、流动人员人事档案管理中存在的问题

（一）流动人员没有规范的人事档案转递程序

在我国经济市场中，劳动制定以及用工制度都在发生着改变。由于人才的不断流动，人事档案管理部门需要根据人员单位的变化情况及时把人事档案转到新的部门或者单位。做到“档随人走”，让人事档案管理范围和人员管理范围相符。但是企业在具体操作的时候，部分单位会因为制度或者是其他原因辞退工作人员后，并没有按照相关规定把人员档案交给人才服务中心，导致档案丢失；有些单位以合同的形式聘用人员，但是并没有按照相关规定去人才服务机构为员工办理人事档案手续，让人事档案没有办法及时移交；还有一部分单位在进行档案转递时没有按照相关通知单进行填写，也没有登记，导致没有办法查找档案的去向。甚至有些单位将员工档案交给自己保管或者传递，在邮寄过程中发生丢失或者损坏[1]。

（二）档案管理人员队伍弱化

人才管理机构中存在档案管理人员配备不足、人员不固定、没有足够的专业能力等问题，管理档案的意识淡薄、没有强烈的责任心、缺少创新等，对档案管理工作的发展造成了严重阻碍。

二、优化档案管理工作存在问题的策略

（一）实现规范化管理

第一，收集以及鉴别档案。流动人员存在人事档案资料不全的严重问题，但是想要全面收集并且鉴别材料，有着巨大的工作量，但是其作用却至关重要，需要各部门的高度重视。人才服务机构需要建立科学的计划，打破这一约束。首先建立完善的收集流动人员档案的网络，因为大部分流动人员都没有固定的单位，且流动性比较强，而且有些单位和个人对工作也不配合，就很难完整收集档案；其次，需要根据档案确定需要归档材料的单位，并且做到定时、定向的追踪档案进行收集，不断丰富档案的内容，构建收集流动人员资料的制度，保证档案的完整性；再次，根据相关规定对规定材料进行鉴别，认真核对相关信息，保证归档档案的材料真实、完整、文字清晰等，避免有假材料“混进来”，最大程度的保证档案真实；最后，将缺少的资料及时登记，并且补齐[2]。

第二，整理和保管档案。按照高标准加工流动人员档案，严格把控质量，让每个档案都保持完整、真实。仔细、及时的做好目录，并在计算机中录入。对于不定期的材料收集，可以随时整理，及时放入档案中，防止材料发生丢失，保证档案的完整性。严格按照制度进行档案的借阅，流动人员档案的集约需要实施审批手段，并且逐页检查借阅归还的人事档案。

第三，接收和转递档案人才服务机构在接收流动人员档案时需要仔细审核并且检查材料，查看材料是否完整、齐全，工作人员需要有实事求是的态度以及便民利民的思想，及时告知缺少的材料。并且告知缺少材料可能带来的影响，在本人进行书面说明并且承诺补充材料后进行接收。在流动人员档案转出时需要保证档案完整以及齐全，无论是单位还是个人都不能以任何理由保留档案或者是分批转出。

（二）优化队伍建设

想要建立素质高并且能力强的档案管理队伍，需要从以下几方面入手：第一，建立档案管理人员的培训制度，人才服务机构需要有计划的开展业务知识培训，提高工作人员综合能力以及服务水平；第二，鼓励和支持工作人员进行业务知识以及技能的学习，培养自学意识；第三，定期召开研讨会等，彼此交流管理档案经验，解决难度，开创新的思路；第四，不断进行教育活动，例如党性教育以及流动人员档案服务建设等等；第五，保持档案人员的稳定，打造良好的工作环境以及人文环境，开展表彰大大会，提升工作人员的待遇，让其更加努力的进行工作[3]。

注重在这五方面进行提高：第一，思想政治方面。人才服务机构需要培养档案人员具有良好的政治思想素养，要求其踏实工作，能够做到吃苦耐劳，拥有强烈的责任意识以及服务意识；第二，业务方面。档案管理人员需要全面了解并且掌握档案各个环节的业务工作（步骤、管理等），学习新的政策以及理论、技术等；第三，操作技能方面。为了可以尽快完成传统档案管理向现代化档案管理的转型，档案管理人员需要能够熟练使用计算机技术，并且提高信息化技能；第四，沟通方面。档案管理人员需要经常和档案材料部门进行联系，展开材料的收集，这就需要工作人员有良好的沟通能力，才能够最大程度的保证顺利开展工作；第五，创新方面。档案管理工作需要在管理技术以及制度方面进行创新，这样才能更好的适应新时代档案管理的发展，并且满足档案管理的需求[4]。

结语：在经济发展下，人员的流动速度不断加快并且已经变成了常态，导致大量流动人员档案缺失，甚至变成废弃资料，对于人事档案管理开展工作十分不利。对于新的问题以及挑战，人才服务中心需要提高关注度，并且采取有效措施，进一步优化流动人才的档案管理。