互联网时代高校档案信息化转型的目标与策略

齐先飞 万岩

（沈阳工业大学辽阳分校，辽宁 辽阳 111003）

引言

计算机网络和信息技术的应用被誉为“第三次技术革命”，如此可见信息技术对于社会生产所带来的巨大影响。如今，计算机网络核心技术被广泛地运用于生产生活的诸多领域，许多行业都逐渐走向智能化和信息化，对于各大高校而言，档案工作的信息化转型也是势在必行的。自从上个世纪80 年代档案信息化建设这一概念被提出以来，全国各地各种类型的档案室、档案馆都是积极的开始进行档案信息化建设工作。

所谓档案信息化指的就是在国家的档案行政部门的统一规划组织之下，使用计算机网络信息技术来对档案进行管理，将信息技术和档案管理工作相融合，对信息档案资源进行处理和使用等。具体到高校的档案信息化建设，就是要求各大高校运用先进的信息技术，如结合现代化的管理理论来进行信息档案资源的管理。

一、高校档案信息化的目标

高校档案信息化的目标大体可以分为两个部分，其一是局部目标，也就是利用档案信息化来提高档案管理工作的工作效率，改善资源档案的结构，环境和现代化的管理观念相结合，实现高校档案管理的科学化和现代化[1]。

其二是全局目标，将高校档案信息化作为基石，借由改革档案管理工作这个窗口来促进高校整体信息化进程的推进，同时，强化对于高校信息档案资源的利用。比方说在档案信息化的背景之下，部分档案在公开会更有效率，可以定期地举行校园档案的展览会向学生公开学校的部分档案有利于学生更好地了解学校的发展沿革与文化底蕴。

另外，关于高校档案信息化工作方面的改革，也有利于高校内部的资源共享，从而能够更好地为高校的教学、科研等方面提供帮助。

二、在互联网时代，高校档案信息化建设的意义

在互联网时代，高校档案信息化建设的意义来说可以分为以下几个方面：

（一）强化了档案管理的工作流程，工作的便利性得到了提升

大多数机会的档案包含了关于这个机构的历史内容，是一个机构发展沿革的一种见证。对于高校来说也不例外，高校的档案信息资源，包含了学校、学生、教师，在学习、教学和科研方面的证明，具有比较高的保存价值。这些信息资源对于学校日后的发展和管理能够发挥出一定的积极作用，所以妥善保存是十分有必要的。传统的档案管理方式，首先更倾向于实体档案保存，纸面的内容，很容易随着时间的推移而损坏。其次，档案管理方式需要进行人工的档案整理和搜索，档案检索的效率十分低下，这样当档案需要调出使用时，就可能产生需要的信息难以检索到等诸多问题。而档案信息化可以有效地避免过去管理当中存在的一些问题，数字化的载体和存储方式可以防止档案信息因为时间的推移而损坏，而且如今大数据等技术的应用也可以提升载体的信息存储量，以及进一步优化信息检索的方法，从而大幅度提高信息检索的速度和准确性。

（二）能使档案的利用率得到不小的提升

正如在前文当中所阐述的那样，传统的档案管理方式更倾向于实体档案的保存与管理，大多数的档案信息是记录在纸面上的，这样的方式和形式面对几类问题：第一是上文提到的纸张损坏问题，实体档案存储，纸张会随着时间的推移而产生损坏。这就在很大程度上影响了档案的寿命。时间过长的档案的内容就容易变得模糊不清，导致重要信息丢失。第二，在调用和使用档案信息时，纸张也容易产生磨损，对于常用的档案信息，更有可能出现由于经常调用而导致档案字迹模糊的情况，从而影响到了档案信息准确性。相比较而言，档案信息化管理则不需要顾虑这些问题。数字化的载体不仅仅大幅度地提升了档案信息的检索速度，同时反复的调用，也不会影响到信息的存储和信息的质量[2]。所以档案信息的使用也就不需要再有太多的顾虑，从而能够在一定程度上提升档案的利用率，从这一角度出发，高校档案信息化转型可以说是迫在眉睫，刻不容缓了。

（三）这是顺应时代发展潮流的必然

总的来说，在互联网高度普及的今天，各行各业都已经迈开了智能化信息化建设的步子，高校的档案信息管理，要适应互联网时代的发展潮流就必须要加快信息化建设的步伐，否则很难与高校内部的其他工作进行高效率的协同与配合[3]。同上文所阐述的内容，传统的档案管理模式存在着许多难以弥补的缺陷和不足，而这一些不足和缺陷在以数字载体为核心的信息化档案管理当中几乎是不存在的，所以要进一步提高高校档案信息管理的质量，信息化建设是必然的也是必要的。如果不能够紧随时代发展的脚步，展开档案信息化工作，并以档案工作为窗口积极推进高校整体的信息化建设。这对于高校长期的发展来说是没有益处的。而且，传统的档案管理模式，很容易导致档案最终损坏，这也就无法达到档案信息管理的最终目标，更不要说利用档案信息，进一步促进学校在教学和服务等方面的发展。综上所述，高校档案信息化是高校顺应时代发展潮流的必然选择。

