做好办公室文秘综合管理工作的思考

文/郑祥安

（福建省莆田市涵江区城市管理行政执法局）

在政府实施各项管理工作中，办公室是其中的重要区域。在整个集体进行工作期间，办公室文秘综合管理是其中重要的组成内容，同时也可以将上下级有效联系起来。在当前时代背景下，要做好各项工作保障，办公室是其中的重要一环，也因此越发凸显出了办公室工作的重要性，为了在工作中将办公室文秘所具有的积极作用充分发挥出来，我们做出了以下思考。

一、办公室文秘工作中存在的主要问题

（一）工作内容较为烦琐

相比于其他部门，办公室工作内容较为复杂，并且会联系较多的人员和组织，在相当一部分工作中，可能会产生很多重复性的内容，长期下去就会造成文秘工作人员心理上产生疲惫感，工作态度方面也会逐渐懈怠，这会在很大程度上降低工作人员的工作质量和工作效率，难以顺利推进整个工作进度，各项工作的开展都会都到阻碍。

（二）文秘工作人员的能力存在缺陷

在当前时代背景下，主要的发展要求就是改革和创新，在各项工作中，都需要充分适应社会经济发展、 行政机关发展这两方面的要求，在工作人员方面，需要时刻保证具有与时俱进、开拓创新的思想。在办公室文秘综合管理工作中也同样如此，如果文秘工作人员缺乏足够的工作能力，就难以对上述要求有效满足，进而对整体工作进展带来影响。

二、对工作人员在工作中需要达到的几项基本要求

（一）办公室工作人员需要具备较强写作能力，做到对上级指令进行准确传达

对于大部分人来说，在与单位进行交会过程中，政府的通知是主要的方法。在政府通知方面，其文笔在很大程度会影响到个人对单位产生的第一印象。在工作人员方面，主要是负责对上级领导指令进行传达，将集体会议的主要精神宣贯给基层。因此，针对组织内部文秘工作人员，政府也对其提出了十分严格的要求。为了能够对上级的思想进行充分贯彻落实，文秘工作人员需要对自身整体素养进行提升，保证可以清晰、准确地表达出上级发布的文件或者领导的讲话要求，想要实现这一目标，就需要具备足够的理解能力和突出的总结能力，表达写作能力方面也需要过硬。

（二）重视工作细节，保证各项工作得到完美落实

正如人们所说的细节决定成败，在文秘工作中细节的处理也非常重要，文秘工作主要是语言服务和任务传达，而中华文化博大精深并且在语言方面则更为丰富。在语言工作中，要求相关工作人员能够深思熟虑，需要保证细心细致的工作态度，工作中一定不能存在语病这种低级错误，在政策方向上更加不能产生偏差，针对每一句话都需要进行仔细地琢磨，之后再借助书面的形式进行表达。在各个部门之间传递文件过程中，需要充分重视对文件信息的保密工作。在整个文件的传递期间，必须做到封闭管理，从文件的接收到传阅再到回收整个过程中，或者销毁文件、将文件归还到原有部门，这些工作中都需要妥善落实封闭工作，同时需要对每一份文件进行编号，并妥善进行后续的进度跟踪。

（三）监督管理工作要到位，保证各级能够妥善落实上级要求

在文职工作人员工作中，主要就是对公文进行传递。在会议中需要详细记录领导的发言，同时对各方面的事项进度实施监督和管理，领导每天都需要处理各种事务，对各种文件进行处理，同时要对各方面存在的问题进行解决，而此时作为办公室的文秘工作人员，就需要保证文件的质量，针对一些社会发过来的会议邀请函等不重要的文件，在寻求领导意见以后，可以进行销毁。其次，在会议过程中最为重要的一项内容就是记录领导的讲话，特别需要重视每周召开的例会，一定要详细记录领导发表的讲话，在必要的情况下可以总结一下领导的要求，并在会议中将这些要求体现出来。同时，需要向每一位员工及时传达代办事项，保证可以顺利开展各项工作，及时开展抽查活动，保证及时实施各项工作。

