OA办公系统下高校档案信息化管理建设

胡金凤

（内蒙古师范大学档案馆，内蒙古 呼和浩特 010022）

OA办公自动化系统是近几年开发出来的新的办公软件，随着时间的推进，其功能也越发完善和强大。早在2018年4月20日，习总书记在全国网络安全和信息化工作会议上强调，信息化为中华民族带来了千载难逢的机遇，必须敏锐抓住信息化发展的历史机遇。在大力建设数字中国的今天，推动校园数字化发展，提升校园数字服务水平，档案管理数字化是大势所趋。那么，如何利用0A系统这个平台更好地管理档案和利用档案，也成为档案从业者思考的问题。

一、什么是OA办公自动化系统

所谓OA办公自动化系统，即office automation，简称OA。就是运用互联网技术，将办公事务程序化、网络化的过程。其优点是能够完成信息传达迅速快捷、通过网络整合资源、人员异地办公等工作。既节省了人力物力、又提高了办公效率，更加适合高校信息化发展的大环境。在大力发展互联网+、共享信息资源和建设数字校园智慧校园的大背景下，档案管理的现代化手段通过OA系统得以实现，档案的收集也将越来越便捷。

OA的主要界面之下根据需要设置校内新闻、党建平台、行政管理、学院管理、后勤保障、考核管理、风险防控、个人办公、档案管理等模块，各模块之下设置相应的管理界面。这样，在OA管理系统内，包含了档案管理部门的大多数应收集的档案部门，各归档部门将产生的电子档案，按档案管理要求自动归入档案管理模块中，通过OA系统可以很好地完成全校电子档案的移交、鉴定、收集等工作，档案管理人员通过OA 系统，可以监控文件流转的整个过程。鉴于OA系统强大的办公功能，在很大程度上已经成为新的校园局域网平台。所以，但凡与档案业务有关的事项，点击OA系统的相应管理部门的界面，就能直接与该部门接洽相应的档案业务。大力推广数字化信息化办公手段，能够大大节约实体耗材，能够较好地实现信息共享，缩短信息流转的时间，提高了效率，避免了传统的人工催交档案过程中可能出现的各种失误。

二、馆藏档案数字化

档案数字化是档案现代化信息化管理的首要条件。所谓档案数字化，就是以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。简单的说就是将馆藏档案通过数字技术手段转换成电子档案的形式。早在1996年，国家档案局成立电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，并于1999年出台了档案管理领域的第一个国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，并于2002年颁布了《电子文件归档与管理规范》。2003年，国家档案局办法的《电子公文归档管理暂行办法》，明确规定了电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联的“双套制”模式。此后，又陆续颁发了《电子文件管理暂行办法》《电子文件管理系统通用功能要求》等等一系列关于电子文件的规章制度，甚至对电子文件的数字化的具体过程也制定相应的办法。所以，档案数字化的过程，也是档案重新整理的过程，在国家出台一系列指导性文件的基础上，严格按照国家规定的要求实施馆藏档案数字化，包括档案实体的出库（接收）、鉴定、扫描、归档、统计、挂接软件、实体入库等一系列的程序。传统的馆藏档案，基本上是以纸质为主，伴以少量的磁带、光盘、软盘等为辅数字档案。只有把经年积累的纸质档案转化为数字档案，为今后的案卷检索、全文检索做好基础准备。所以，档案数字化，既是对实体档案的保护，也方便了档案的管理和服务利用。

三、整合系统的必要性

馆藏档案数字化，这只是数字化档案管理的刚刚开始，后续增加的档案必须要直接手机电子化档案，即增量电子化。不管是馆藏档案数字化，还有增量档案电子化，都符合了国家目前对档案管理的要求，即国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织要推进传统载体档案数字化。明确规定电子档案与传统载体档案具有同等效力。这就要求学校各部门所要归档的档案要逐步过渡到电子化的形式移交档案馆。那么在大数据的网络平台，只有通过网络传输实现这一过程才能实现利益最大化。目前我校比较常用办公软件----OA系统，就已经具备了自动化归档的功能。如何才能有效地把档案管理软件与OA系统——这一智能平台进行衔接，让档案通过OA系统自动归档、档案管理软件具有鉴别、获取的功能，让档案信息通过网络找到各自的归属，让档案的管理方与利用方通过OA平台实现网络化、交互化、远程化、异地化方向发展。所以，只有把OA自动化办公系统与档案管理软件很好的衔接，才能方便收集、才能让馆藏的电子档案通过OA系统实现价值。当今社会数字技术突飞猛进、管理手段日新月异的情况下，档案利用者远程利用档案的技术日臻完备，与纸张办公绝缘、彻底告别纸质化，让档案管理的一整套流程即收集、鉴定、整理、归档、销毁等完全数字化、电子化。不仅节约了大量的人力物力，而且也达到档案管理领域里的“绿色管理”、“高效管理”、“数字化管理”“共享管理”。

