分析当前企业数字档案馆建设实践研究

何锐

（哈尔滨市呼兰区裕田街道公共事务中心，黑龙江 哈尔滨 150025）

现阶段，计算机技术广泛应用于社会生产和生活中，推动了企业办公自动化和智能化建设。当前部分企业已经大范围利用计算机和网络技术办理各项业务，出现了大量的电子文件，这对档案管理提出了较高的要求。传统的档案管理模式已经无法顺应时代发展趋势，数字化档案馆建设成为企业改善经营管理工作中的重要举措。

一、企业数字档案馆建设目标

档案馆是企业数字档案资源管理的空间载体，能够为数字档案资源提供统一和安全的存储空间。企业数字档案馆集合了企业的多项标准和规范，能将企业业务系统中不同格式的电子记录转化为统一的数字档案格式，并对数据进行规范化和统一化组织、存储和管理，同时制定科学的访问机制。企业数字档案馆本质上是一个集成化的档案业务运行及服务平台，利用网络为档案工作者提供综合性业务操作和服务。数字档案馆是档案工作服务企业的信息门户网站，为相关机构和个人提供了档案查询、检索、浏览和利用等服务，实现信息集成化共享和系统化展示。企业数字档案馆负责弘扬企业历史、文化，是组织开展宣传教育工作的重要平台，可成为档案工作人员的素材库，能够将编纂成果展示给企业，以供企业利用。

二、企业数字档案馆的建设内容

（一）企业数字档案馆的总体规划

企业数字档案馆建设是一个长期、复杂的过程，企业在规划数字档案馆时应当进行整体性、长期性规划。一方面，数字档案馆各个管理平台的建设应当按步骤有序推进，在建设初期应当将规划重点放到基础设施和数据库建设上，为档案利用与共享奠定扎实的基础。另一方面，在建设中期、后期，应当逐步完善各项基础设施、信息数据库的功能，实现档案信息的网络化共享，完成数字档案馆建设。

（二）企业数字档案馆基础设施建设

企业数字档案馆基础设施主要包括以下两个方面。一是中心机房。企业应当建设一个具备实用性、可扩展性、先进性等特性的中心机房，满足系统运作需求。中心机房可以分为操作区、设备区、其他区域，操作区主要用于档案馆工作人员办公；设备区主要用于存放服务器、网络设备、存储等。其他区域主要用于放置配电柜、电源、动力监控等。二是网络平台。企业数字档案馆的用户是数字档案馆的管理者及企业内部人员，因此网络平台以局域网为主，同时也具备与互联网相连接的功能。局域网是所有数据汇集和交换的总池，其中运行着企业各类档案信息和数字档案馆的各个系统。

（三）企业数字档案馆子系统建设

1.档案馆综合业务管理系统，档案馆综合业务管理系统的使用主体为档案馆管理人员，是数字档案馆的管理主系统，可以实现对企业文书、声像、实体等各类档案的管理，覆盖档案信息资源收集、筛选、整理、保存和利用的全过程，由此建立档案信息综合服务平台，可提升档案信息管理的智能化水平，满足档案资源管理者和使用者的需求。从功能上来说，档案馆综合业务管理系统覆盖了档案的全生命周期，包括档案征集、寄存管理、数据接收、原件处理、电子目录、档案鉴定、整编入库、借阅管理、统计编目、信息发布等模块，可满足档案管理中的各种需求。

2.电子档案长期储存系统，电子档案长期储存系统的目的是实现对企业电子档案的长期、安全保存。当一份档案被转移到数字档案馆后，如果其符合永久保存条件，则将该档案导入到电子档案长期储存系统内，系统利用电子签名、电子水印、权限管理、可追溯跟踪、访问控制等措施对档案进行安全管理。

3.电子阅览室系统，电子阅览室系统即综合查询系统，依托网络技术、触摸屏技术的支持，可以为用户提供现代化阅读场所并提供信息服务，主要用于满足档案使用者的信息咨询需求。用户在使用电子阅览室系统时，可以通过系统自主查询所需档案，省去了档案管理人员接待和帮助查阅的工作量，也减少了对实体档案的磨损。该系统主要包括接待服务、查询服务、调用服务、阅览服务、自助还档功能。

4.电子档案移交及接收系统，电子档案移交及接收系统是企业与数字档案馆之间的桥梁，能实现档案从企业档案室向数字化档案馆的在线移交，并借助信息技术检测系统确保电子档案的完整性、真实性。电子档案移交及接收系统主要提供两个方面的服务。一是数据采集。二是为数字档案馆提供在线接收功能。同时，电子档案移交及接收系统可通过多种安全手段确保归档的档案资源的真实性。

结语：企业管理者以及档案人员要增强使命感、荣誉感，在企业档案工作转型的关键时期，勇挑重担，与时俱进，积极探索解决问题的办法，使档案真正发挥“智库”“外脑”的作用，为实现中华民族伟大复兴、全面构建和谐社会做出应有贡献。