档案的开发利用在供电公司全面管理中的作用

文/郑珊珊 季超（国网江苏省电力有限公司扬州市供电分公司）

档案的开发利用工作是供电企业经营管理工作中的重要一环，是企业发展的基础。电力企业进行全面的档案开发利用工作可以充分地了解公司过去和现在的生产状况，使公司的相关工作开展有据可循，同时也可以保障公司进行相关决策。

电力公司的档案是登记信息的载体和信息收集的重要工具。当公司遇到问题时，通过有效的查找文档，可以帮助管理者快速找到症结，利用公司现有技术来解决相关的问题，有效利用档案的开发利用技术，可以稳定提高公司整体的运营效率。电力供应公司的档案应予以有效保存，在一定程度上可供其他行业查阅使用，有效促进社会各行业全面发展。可以看出，对于供电公司来说，通过相关的措施来有效地加强档案建设是电力供应企业全面管理的一项重要的工作。

一、档案开发工作概述

由于电力企业的档案大多都是机密文件，一般不允许他人随意查阅，这就导致了很少有人理解开发利用文档的重要性，导致一些非常重要的材料和技术没有及时的发现并充分利用，这对电力公司来管理工作是一个巨大的损失。电力公司涉及的部门较多，这就导致了公司内部文件较多。灵活使用文档可以为电力企业管理带来许多益处。事实上，文档的开发和使用主要是收集和整理公司档案、提取重要数据、分类对其进行有效的使用。这个过程虽不需要耗费大量的人力物力，但可以获得很多宝贵的经验。同时，它也是一种非常方便快捷的提高企业管理水平的方法。在分拣这些材料时，必须派专业人员对其进行科学合理的分类管理，确保分拣工作的完整和细致，使分拣工作不会出现重复分类和错误分类的情况，从而有效地提高后续工作效率。

二、档案利用工作概述

档案利用是指电力企业的档案室根据所收集的档案内容的丰富性，通过某种方式和方法，直接提供档案信息，为企业的发展和建设服务的一种经营管理活动。

（1）电力企业需要全面进行档案的利用，以多种方式和手段满足企业经营中对相关重要档案的需求。档案管理员应充分掌握档案使用的需求和范围，帮助档案使用者充分地利用档案中的相关信息。

（2）为电力企业提供提示服务。当企业的相关人员到档案部门检查（借阅）档案时，往往是非常紧急的，这就要求档案的管理人员需要科学的建立一个高效的查阅系统，使档案可以充分有效得到利用，确保档案管理及利用不会失去保存和使用价值。

（3）档案的编制和使用对于电力供应公司的整体运作至关重要，因此供电公司需要加强档案的整体管理工作，确保档案可以有效地开发利用。

三、档案开发利用在供电公司全面管理中的重要作用

档案的开发利用在供电公司的管理工作中的作用主要有以下几个方面：

（一）奠定管理基础

电力企业档案应当包括设计项目、建设项目、单项工程的有关资料和电力企业内部职工及业务往来的基本资料。档案需要进行准确真实的记录后交由公司进行统一的管理。一方面，可以了解近年来公司员工的组成和职能分配。对于电力企业的管理人员来说，可以通过档案来更好地了解员工，并可以结合其特点来进行有效的组织工作分配，不仅可以改善员工以往的工作习惯，而且可以使员工充分的发挥自身的作用，有效提升电力企业的管理及运行效率。使公司处于一个和谐的环境中，运营效率自然也会得到提高。此外，管理层将通过档案对企业的相关项目及业务环境也有更深入的了解。

（二）提供决策依据

供电公司在进行相关事务的决策时可以参考以往相同或相似案例的处理档案来进行参考。对公司当前的发展有很大的参考价值。当供电系统在实际运行中出现类似问题时，可以结合档案中的处理方法来有效地提升解决问题的效率，在进行处理的工作中根据以前的解决方案和目前的实际情况来进行综合的考虑。相反，若档案资料缺乏，决策过程的正确与否变得不确定，给供电企业的发展带来了隐患。因此，通过建立档案信息系统，总结过去遇到的问题和解决办法，当企业再遇到类似问题时，管理者可以通过查阅档案快速做出反应，从而为正确的决策提供可靠的科学依据，规避风险。

（三）提升经济效益

作为企业生产、经营和日常管理的记录，电力公司的档案不仅反映企业过去的情况，而且最重要的是能够反映与生产有关的信息，其中包含的管理和运营方面的档案可有效的帮助目前企业进行经济活动。

供电公司借用档案对公司信息进行分析，可以解决发展中遇到的相关困难，为公司进一步创收提供良好的基础。另一方面,根据企业情况和企业的需要,采取技术转让或其他可以利用的方式,为企业提供方案，结合档案中货物和技术方面的解决方法，获得较好的经济效益。

