浅谈办公室文书档案管理效率提升对策

曲澜涛

（国家广播电视总局五二三台，吉林 长春 130052）

文书档案是企业在生产经营和行政管理的过程中十分重要的管理工作，对于企业的发展有着具有深远的影响。文书档案包括在工作过程中的各种记录，有会议记录、工作记录、工作报告等等，这些文档能够反映一个企业的真实状态，具有重要的参考意义，所以要求所有的企业对于文书档案的管理工作要做到综合性、专业性、保密性全方位发展。

一、文书档案管理工作的重要性

文书档案管理保存完整对资源的开发和利用至关重要。文书档案中包含了许多信息，这些信息是资源开发和利用的重要信息来源。此外，文书档案是记录历史事实的档案，因此具有法律效力，这是文书档案和其他资料之间最大的区别。文书档案包含了当事人手写的材料，还包括当事人的音视频等信息，因此具有真实性，对企业的发展有着重要影响。

二、新形势下办公室文书档案管理工作存在的问题

（一）文书档案价值评估亟待优化

信息社会背景下，文书档案的产生、应用及保障均与电子信息技术密不可分，但在日常管理过程中，注重文书档案的前端质量控制，末端利用的价值评估有待强化。重管理轻利用的现象依然突出，办公室OA 系统的利用，极大提升了行政管理效率，但文书档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与单位的发展阶段不相匹配，文书档案数字化、网络化、信息化水平滞后，因此，需要不断调整和优化文书档案利用价值评估，逐步建立并完善满足单位实际运行需要的电子文书档案检索目录，借助信息技术，使办公室文书档案信息及其蕴含的价值得以发挥，从而发挥办公室文书档案在提升行政管理效率方面的应有作用。

（二）文书档案管理的规范程度较低

目前，我国很多单位尤其是办公室，对于档案管理的规范程度较低，如卷宗的分类不清晰、出现组卷错乱、文件的档号出现错误、缺少目录以及文件检索效率不高等。档案检索一般分为人工检索和电子检索两种形式。当前形势下，电子检索因其速度快，质量高等优势被大量应用，也符合社会发展的趋势。但是，目前的计算机管理系统缺乏统一标准，通用性不足，档案管理的标准化和规范化还有待进一步提高。另外，因特殊原因，文书档案部门在办公室中往往成为机构改革和人员精简的对象，也是闲杂人员安置的重灾区，尤其是年纪较大的人员，对于先进的科学技术接受度较差，基本操作存在障碍，或者由于其他原因没有安装高质量的检索软件，依然采用传统的手工检索方式，从而导致了档案管理工作的滞后发展，远远不适应当前信息时代的发展要求。最终导致文书档案管理的规范度较低。

三、办公室文书档案管理效率提升对策

（一）建立文书档案管理信息系统

从硬件和软件两个方面全方位建立文书档案管理信息系统。其中，硬件方面，就是要积极采购计算机，购置数码相机，扫描仪等相关设备，既要做好新增电子文书档案的收集、归档与整理，还需要做好已经归档的纸质文书档案的信息化、数字化转化。软件方面，则需要立足信息社会背景下，电子文书档案管理特点，建立专门的档案数据库，安装专门的文书档案管理软件，将其内嵌至办公OA 系统，实现文书制作与文书档案管理的同步进行，从文书档案信息加工系统、存储系统到信息查询、保密系统的搭建，建立符合信息社会建设和发展需要的专门的文书档案信息管理平台，提升办公室文书档案管理的现代化水平。

（二）文书档案管理基础工作的强化

由于当前我国各项经济事业都在快速发展，各大事业单位文书档案管理的基础工作十分重要。档案管理基础工作需要持续大量的投入相当数量资源，有效大量的资源投入才能够夯实档案管理工作内容，更好推动档案管理工作的健康运行。物质与资金是保障各项事业平稳运行的基础，同样，只有基础工作做好，后续工作开展才会得到保障，也才能够创造出更大更多经济效益，从而实现单位物质和资金的良性循环和健康发展。当前，各大办公室对于文书档案管理工作的重视度逐渐加强，但是其规范化和科学化意识并不是很充分，对于加强文书档案工作的方法和实施步骤还没有全面掌握。文书档案管理的基础工作至关重要，其中基础设施的采购就是最为关键的环节，如网线、计算机设备、档案管理软件、办公设备等，这些设备和设施的充足保障是档案管理工作开展的基本要素，其严重影响着档案管理工作的具体实施和实际操作。办公室档案管理工作需要领导层面的高度关注，从根本上加以重视，从档案管理工作的更深层次进行调查研究，根据其运行原则和发展规律进行科学系统的规划。想要做好文书档案管理工作，必须从基础工作入手，档案管理人员应该从档案的录入、档案的整理，以及档案的存档等方面入手，以严谨、认真、富有责任心的工作态度投入其中，从自身业务能力方面高标准严要求，对于工作中出现的错误及时改正，对于可能存在隐性失误深挖纠正，避免相应问题的再一次发生，杜绝专业范畴内的一切失误和错误行为。