（四）工作中劳逸结合，保证自身心理、身体等方面的健康

身体是革命的本钱，在办公室工作中，工作任务具有较高的重复率，工作较为单调、乏味，容易让工作人员理不清其中的关系，想要对各方面带来的压力进行从容应对，就需要具备较强的心理素质，同时在身体方面也需要达标，这样才可以做到在工作中从容应对。在办公室工作中，文秘工作人员需要做到时刻保持热情，同时自身要形成健康、积极、乐观的心态，从容面对工作中遇到的各种困难和挑战。在面对领导的批评时，也需要做到虚心接受，始终保持自己具有良好的工作态度，在对待其他人时，也需要保持和蔼可亲的状态。

三、着力于建立完善的规章、制度

（一）针对行政机关规章制度存在漏洞

在现阶段部分单位中，存在着以下几方面问题：缺乏到位的办公室管理制度、没有明确分配各项工作和职能；监管工作存在滞后情况，缺乏完善的考核评价机制；在管理和执行过程中，不具备规范性的指导，效率方面较为低下。

（二）建立健全完备的规范体系

针对以上问题想要有效解决，最重要的就是对相关规章、制度体系进行完善规范的构建。制度可以作为规范对行为作出指导，同时可以作为行为的评价标准。想要对办公室相关工作效率进行提升，就需要在具体工作中借助完整的规范流程进行约束，另外，还需要借助制度保证各项工作正常开展，并且需要进一步完善相关监管和考核制度，将科学性充分体现出来，并对员工工作热情进行有效提高。因此，在办公室管理层方面，需要详细分析自身实际工作情况，对员工代表会议等相关会议形式进行召开，将自身经营、运作的特点作为依据，对办公室制度进行科学制定，从而为自身今后发展在制度方面提供有效保障。举例来讲，针对每一项工作都具备考核制度，需要与其他制度建立联系，共同对一个科学完整的考核体系进行构建，在考核体系中录入员工的工作态度情况、工作完成度情况、上下班打卡情况以及违纪情况等各种评价标准，从而形成多样化的考核数据，将每一名员工的工作状态直观体现出来。借助这一人性化服务，可以将对员工的关怀直观体现出来，实现对企业形象的良好树立，让员工可以对组织形成较高的认同感。

四、办公室工作中存在的矛盾

（一）宏观和微观方面的矛盾

办公室属于一个综合性部门，主要在本身服务上得到体现，在整体工作中需要做到顾全大局。在部门工作、机关的整体工作之间，如果出现了矛盾，就需要将维护大局作为主要方向，保证大局可以正常运作，同时最大程度保证具体工作有效运行。

（二）主动与被动的矛盾

办公室这一部门也具有一定服务性质，因为办公室具有服务性的职能，因此工作中表现出一定的被动性，实际上办公室不能因为自身的服务性质就仅仅等到需要的时候再开展工作。如果想要妥善开展好各项工作，就需要将主动性发挥出来。在实际工作中，各种突发事件是难以预测的，因此需要提前做好相关预防工作预案，对各种突发事件准备好应对措施。

在以往学习工作中我们了解到，预习能够适当提高学习效率，在实际工作中同样可以采取提前准备的方式，从而保证各项工作可以得到高效开展，在进行各项工作中，首先做好预案和布局。

五、结语

总体而言，在单位工作中，办公室文秘综合工作具有重要作用。办公室属于一个十分重要的管理机构，在平常工作中任务量较大，而文秘工作则是其中最为重要的内容，因此对于文秘工作人员而言，面临较大的压力，想要提高工作效率，首先需要保证自身的能力达标。

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文秘（Secretary）是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作的人才。

经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文学书，秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、秘书事务工作、能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能力,具有较强的社会交往能力，口语表达能力，服务能力。

在各级党政群机关，企事业单位、民营企业，文化宣传部门从事信息宣传，文秘服务，日常办公管理及公共关系等工作。