事业单位数字化档案管理的现状与对策

李珺娜

（山东省潍坊市奎文区交通运输局，山东 潍坊 261041）

引言

在事业单位管理工作开展期间，档案管理属于十分重要的一方面，其可以对事业单位内部工作环节进行有效调整。自从信息化技术得到了一定的改进和创新以后，事业单位档案管理工作逐渐朝着数字化趋势迈进，虽然事业单位借助计算机网络技术提升了档案管理效率，可是因为受到多项因素的影响，导致信息化数字管理工作依旧有着诸多的问题存在。基于此，就要求事业单位档案管理人员全面了解对档案管理产生影响的相关因素，在此基础上制定完善对策，以此确保事业单位良好运行。

一、事业单位档案管理数字化技术应用必要性

事业单位中的档案管理是比较重要也是很庞大的一个模块，其工作形式的先进性和工作开展的效率性，对于事业单位良好运行具有至关重要的作用。在传统档案管理工作模式的影响下，无论是工作人员的工作能力还是技术使用都具有很明显的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明显的滞后性，同时,也没有相对完善的制度作为支撑。事业单位的档案多以纸质化形式体现，纸质材料的特殊性对于保存方式和保存空间具有很高的需求，使得管理工作开展困难非常大，经常会发生材料丢失、管理混乱、处理麻烦等问题。事业单位的人员构成平均年龄比较大，尤其是很多年纪比较大的工作人员文化程度较低、管理理念落后，同时,针对年纪比较大工作人员的培训非常少，导致档案管理工作的开展所能实现的科学性和先进性非常有限。长此以往，事业单位的档案管理工作会面临很大的问题。而通过当前时代的高速发展，很多年轻群体进入事业单位，使得很多现代化技术得以步入档案管理工作当中，档案管理工作的高效性和先进性具有极大的提升。数字化技术的优势随处可见，其无论对于更新管理理念还是革新管理模式都具有十分突出的作用。数字化技术的引入是时代发展的必然，是事业单位进步的必要途径。

二、事业单位档案管理数字化的现状

（一）对档案数字化没有引起足够重视

基层党委政府的工作重心主要放在经济发展方面，各项工作开展中均重视的是经济利益的提升，在编制经济社会发展规划时也很难把档案管理提上重要日程，加之财力紧张，自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足，在档案数字化数据库建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少甚至没有，很难满足档案数字化的需要。

（二）档案数字化专业人才偏少

从目前情况看，县（市、区）级档案馆人员基本为专职，但年轻同志被借调其他单位工作的情况比较多，剩余人员年龄普遍偏大，人员配备不足；乡镇（街道）、村级档案管理人员多为兼职，且流动频繁、交接手续不完备，导致档案管理混乱；更为普遍的是，大多数基层单位缺乏专业化人才，现有人员对档案数字化专业知识、专业技能掌握不够，这些势必影响档案信息化建设的顺利进行。

（三）档案管理技术和设备较为滞后

当前阶段，应用数字化技术是实施数字化档案管理工作的关键。其中，数字化技术对于档案数字化管理质量以及效果体现有着直接性的影响。从目前工作现状来看，数字化技术应用单位不具备广泛性，大多数事业单位实施档案管理工作期间，采取的技术较为滞后，存在着技术和档案管理工作之间不相符情况。而且应用数字化技术期间所需的费用特别多，事业单位资金较少，无法及时对设备进行更新以及改进，采取的基础设施过于老化，根本不符合当代应用条件，从而影响了数字化档案管理工作效率的提高。从事业单位档案管理实际情况看出，大部分单位依旧以手工检索方式为主，计算机检索处理受到的应用不具备普遍性，这从很大方面上加剧了检索工作量，导致档案管理质量降低。例如，在人事档案信息整理期间，各项单位保存信息期间有着非常大的差别，应用手工检索方式的话不仅会对档案人员带来很大麻烦，而且还不利于档案管理工作良好开展。

（四）档案管理信息化建设落后

在目前信息时代背景下，事业单位的档案信息数量及类型都不断增多，在这种情况下传统的人工档案管理模式已经无法适应实际需求，需要有效开展档案管理信息化建设。然而，目前有些事业单位并未实现档案管理信息化建设，在档案管理工作的开展过程中缺乏对信息技术的有效应用，导致档案管理的信息化无法实现，影响档案管理效率及质量。另外，有些事业单位内虽然开展了档案管理信息化建设，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技术，也就无法充分体现出档案管理信息化建设的价值及意义，所谓的档案信息化管理仍处于形式层面，并未真正发挥出应有的作用，影响事业单位档案信息化建设的结果，最终影响档案管理的效果。