三、高校档案信息化转型的现状

自上世纪80 年代档案管理信息化这一概念提出以来，伴随着计算机网络技术的发展高校档案管理信息化建设也取得了一个进步，但目前来说还存在着一些问题，大体上可以分为以下的几个方面：

（一）信息化的意识不强，管理手段有欠缺

虽然近些年来高校档案管理工作有了很大程度的发展和进步，但是仍然有部分管理人员档案信息化管理的意识不够强，没有把档案信息化建设工作重视起来。档案管理工作思维还停留在传统的管理模式上，并没有及时的和现代的计算机网络信息技术相融合，更没有积极学习现代化的管理理念，导致了一部分高校的档案管理工作，虽然有和信息技术相融合的一个形式，但是并没有正确的使用数字载体，档案信息化的优势和长处，自然也就无法很好地体现出来。换句话来说，部分管理人员对于高校档案信息化建设还缺乏系统、正确的认识，信息化建设工作还停留在表面上，管理工作的理念也没有及时的更新，是传统的工作模式，这并不利于档案信息资源的利用。

（二）档案信息化的基础设施建设不到位

各行各业的信息化建设与相关工作的开展是离不开计算机设备和网络基础设施的。档案管理工作亦是如此，但是现阶段部分高校出现了档案信息化的基础设施配备不够到位的现象。路由器设施的配置不能满足档案管理工作的需求，包括数据库软件和档案管理信息化系统的标准化程度也比较低，目前来讲，各大高校对于档案信息管理的系统搭建并没有一个统一的标准，这对于资源共享来说是不利的。除此之外，在网络硬件配置和软件使用上面的缺陷，也会使得档案管理工作整体的质量大打折扣。

归根结底，基础设施建设上的不足，在很大程度上是由于资金投入不足导致的，主要还是由于学校在这方面的经费投入较为有限，这也就使得不少学校在硬件配置上并不能够达到档案信息化建设的标准。而在软件方面，各大高校都“各用各的”，钻石的信息管理系统的搭建和软件的选取没有统一化、标准化，在进行资源共享和信息交流的时候就很容易遇到阻碍。

（三）管理人员的队伍整体素质有限

无论是在过去以传统工作模式为主的档案资源管理还是在档案信息化的背景下进行的档案资源管理工作，工作的执行主体一直都是人。所以智能化信息化时代的到来，各行各业也都一直强调要进行高素质人才队伍的建设。销售的档案信息化转型工作也是如此，管理人员队伍的建设对于管理工作整体的质量影响是很大的。就目前来说，许多工作人员在计算机操作使用方面并不是很熟悉，因此也就不能很好的利用现代化的设备展开档案信息管理工作。而且有不少人对于档案管理的具体手段也没有充分的了解，这就致使当前高校档案信息化转型的进程十分缓慢，同时档案管理工作效率较为低下。许多管理人员既没有充分发挥出数字载体和计算机网络信息技术的优势与长处，又没有改进传统管理模式，弥补传统管理模式当中的不足与缺陷的能力，这是当前高校档案信息化转型陷入僵局的一个重要原因。

四、推进高校档案信息化转型的策略

简要分析了当前高校的信息化转型的困境之后，能看出高校档案信息化建设还有很长的一段路要走。接下来本文将结合现状，提出一些较有针对性的建议。

（一）加强各校之间的沟通交流

高校档案信息化转型和标准化进程的推进，有赖于各校之间的沟通和交流，只有多校之间积极进行沟通协商，才能更好地促进管理手段以及在软硬件配置方面形成标准化。而且，就现阶段来说，我国的部分高校档案信息化建设管理工作尚处于探索的阶段，工作质量和工作效率都难以得到保证。但是档案管理信息化建设作为一个在上个世纪80年代就提出的概念，也有一些起步较早的高校。所以要加强各校之间的沟通交流，就可以让经验较为丰富的高校指导起步较晚、尚处于摸索阶段的高校，进行档案信息化建设工作，这样就能够加速我国高校档案信息化转型的进程，提高档案信息化建设工作整体质量。

（二）加大这方面资金的投入

诚如上文所述，那当前高校档案信息化转型艺术设施建设方面依然存在这些不足，而解决基础设施建设问题的根本在于资金。另外现阶段许多高校的档案信息化管理与学校的整体信息化管理并不协调。而要对档案信息管理工作进行创新和改革自然也少不了资金的投入。无论是硬件的配置还是他们是使用网络信息技术来与师生的实际情况与教学研究等方面进行协调或是信息管理系统的搭建和相关计算机软件的选区使用都离不开资金。就在经费充足的情况下，档案管理部门才能够大胆革新，购入较为先进能源设施和软件系统，积极的展开尝试，在实践的过程当中不断地发现问题、解决问题，最终形成一套较为完善的，高效率的档案信息管理系统。

五、结束语

总而言之，要走出当前高校档案信息化转型的困境，就需要加强各校之间的沟通交流，加快档案信息化建设标准化的进程，同时加大这方面资金投入，强化相关工作人员的信息安全意识、提升他们的专业素养与能力水平。这样才能够让高校档案信息化建设步入一个全新的局面。