探讨如何做好乡镇计划生育档案信息化建设

孙少良

（梨树县双河乡卫生健康服务站，吉林 四平 136517）

随着社会发展、经济进步，人们的日常生活也越发信息化，为适应现代化发展的步伐，乡镇的计划生育服务中心档案管理工作也逐渐应用了信息化技术，加快了计划生育档案管理的数字化、现代化。为提高计划生育档案工作的质量与服务，为计划生育管理和决策提供科学、有效的信息支持，做好乡镇计划生育档案信息化建设极为重要[1-2]。目前信息化环境下，档案管理工作信息化是一大热点，本文对乡镇计划生育档案信息化建设发展进行了综述，以期为研究乡镇计划生育档案物质化管理提供一定的参考价值。

一、乡镇计划生育档案信息化建设的重要性

（一）乡镇计划生育档案信息化建设的内涵

乡镇计划生育档案信息化建设主要是指将目前的档案管理理念与现代信息科技技术手段相结合，完成传统管理方式向新型管理方式的转型，对当今海量人口信息进行有效整理，提高信息管理的质量、效率与利用率[3]。信息化管理的关键时信息技术、信息资源与信息设备，而乡镇计划生育档案信息化建设的本质时通过当前信息管理技术完成现代海量人口信息的整合、分享管理等，有效利用信息技术明确人口资源，提高乡镇计划生育档案工作的质量、效率等。乡镇计划生育档案信息化建设主要内容便是指利用当前的信息技术完成人口的信息采集、存储、筛选、处理、发布与后续管理，让计划生育信息管理任务更有效、高效、科学[4]。

（二）乡镇计划生育档案信息化建设的意义

1.有利于政府掌握人口信息资源。从宏观角度看，完成乡镇计划生育档案信息化建设可帮助政府了解社会各阶层人口的迁徙规律、局部老龄化情况、当地就业情况、人员健康情况与受人情况等，也可更深入了解社会人口配置与文化水平、结构等，为政府在做相关问题决策时提供科学、有效的数据依据，提高政府研究人口问题的科学性[5-6]。另一方面，社会活动中最主要的参与人员便是人口，了解人口信息是了解当地政治、经济、文化等各方面内容的主要手段，了解人口信息对推动社会发展有着重要意义。目前大多计生部门都配备了计算机，基层开展计划生育工作有了一定的物质保障，这也是政府可以第一时间了解相关信息的保障[7]。

2.有利于提升计划生育工作的质量与效率。长期以来，计划生育工作是由行政部门进行管理的，然而改革开放后，计划生育工作量越来越大，开展模式也越来越复杂，面对政府机关对透明度、质量、效率的要求，行政部门面临的挑战越来越大[8]。因此推动计划生育档案信息化建设，提高计划生育档案的合理性与科学性极为重要。对于行政部门工作人员而言，采用信息技术完善计划生育档案工作，可提高自身的工作质量与工作效率，对民众而言，计划生育档案信息化，可有效减少到行政部门办事的时间成本，提高了民众的满意度[9]。计划生育档案信息化可完成相关部门之间的信息交互、信息共享，更有利于各部门沟通、交流，有利于深入计划生育相关工作的进行，为计划生育工作顺利进行提供了科学、有效的数据支持，符合了建设电子政府的要求。

二、乡镇计划生育档案信息化建设的具体措施

（一）建立计划生育档案数据库

政府在具体措施中起着领导者的角色，乡镇计划生育档案信息化建设过程中，需充分利用各部门的优势作用，建立计划生育档案信息数据库，优化工作质量[10]。在计划生育档案信息数据库中，每个人都有唯一的识别标志，在我国该标志可设为居民身份证。各地计划生育部门需保证采集到的计划生育档案信息的准确性，了解其中的各方面资料，并经多方面、反复核实信息准确性后，准确录入到数据库中。在采集信息、录入信息的过程中，要注意信息是否出现反复采集或重复录入，避免造成资源浪费，明确部门相关工作人员的职责，可适当建立合理的惩罚制度，提高工作人员的责任心，也提高工作人员的工作效率，严格把控数据质量，保证采集、审核、录入等档案信息化全过程的高准确度，确保相关信息的完整性。

