信息时代企业档案管理工作创新

李巧玲

（中石化地球物理有限公司华北分公司，河南 南阳 473132）

档案管理工作是企业管理工作中的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性可以作为衡量企业管理水平的一项重要指标。高质量的档案管理工作有助于企业经营者及时掌握企业整体运营状况，适时调整经营策略，为企业决策提供支撑依据，也有利于企业经营成果通过数据及时展示，增强与企业有关合作方和地方政府的认可度。

一、档案管理信息化建设的意义

（一）节约信息收集成本，提高管理效率

传统的档案搜集工作程序，从提交申请开始，经各部门的审批签发到正式建档需要经由多个环节，若某一环节因其他工作事由不能及时到场审批，就无法进入下一环节，从而导致周期较长。利用互联网信息技术收集和填报档案信息，通过无纸化办公方式，档案提交人员依照规范格式向档案信息系统登记上传信息，档案管理人员向各部门报送审阅和签发信息，各部门可以不受时间和地点的约束，随时登录进行审批签发，极大程度地缩减收集信息的成本，提高企业管理效率。

（二）档案管理更为便利

将档案数字化后建成信息数据库，将档案信息进行整理、分类、整序和排列，通过搜索关键词等信息，管理人员可以在信息化管理系统迅速查询所需档案信息，及时掌握档案借阅和归还状态，极大地提高档案管理效率。

（三）信息内容的长效保存

随着信息的不断更新和补充，受限于纸质档案存储对场地空间的容纳率的客观要求，档案存储用地逐渐增加，对年久的档案进行定期销毁。同时，由于纸质档案不能受潮、近火等特点，极易老化、破损和丢失，对保存环境条件也提出较高的要求。不同于纸质档案的保管，数字化档案更加集成化，可以通过云存储等现代技术，利用少量的设备和很小的空间存储更多的信息内容，实现高密度收集，同时保障信息内容的永久保存，不易丢失和破损。

（四）有助于信息的交互共享

传统的档案管理方式基本是依靠人员走动进行手工操作来实现档案信息的共享，烦琐的程序以及异地的交接极大地影响了档案信息共享的及时性，以至于因调阅信息的困难性导致档案信息被闲置下来，没有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通过互联网等信息化等技术手段，搭建档案信息传递的交互平台，可以有效实现与各级档案中心的信息内容的交互传递，通过数据信息共享，保证信息更新的及时性，便于相关部门及时掌握信息，推进后续工作的开展。

二、档案管理工作现状

（一）缺乏档案信息标准化和规范化

档案信息的标准化和规范化是档案信息化建设的重要前提。不少企业的档案管理工作只对信息资料进行简单收集、分类和整理，未按照国家相关规定和方法进行统一的档案分类、编码、归档及备案，同时也缺乏相应的检索工具，相关使用人员无法有效利用档案，导致档案价值无法发挥。档案不仅只局限于纸质类型，其还包括了其他材质，如丝帛等档案类型。因此，在档案管理运输过程中，一旦出现管理不当的情况，极容易造成档案的损毁，对其使用和开发价值造成不利影响。在传统档案管理工作中，针对信息资源的处理、存储方面较为简单，大多保存方式与纸质档案保存方式相同，但在实际保存过程中，部分材质档案资源对存放环境有着较高的要求，如存放在阳光直射的地方，容易出现氧化等问题，会导致信息资源无法发挥作用。因此，传统档案管理方式需要耗费大量的物力、人力，并且工作效率较低。

（二）档案管理模式的不完善

随着信息技术和计算机网络的快速发展，人们获取信息资源的渠道和途径越来越广，信息使用效率提高，而信息查询费用减少。传统的档案管理模式的局限性，导致信息获取难度相对较大，档案信息资源利用价值降低，所以对档案信息资源管理模式予以创新，使档案信息资源实现共享势在必行。但由于不少企业档案管理工作中计算机技术以及信息化技术应用力度不足，缺乏相关管理标准和规范，信息资源开发利用滞后，服务方式灵活性不足等，对档案信息资源的有效开发利用造成阻碍。