（四）积累宝贵经验

纵观电力供应企业的发展历程，工程建设是不可或缺的，但档案的开发与管理也不容忽视。电力企业档案除书面登记外，还包含大量的专业数据、学术文献、图片、影像资料等，从这些资料中可以反映出电力供应企业的发展过程。电力公司在生产过程中留下的宝贵工作经验和技术核心，对促进公司的稳定发展起着非常重要的作用。电力公司档案保存了公司完整的技术成果和文化内涵，电力公司在发展中不断积累经验，促进综合管理水平的提高，促进公司的发展。

（五）维护合法权益

随着社会经济的快速发展，电力行业也迎来了较好的发展机遇。电力供应公司的生产管理逐步规范，越来越重视档案的开发和管理，甚至一些档案可以作为维护公司合法权益的工具。任何企业的发展过程中都是不可避免涉及各方权利和义务，最原始、最真实的档案资料是最直接、最有效的证明。对于查阅公司记录，我们可以准确确定责任人，避免不必要的纠纷。如果没有明确的支持和法律责任等完整的档案材料进行参考，电力供应公司的形象将受到直接影响，可能会降低公司的企业形象。

四、企业档案管理工作的问题及解决方法

（一）供电公司档案管理人员管理水平普遍偏低

电力企业档案内容丰富，涉及面广。从这么多的档案中很难找到有价值的信息。若想解决这一问题，不仅要有足够的耐心，还要有高度的专业精神。然而，许多电力公司的员工不了解供电系统，整体素质也不够高，在这种情况下，档案的利用不能达到预期的效果，实践中也会出现很多问题，浪费大量的人力物力。为了保障档案发挥作用，必须对档案管理人员进行系统培训，提高档案管理人员的综合素质，使档案管理人员认识到档案管理在电力事业发展中的重要性。

（二）供电公司档案管理工作受重视程度偏低

随着社会的快速发展，企业和个人都逐渐适应了快速的生活方式。人们容易形成浮躁的心理，只关注表面，沉浸于过去。许多电力供应公司也没有对企业档案的管理给予足够的重视，认为收集档案的目的是收集数据，不仅不能直接受益，而且浪费现有资源。此外，还存在一些管理上的问题，如档案不完整、不正确等，严重影响了企业的发展。因此，档案管理首先要树立正确的管理理念，认识到档案管理是企业发展的重要保障。

五、供电公司利用信息资源对档案进行开发的研究

（一）积极探索创造良好的发展空间

档案信息建设是一项非常重要的管理工作，其涉及面较广。因此，必须对人力和物力资源进行全面管理和协调，确保档案管理人员在经历了长期的工作后能够积累丰富的管理经验。供电公司需要将工作人员的工作经验与相关的改进意见结合起来，推动档案工作作用的发挥。相关负责人重视管理工作，认识到待开发档案的重要性，仔细选择适合当前开发的项目，并充分地对其进行专项的利用，以便更好地调动每个档案主管人员的积极性，为档案事业的发展创造良好的发展空间。

（二）积极开发寻求更好的发展方向

档案管理中包含的大量信息是最原始的数据，涉及面广，具有很大的参考价值。为了创造更大的效益，供电公司需要依靠合理的档案资料参考，因此，供电公司可以积极听取档案管理人员的反馈信息，将档案信息融入企业现实中，逐步使数据更加完善。实施有计划、有针对性的档案管理开发和利用。

（三）加强完善管理，提供更有利的保障

在职责范围内增强工作积极性和高度责任感，勇于创新，不断探索适合档案管理的创新举措。档案管理人员应该学习高科技管理，实现更高的档案管理技术水平，推动档案管理进一步发展，促进科技成果转化。

供电公司可以经常举办档案信息发展研讨会，不断拓宽视野，丰富思想，提高研究工作的分析能力。

（四）逐步优化档案管理工作，提供可靠的基础保障

档案管理信息的不断完善和丰富，既是档案建设的根本任务，也是档案可持续发展的动力。长期以来，档案管理人员都将自己的全部精力和经验用于更好地为档案管理服务，每个环节都需要精细化的操作。此外，档案管理人员需要丰富其职业素养，并不断改善企业和人们对档案信息使用的需求。此外,还要注重档案在馆藏中的应用,通过运用现有的高新技术,逐步提高利用率，推动电子文件信息管理的广泛应用，进一步促进档案信息资源的有序发展。

六、结束语

总之，对于电力供应企业来说，档案的开发利用对企业的发展起着重要的推动作用，是企业管理能力的直接体现。当前,在市场经济条件下,各行业之间的竞争日趋激烈,只有不断提高企业的自我管理水平，才能在激烈的市场竞争中保持竞争力，谋求企业的稳定可持续发展。