大数据视域下干部档案管理的探析

李吉雄

（福建省三明市沙县公安局政工室，福建 沙县 365050）

引言

由于大数据在不断地更新自己的理念，为干部档案管理工作也带来了一定程度上的影响。大数据可以把很多数据结合起来进行分析，能够帮助对干部档案进行管理。所以要想做好干部档案管理工作，就要好好利用大数据的优势。而通过大数据对材料进行自动管理和及时更新，确保档案材料的可靠性、真实性、全面性、实时性，保证干部档案能与实际相符，既可以帮助档案管理人员更加有效的管理，也满足干部人员岗位变动、调入调出、拟任提拔的需求。因而提高工作效率。

一、对大数据的认识

大数据是一种术语，他是指用一些软件将能够收集到的数据都集合起来，然后得出结论。至于具体能够有多大的影响，那还是需要看实际情况以及所收集到的数据的多少和准确性后进行分析。大数据能够以一定的速度收集到多种类型的数据，数据的来源也是非常广的，而且可以保证数据的真实性。如今，大数据已经深入到各行各业、各个领域，运用也越来越普及，大数据的合理运用将会使我们的生活工作愈加方便。

二、干部档案管理存在的问题

（一）保存质量不佳

一些干部档案材料信息内容是比较重要，需要保留较长的时间，以备后续查档利用。目前，干部档案材料多数是以手写或打印的纸质版形式存档，时间存放太久会使纸张的质量下降，字迹变浅，图案模糊，纸质残缺等，不利于保存档案，会使档案的质量下降[1]。

（二）可利用性不大

现在有很多干部档案都是密封保存，生怕会使档案丢失或者是泄漏了个人的信息，有些档案更是不会让人随意翻看的，都要有一定的手续和高层的批准才可以查阅、复印、利用。所以说如果有人想要通过查阅干部个人档案来挖掘一些信息是比较困难的，也就是说干部档案实际上在工作中可利用性不大，自然也就忽视了干部档案存在社会利用价值，所以干部档案也就发挥不出来其应有的作用和影响，导致流失了一些人才。

（三）管理人员的素质有待提高

档案管理人员对目前的数据化管理系统掌握不足。现在基本上都是通过电脑进行操作。无论是调动还是录入都是需要会使用电脑以及档案管理系统，可能之前的管理人员并没有对此系统进行过多地了解，导致在使用的过程中比较陌生、生疏，管理起来也比较混乱[2]。还有一部分是比较缺少责任心的，不能对档案的管理上心，导致档案比较混乱，如果想要查找干部的档案，是比较麻烦的，可能管理人员也不清楚在哪里。

（四）管理理念落后

在之前的管理理念大都是首先对干部档案信息进行收集，然后都收集之后在对信息进行整理，然后存储起来，也要留有备份，最后就是可以进行查询了。而在现在大数据时代下，数据是非常多的，如果想要用之前的方法来收集整理数据，那会大大增加了管理人员的工作量，会降低管理人员的工作效率，所以说要顺应时代的变化，更新管理理念。

（五）设施不完善

现在有很多人都忽略了对档案管理的数据化建设，在网络技术上没有给予一定的支持，不能与其他人同步，共享信息。所以说如果是其他部门想要看干部档案信息还是很麻烦的。有些系统已经不适合当前的大数据形式的需要，然后就是有关的设备因为时间久导致运行的会比较缓慢或者出现卡顿，会影响到管理人员的工作进度。部分单位领导或负责人对档案管理还停留在传统理念上，对档案管理不够重视，在网络技术上没有给予一定的支持，忽略了对档案管理的数据化建设，再加上档案管理部门缺少资金的支持，使一些设施特别是网络技术支持的设施设备没有更新。

三、解决干部档案管理的措施

（一）完善基础设施

现在已经是大数据的时代了，所以要想将干部档案管理好，就要与时俱进，适应大数据时代的要求。也就是说要改善目前档案管理部门的设备，例如电脑、管理系统等等，都需要建立一个能够符合大数据时代需求的，而这就需要一定的资金来维持了。所以应该加大对档案管理加大资金的投入，购买一些运行比较快、效率比较高的设备，来提高管理人员的工作效率，也是在完善对干部档案的管理。

（二）提高管理人员的素质

使用专业的平台、对当下大数据的分析与了解都需要有专业的人来完成，毕竟有些人对大数据里的理念是不清楚的，也就没有办法完成操作，继续对干部档案进行管理。而且如果懂得这方面的专业知识，就可以在一定程度上有效的避免系统遭受破损或者是被入侵而导致大量档案信息丢失。想要提高管理人员的专业素质，首先可以对管理人员进行培训，不仅是要培养他们对信息技术的掌握还要培养他们拥有一定的管理能力。

（三）信息共享

做到信息共享，可以有效地提高工作效率，能够更加快速的查询。就是说利用现代的网络技术，实现档案共享，让人们通过网络系统查询就可以看到干部的档案信息。这样就在一定程度上解决了人档分离的问题，避免在调用干部的时候，干部已经就位，但是相关的档案还没有收到，影响了一些工作流程，降低了工作效率。但是值得注意的问题就是共享也是要在内部共享，不能是整个网络进行共享，这样可能会泄漏个人信息或者是导致信息的丢失。

（四）完善管理制度，提高重视程度

提高对档案管理的重视程度，首先要有一定的制度来约束管理人员，让管理人员能够做到认真负责，为整个工作着想。所以可以先设置一个责任制度，把工作任务分配到每个人的手中，职权分明，让管理人员能够为自己做的事情负责[3]。尤其是要急时更新制度，要将大数据的现状考虑其中。再配上奖惩机制制度，奖惩分明，这样可以在一定程度上增强管理人员的责任心，能够对每个档案进行细心的管理，避免档案丢失以及能够很好地审核档案。然后就是要设定一定的管理标准让管理人员依照规章制度做事，有一定可以遵循的原则，这样更容易让管理人员清楚自己要做什么，从而更好的管理干部档案。

（五）完善收集方式

要对干部的档案进行管理，第一步就是要收集关于干部的信息，而对于现在的大数据视角下，收集信息还是比较方便的，基本上是非常详细的。但是在收集的过程中一定要注意信息的有用和无用性，毕竟不是什么信息都要进行记录的，要有一定价值的就可以了，最重要的是要核实真实性，因为这个档案是对干部的发展甚至是对整个圈子的发展都有一定的影响的。所以一定要认真核实。

（六）加强保密

安全性对于干部的档案来说是非常重要的，尤其是大数据下的档案，因为现在互联网是很复杂的，保不准会有一些新的高科技来窃取干部档案。所以要想保管好档案，可以选择线上线下同用，在线上有记录，线下也要有记录，这样可以有效的避免档案的丢失。

（七）提升可利用性

目前社会的发展很快，急需要增加干部的档案资源，也就是需要利用档案的地方用很多，所以管理人员不能再将其档案进行封闭式的管理，也不能再是只等着有人来查询的时候帮忙查询一下这么简单了。管理人员要通过现在发达的网络技术收集相关干部档案资源，然后更好地为有需求的部门服务，将干部档案与所需岗位进行分析，寻找更适合的干部[4]。增加干部档案信息的可利用性，避免档案信息一直都处于闲置的状态。这样也是在一定程度上帮助了人事部门挖掘人才，提升对人才的有效利用。

四、结束语

综上所述，本文对大数据进行了分析，然后并结合现在对干部档案管理的方式方法进行了总结，从中发现存在保存质量不佳、管理理念落后、专业技术不足等问题，并提出了完善管理制度、提升可利用性等方法来完善对干部档案的管理，从而实现人才资源的有效利用。