（二）实现信息数据共享

采用相应的信息技术，可将采集到的计划生育档案资料建设成人口信息系统，有利于后续计划生育工作的顺利进行。比如目前证件办理是采用证件打印模板，相比以往传统的办理证件流程，当前的流程更简便，办证效率更高，比如查询计划生育档案信息，可在档案数据中采取关键词查询，确保了信息的准确性[11-12]。共享信息，可提高相关部门工作人员的工作效率，降低了可避免的工作量，并减少了统计工作中可能出现的误差。

（三）加强信息化队伍建设

计划生育档案信息化需要不断培养、引进专业人员，目前乡镇的计划生育档案管理人员的专业能力较低，尤其是基层人员对信息化了解程度不高，需要加强工作人员的业务能力，尤其是计算机相关软件的操作能力，保证乡镇相关部门工作人员可独立操作所需的软件，加强信息化队伍建设。

三、乡镇计划生育档案信息化建设的必要性

（一）乡镇计划生育档案信息化是必然结果

当前时代科技发展日新月异，若人口计生部门仍采取传统档案管理模式开展工作，其海量的人口数据是工作人员工作量的巨大挑战。采取相应的信息技术，完善乡镇计划生育档案是必然结果，这项措施可有效提高计划生育档案管理工作的服务质量，让民众、工作人员都享受到当前科技为我们带来的便捷服务，有利于计划生育服务中心更好地为民众服务。

（二）传统乡镇计划生育档案管理模式无法满足当前社会发展

我国传统计划生育档案管理模式是工作人员采取手工登记、完成纸质存档，这种管理模式对工作人员的能力、耐心、责任心有着较高的要求，同时耗时极高，且纸质档案无法长期保存，在保存过程中可能出现纸张脆弱、字迹模糊等现象，且在管理过程中，高调用频率对档案的存储也是一种挑战。对于乡镇而言，管理计划生育档案的工作人员调用档案所需时间与精力更高，会降低工作人员的工作积极性[13-14]。计划生育档案信息化可有效提高调用效率，不必担心纸质档案可能存在的档案损坏问题，有效提高工作人员的工作效率与工作积极性。

四、结论

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化与档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。在进行科学化微机管理的当下，寻求新形势下人口与计划生育档案管理工作的新思路、新方式，对强化人口与计划生育档案管理质量、良好实施新时期人口与计划生育工作以及促进经济社会快速发展都可产生积极效应。计划生育档案管理工作历经了由原始的粗劣且简单的手工报表到先进的科学化的电脑操作管理，经过大量有益探索，各部分领导、工作人员从思想根本上意识到了计划生育档案工作的重要性，从上至下实现了计划生育档案工作信息化，有效保障了人口与计划生育工作的有序开展。计划生育档案信息化，相比于传统的管理方案，有着档案调用效率高、工作人员工作效率高、民众办事时间短等多种优势，可为政府对重大问题决策时提供有效的数据依据。

当前部分地区的计划生育服务中心已采取了相应的信息技术，并取得了一定的成果，然而部分乡镇地区在计划生育档案信息化建设方面出现了问题，如系统建设、管理强化方面还有大量值得探讨的地方，管理人员对信息化建设的掌握也十分重要，相应部门应根据各地档案管理现状，加强信息化建设工作指导思路，采取灵活的方式进行分类指导，对工作人员进行技术培训，提高工作效率、提高计划生育档案信息化建设工作的进程。随着国内信息技术普及，乡镇计划生育档案信息化建设也会不断发展，相信未来档案管理体系定会出现突破性发展，满足当前时代的社会发展需求。