（三）建立完善的办公室文书档案管理制度

办公室应该在当前文书档案管理的基础上建立一套完善、适合本企业情况的办公室文书档案管理制度，以便文书档案管理工作更好、更顺利、更高效运行。根据具体问题具体分析的办法，可以针对文书档案管理员、档案使用者提出的难题，逐步将需要增加的新需求加入规章制度中，制定出来的规章制度会更加完整、科学且具有操作性。规章制度的建立，目的在于执行。首先，领导者必须起带头作用，从意识上、行动上支持文书档案管理工作，要求各部门严格按照文书档案管理制度贯彻执行；其次，企业要做好文书档案管理员思想教育工作，为其提供良好的工作环境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文书档案管理人员必须严格遵守规章制度，并将执行过程中遇到的问题及时反馈解决，保证办公室文书档案管理更好地服务于企业。

（四）加快数字转型，提升档案数据的储量与质量

在“智能+”时代，浩瀚的档案数据海洋蕴含着巨大的价值，世界主要发达国家的档案部门纷纷进行战略部署，采取一系列措施加快数字转型。例如，美国国家档案与文件署在2018 年发布五年战略计划，通过制定相关政策和法规推动文件进一步向电子化和无纸化过渡；英国档案部门近年来始尝试运用人工智能与机器学习系统来管理和开发档案数据。因此，我国的档案部门也要加快数字转型，一方面，提升档案数据的储量和质量，规范和推动传统粗放型的数字化加工转型为精细化的数据化加工，加大电子档案的接收力度，推动数字档案信息进一步转化为能够进行深度挖掘的档案数据；另一方面，积极试点应用各种智能化技术对档案数据进行挖掘与分析，重塑档案信息资源的组织方式与服务方式，提升档案业务工作的质量和效率。

（五）加强文档一体化管理数据库建设，推进档案信息

资源的开发利用文书档案保存利用价值是有目共睹的，可以为行政管理等其他的工作提供依据和参考。应加强文书档案数据库建设，为文档一体化管理奠定坚实的物质基础。应对归档文件材料进行合理有序的分类整理，并在此基础上形成相应的数据库。还应做好文书档案的编研工作，结合企业文书档案材料的实际情况，设立相关的文书档案管理专题。比如可以围绕人力资源管理的相关政策和法律法规设立文书档案管理专题，形成系统性的档案管理体系。在开展这项工作时，可以让各个业务部门根据企业的要求，规范地进行文书档案的归类工作，避免后期重复加工。

（六）标准化文书档案数字化著录

1.从字段内容方面，应从文书档案的档号、全宗号、文件编号、文件题名、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、页号(页数)、密级等方面做好相关的数字化著录工作，并在著录过程中对预留档案鉴定、废止失效等字段内容，确保档案著录的扩展性。2.从标准化方面，在文书档案数字化管理中，根据相关技术规范统一著录标准，以确保著录项内容的完整性和著录符号的规范性。比如对于无法识别的文字或标识，应采用“?”著录符号;而对于自拟文件标题则采用“［］”著录符号;在录入多文号、多责任者的文书档案时，应先将选录标准确定，使责任者能够与文件编号相互对应。

（七）坚守底线，严格把控文书档案的安全

一是要严格实行文书档案管理系统内外网隔离，落实安全管理责任，提升文书档案管理人员的安全意识。同时，应采用防火墙来对访问IP 以及U 盘等介质进行严格化管理，及时发现病毒和非法程序入侵。二是要应用区块链、数字水印、云加密、数字加密等新型的信息技术对文书档案进行加密处理，适应新形势下信息技术的发展趋势。同时，也要对文书档案管理人员进行培训，确保其能够熟悉应用各种信息技术，打造复合型人才队伍。三是要重点关注涉密类文书档案的安全管理，充分保障企业的利益和商业秘密。对于涉密类的文书档案，还应当进一步进行加密处理，并设置相应的访问权限，严格保守档案机密。

结语：总的来说，办公室文书档案管理工作是一项真实记录企业或机构历史发展进程的工作，应该以时代的要求和变化为导向，不断摸索高效、可持续的管理模式。通过多方面的努力，确保办公室文书档案管理效率能够进一步提升，进而推动企业全面稳定发展。