三、信息时代企业档案管理工作措施

（一）完善管理制度

首先，在影响档案信息资源开发利用的诸多因素当中，人是最重要因素，人的积极主动性的发挥关键在于制度，所以创新挖掘档案管理人员潜力的制度非常关键。其次，对企业档案文化建设进行优化。组织档案工作人员参与到档案论坛、档案知识竞赛等群众性的文化活动当中，通过各种激励方式，凝聚档案人员的智慧，激发档案人员的工作热情，促使档案人员将时间与精力投入到开发与利用档案信息化资源当中去，更充分地发挥出自身的作用。最后，推行档案工作目标考核制度。对档案工作人员的专业知识理论定期进行考核，推广年终测评制度，利用考试、考核的方法，敦促档案工作人员不断努力学习新知识。只有提高档案工作人员专业素质，才能更好地适应企业档案信息化资源开发利用的全新要求。

（二）增强档案开发利用意识

为了保证企业档案信息化资源高效开发和利用，需要让企业人员充分认识到档案信息化的重要意义。在经济快速发展的时代，档案信息化水平直接影响企业的市场竞争实力与企业发展速度。企业档案管理人员要将宣传工作做到位，让全体人员真正意识到企业档案信息资源是重要的企业财富，能够给企业提供更多的有效帮助，明确企业档案信息化资源给企业未来发展带来的积极指导作用。充分调动起员工的工作积极性，要让他们在工作出现困难时能积极利用档案信息资源寻求解决方法，真正灵活运用档案信息化资源。

（三）加快档案信息数据标准化、规范化建设

加快档案信息数据标准化、规范化建设工作是档案信息化建设可持续发展的重要保障。档案信息的标准化、规范化建设必须要贴合国家信息管理标准以及上级管理部门信息管理标准，同时要根据企业自身工作特点和未来的发展需要制定完善合理的档案信息数据标准化、规范化制度，要确保信息数据格式与数据库结构、档案管理信息系统、查阅交互平台等方面的统一设定，严格要求企业各部门人员数据按标准化格式进行采集和传递，加强标准化监督管理工作，防止数据采集途径不一导致的数据不闭合或矛盾等问题，同时防止因为数据格式的差异所造成的数据传输失败、解码出错等问题。保证各部门之间的数据共享，提高企业和各级部门管理工作的效率。

（四）促进档案安全管理工作

“互联网+”的时代加强档案安全管理显得尤为重要，由于信息的公开以及透明的特性，做好安全管理是时代的重要要求，这就需要从以下方面着手：一是要建立档案安全管理体系，有效确保信息收集和使用的保密性；二是要加强档案安全管理意识的树立，在档案管理过程中重视信息的安全，防治档案信息的流失；三是要从用户、系统、网络和数据库等方面出发，进行反复的确认，将档案安全管理落到实处。

（五）建立档案信息网络

随着社会经济的不断发展，对档案提供服务的速度要求更快，对档案信息量的需求也更大，对企业收集档案信息资源的方式方法也出现了改变，利用计算机对档案的信息进行管理成为不可或缺的重要措施。推行现代化档案管理工作，计算机是必备的。档案工作需要紧跟时代发展步伐，加快推进档案网络化建设进程，实现档案资源共享是现代化档案管理的目标，档案管理现代化作为档案事业发展的一个重要时期，我们应以档案管理现代化为切入点，深入高效开发档案信息资源，让企业员工能够利用企业局域网来查找档案信息资源，利用企业局域网为企业各个部门提供及时精准的服务，档案信息网络的建立冲破时空和地域的限制，让使用者更快捷地利用档案信息资源，充分发挥现代信息技术的作用，促进档案事业快速发展。

结束语：在信息时代背景下，企业应对档案管理工作加强重视，对传统的管理观念予以转变，积极接受现代技术和新的管理理念，使工作人员的理念更新，增强服务意识，对档案管理工作进行改进和创新，在加强新技术应用的同时，加强档案资源管理的规范化管理，不断拓展档案资源，强化档案安全保障体系，促进档案资源的共享，使档案使用价值实现最大化。