新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析

廖杰常

（中共重庆市开州区委政策研究中心，重庆 405499）

引言

对于新时期的行政事业单位而言，档案管理不仅是基础的工作内容，还能推动行政事业单位各项管理工作的有序进行，有助于充分提高行政事业单位档案管理水平，稳步推动行政事业单位的健康发展。随着信息科技的全面发展，行政事业单位开始将计算机和网络技术运用到档案管理中，这无疑给档案管理的数字化发展提供了方向。在新时期的综合档案管理中，行政事业单位应当认识到档案管理工作的重要性，科学利用先进技术主动分析现阶段档案管理存在的不足之处，并采取针对性的措施加以优化，认真加强对数字化档案管理模式的研究，全面推动档案管理效益的上升。

一、行政事业单位档案数字化管理的作用

随着二十一世纪的到来，信息技术属于这一世纪的主要标志，并且任何领域都需要依靠信息技术才能够更好地发展下去。行政事业单位，是中国的一个特殊产物，也是能够让中国持续发展下来的一个基础。所以，在行政事业单位上每一个环节的工作内容都需要跟上时代的步伐。而根据档案管理来进行讨论，采用数字化的管理能够让档案的收集以及工作效率有显著的提高，以此来更好地服务于人民。而档案数字化的管理，主要就是依靠计算机其他的网络平台，随后再根据一些先进的软件支持，对传统的档案实施数字化和标准化管理。同时，还需要运用合适的软件对需要整理的资料进行整理。与此同时，随着档案开始进行数字化管理，行政事业单位也逐渐地实现了工作人员不再使用纸笔进行办公。所以，从以上档案管理进行数字化可以看出，数字化管理紧跟随时代的变化，并且不断地对管理技术进行创新改革，进而能够更好地提高信息化水平。

二、新形势下行政事业单位档案数字化管理工作

（一）树立档案数字化管理意识

行政事业单位若想实现档案管理向数字化迈进，首先需要做的是转变档案管理人员工作观念，树立数字化管理意识，进而使其自主学习相关新知识，提升数字化管理技能。观念是指导行为的重要因素，只有切实转变管理观念，才可能最终实现档案的数字化管理。另外，行政事业单位还要制定出与之相适的、符合自身发展需求的、系统化的数字档案管理模式，同时也要将档案利用机制、档案工作机制、档案安全机制以及档案保密机制的制定和实施纳入规划。

（二）强调安全重要性及档案数据资源共享

网络时代虽然为人们的工作以及生活提供了巨大便利和机会，但在发展过程当中也必然存在一些负面因素，例如相关网络安全漏洞等，如若档案数据管理出现漏洞，必然会存在资源信息变化或者缺失的危险。因此，在建立相关档案管理数据平台时，首先需要关注这一方面，与平台建设技术人员进行充分沟通，并采取信息安全技术，防止行政事业单位内部信息交流过程可能出现的安全风险。为了使信息化技术在档案管理中发挥更大的作用，在构建各单位档案管理的数据平台时，各单位的负责人必须提前进行沟通，同时做好相互了解工作，在建立较为密切的协作关系的同时，利用网络的优势开放资源共享功能，进而搭建起能够发挥更大作用的数据共享平台，方便平台各单位之间的信息交流工作。各单位领导应当重视档案管理部门的工作，强调网络技术与管理科学相结合的重要性。当然，建立档案数据共享平台不应以牺牲安全意识为代价，必须考虑到知识产权的保密性和特别重要的信息内容的安全性。

（三）提高档案管理数字化设备的综合性能

首先，为了提高行政事业单位档案管理能力，有必要选择安全稳定的网络设备，确保数字化管理的有序进行。而在系统性能的提升上，行政事业单位档案管理应当选择云储存以及光盘备份的方式，这样不仅能够确保信息资源的储存安全可靠，还能够提高档案管理效率。其次，行政事业单位应当逐步提高档案数字化管理配套设施的性能，如软硬件防火墙、访问权限、检索功能以及应急备份系统等，这样可以进一步提高行政事业单位档案管理的综合有效性，还能够生成完整的行政事业单位数字化管理体系。再次，行政事业单位应借助数字化资源来提高档案管理效率。在机房的配备上需要有相关的阵列性产品，以确保档案管理系统网络能够保持良好的在线储存能力。同时，档案管理必须具备一定的开放性特征，便于日常档案信息资源的互动交流，也能够发挥数字化资源管理的优势。最后，在硬件的选择上需要准确控制信息载体质量，尽可能延长电子文件的保存时间，确保电子信息载体不会由于温度和湿度的影响而出现丢失的状况。

（四）保障数字化环境的安全

信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政事业单位在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政事业单位应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。

（五）提高保密技术水平

首先，合理应用防火墙技术。设置优质防火墙，能为行政事业单位的网络体系营造一道防护网，从而预防计算机网络内部的信息破坏、泄露等问题。在防火墙技术的支持下，行政事业单位可以根据不同的岗位设置不同的访问权限，每一用户均可在特定权限许可下访问相应的端口，进而获得所需信息。在设置访问权限以后，行政事业单位还应设置访问权限期限、定期更新权限等，从而有效避免权限滥用或病毒入侵等情况。另外，病毒入侵具有随机性、不预测性等特点，行政事业单位需要加强对防火墙的监控，全面关注防火墙动态，充分利用该技术过滤有害信息，如果发现程序内有病毒迹象，则直接发出预警并启动保护程度，及时拦截病毒。其次，需要建立健全完善的规章制度，尤其是网络安全管理制度，制定网络操作使用规程，以制度的形式更好地约束人们的行为。加强对计算机软硬件的检查与维护，定期对行政事业单位各种设备进行检查，特别是对计算机网络服务器和中心机房进行定期检查，并为计算机网络服务器配备不间断电源，全面排查安全隐患，确保机房环境的安全性和稳定性。此外，应做好计算机网络运营及安全维护工作，建立健全应急预案和日常巡检制度，从自身发展实际出发，建立适合自己的网络安全体系，及时发现问题并加以解决，切实将各项风险扼杀在摇篮之中。

（六）打造完善的综合档案数字化管理体系

新时期行政事业单位综合档案管理工作的开展，应将纸质档案与电子档案紧密结合起来，并融合数字化、信息化工具及全新的管理方式，多方面推动行政事业单位综合档案管理的有序进行。在具体的实践过程中，行政事业单位要科学加强对信息技术的利用，逐步提高档案管理数字化效率，努力打造数字化档案管理体系。同时，行政事业单位需要把数字化工作融入档案管理当中，持续提高档案管理的科技水准，并为档案管理设置针对性的管理与优化措施。对于不同类型的档案，行政事业单位应当分别采取不同的管理方式，设置科学合理的岗位制度，明确主要负责人。

结语

行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。