四、数字化途径

（一）档案数字化，这是最基本的前提条件，也是建设数字化、智慧化档案馆的起点。（1）馆藏档案数字化，有外包数字化公司或利用档案馆现有设备自己动手扫描。在数字化问题上，国家出台各种具体的指导办法，如《纸质档案数字化规范》《档案虫霉防治一般规则》《纸质档案真空密封包装技术要求》等等一系列指导性规范，这些都非常适合高校档案馆数字化运作。高校的档案记载着学校的办学历程，积累下数量浩繁的各类档案，在馆藏档案数字化的过程中，任务艰巨。只有严格按照程序，有条不紊地进行，才能便于今后的科学管理和方便利用。（2）新进馆档案的必须要以电子化的为主形式，即接收纸质档案和电子档案同步进行。为达到这一点，就要求各职能部门对所要归档的档案备份出纸质档案和电子档案，纸质档案归档的同时，电子档案通过OA 系统传输归档。档案电子化管理后，将会极大地节约人力物力，也会为利用者提供方便。

（二）馆藏档案数字化后，为今后与OA系统对接成为可能。OA系统强大的功能为档案的数字化管理提供了端口，与OA 端口对接后，通过OA系统可以进入档案管理界面，反之亦然。再点击相应的标题完成目标任务。这将彻底改变传统的档案收集模式，只要标记好各部门与档案管理软件对应的档号，各部门产生的档案就会自动归入档案馆的类目中。所以，档案馆数字化建设的过程，也是档案管理自我提高、自我革新的过程。也只有这样，才能更加符合高校档案馆的职责和身份，也才能体现高校档案馆应有的地位和作用。

（三）安全防范措施同步跟进。科学技术的发展像一把双刃剑，为档案的现代化管理提供了极大的便利，但同时电子档案也存在这极大的隐患。由于电子数据的可篡改性、可丢失性等特点，必须要加强安全防范，防范各种网络攻击和自身数据的失效、丢失。故网络安全及其重要。所以，（1）根据电子档案的特点，要定期升级档案管理软件，防止软件因陈旧而启动失效或数据丢失。特别是增设防火墙、以及专用的杀毒软件。（2）设置访问页面的权限，校内师生的工号、学号、身份证号、手机号、人脸识别等相关验证，只有身份符合条件，才被允许进一步登录，并根据身份信息访问相应的页面和数据。（3）远程访问的人员身份验证号、手机号等实名身份验证。设置这一功能，是为广大的离校毕业生而设置的，校友们离开母校工作在各自的岗位上，为方便其查阅在校时的档案信息，提供相应的身份信息、验证通过，就可远程利用。这不仅为广大的校友提供了方便查档，同时也防止人为的恶意破坏。（4）访问信息的留痕、统计设置和信誉度设置，为在此查档提供记忆支持，该用户可在以后查档时省略部分环节，提升为信息度高用户或者VIP用户。（5）档案数据的异地备份。档案的备份制度，早在先秦时期就有了副本制度,《周礼·秋官·司寇》载：“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官皆受其贰而藏之。”这种正本副本分开存放有益于对档案的保护，如遇意外档案损毁，还有备份可查。过去档案的材质基本上是纸质的，由于灾害或人为因素，档案遭到丢失、失火等时有发生，所以档案备份（档案的副本制度）应运而生。自从数字技术应用以来，异地备份成为档案管理的常识。数据档案在某种意义上来说，是虚拟档案，很容易在各种不确定因素下，造成数据丢失。而且，由于数字档案的特点，很容易被篡改、和删除。所以，异地备份是档案管理者们首先要做到的。在大数据时代，既要充分发挥网络带给我们的方便，也要时刻警惕恶意行为，提高风险意识。在过去，不管是国内还是国外，各种信息遭到盗窃、篡改的事时有发生，例如著名的熊猫烧香病毒，曾经造成网络系统瘫痪、数据丢失的重大损失。此外我们档案管理者也有可能造成误操作等现象。所以，我们在进行数字档案管理时，要时刻提高警惕，对恶意篡改、丢失、误操作等都要建立一个缓冲区，而且对馆藏数字档案要异地备份。为进入档案管理系统的安全防范和追责提供了保障。

（四）档案人才的储备，掌握现代化数字技术的档案管理人才是实现现代化档案管理的重要条件。在传统的档案管理中，主要是手工管理为主，称得上现代化的，只是单机版的电脑目录级管理。达不到目录检索、更谈不上全文检索。而且知识结构不合理、大多年龄老化。面对目前档案人员新老接替和新时期档案馆数字化建设中，我们要积极采取应对措施，相应国家大数据、互联网、物联网、数字化的号召，（1）采取阶梯化、渐进方式解决人员新老交替的问题。即，老人老办法，从手工操作走过来的“老人”，他（她）没有学习新知识技能的动力，但是，他们有着多年从业经验，是档案馆的宝贵财富。可安排他们从事力所能及的边缘工作，等待退休；（2）次级人员，通过继续教育、进修学习、自修成才等方式鼓励、激励他们尽快掌握管理数字档案的技能。（3）新进人员，立志从事档案工作的，必须要掌握现代化信息技术的专业人才，并能够在短时间内利用OA系统和档案管理系统以及基本的档案管理知识。（4）提高档案工作者的待遇，完善激励机制。在职称晋级、学习进修、劳保待遇、工作环境、仪器设备、资金投入等方面多加重视，使人们认识到档案工作是高校管理的重要部分，是学校的窗口。只有这样才能提高档案工作者为校守史、为国治档的自豪感。

所以，建设数字化档案馆是一个系统工程，是多种因素的有机整合。必须要有强大的信息技术作为基础，即大数据、云计算、物联网、局域网、OA办公软件、档案管理软件和掌握现代数字技术的档案管理人才的有机结合。