三、事业单位数字化档案管理优化策略

（一）建设数字化档案管理制度

从现阶段事业单位档案管理工作开展的情况来看，应该进一步加强对数字化技术的运用，树立数字化档案建设目标，明确事业单位档案管理未来发展的方向，进而促使档案管理制度建设良好推进。从当前社会发展的趋势来看，数字化技术已经逐步深入到人们生活工作中的各个角落，并且从高效的工作效率和优质的生活水平来看，数字化技术具有不可替代的作用。因此，事业单位应该充分认识到这一社会发展趋势，进而改革优化档案管理工作，将数字化技术有效落实到管理工作当中，促使档案管理工作能够为事业单位未来发展奠定坚实的基础。档案管理制度是管理工作开展的根本依据，事业单位应该着手于建设数字化档案管理制度，以数字化的角度进行工作流程优化，从而切实提升管理工作开展的效率。事业单位管理层应该明确作为领导的责任，主动了解数字化技术的发展情况和具体运用，并积极推动数字化技术落实到档案管理工作当中。有意识地对档案管理工作现状开展调查，投入相应的人力、物力，强化数字化设备建设，完善相应的基础设备体系，为之后的数字化档案管理工作提供充分的支撑。

（二）构建数字化档案管理系统

数字化档案管理系统是开展档案管理工作的有效途径，能够极大程度上保障档案管理工作的效率和质量。因此，事业单位建立健全相应的数字化档案管理系统是非常有必要的，进而提升档案管理工作的效率，尽可能地减少部门之间的矛盾，推动事业单位得以良好运行。构建数字化档案管理系统，促使文件档案能够以电子形式进行管理，极大程度上延长了档案保管的时间，让档案资料的利用价值得以延伸。同时，档案资料从生成开始，到整理、提交、处置、保存这整个流程，都实现了数字化管理，在充分简化管理流程的同时，也极大地减轻了工作人员的工作负担，也为后期档案追踪提供了可供查找的依据。数字化档案管理系统应该包含文件收集、文件存储、文件运用、鉴定处理等，确保每一步档案管理工作都能够实现良好开展，切实保障档案管理工作的有效性。

（三）加速推进“档案快办”服务

档案工作数字化转型要坚持以人民为中心，以优化服务为导向。进一步完善区域档案信息资源互认互信、合作共享机制，深化区域间民生档案一网查档、掌上查档和电子出证，实现跨部门、跨区域、跨层级的数字档案服务。加快区域档案信息资源共享服务平台建设，适应新发展阶段要求，加快推进建立馆室互联互通的区域数字档案管理服务一体化平台，探索大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在档案管理中的应用，推动数字档案馆（室）建设向智慧化方向发展。加大档案数据开放审核力度，加快档案数字资源向部门共享，实现机关、事业单位网上查档“一次不用跑”。

（四）加强专业化档案人才队伍建设

适应新发展阶段档案事业发展新形势，科学合理设置岗位和编制，配齐配强档案队伍，优化档案队伍年龄结构和知识结构，把那些工作能力强、综合素质高、富有创新精神的年轻人才，充实到档案队伍中来，提升档案管理专业化水平。建立健全档案队伍建设的管理机制，把档案队伍建设纳入本地人才队伍建设总体规划，制定完善的用人制度，为现有档案管理人才提供晋升机会，增强人才吸引力。加强档案人员实操培训，开展省、市、县三级培训机制，开展“菜单式”培训，让他们在干中学、学中干，以干代训，以干促培，开阔档案人员视野，快速提升档案队伍技能和工作水平。鼓励档案技术攻关和理论创新，通过推广应用创新成果，不断升级档案收集、保护、利用体系，实现档案数据智能管理、高效利用，为助推经济社会发展提供优质、海量的档案资料支撑。

（五）投入足够的资金，对设备以及技术进行改进和优化

要想促使数字化档案管理工作的良好开展，少不了资金的帮助，从事业单位实际运行现状入手，全面分析以及探究数字化档案技术管理期间存在的各项问题，在这一基础上制定完善的计划，引进新型技术以及设备，为数字化档案管理工作稳定开展奠定坚实的基础。在引进设备期间，工作人员应当明确认识到的是，数字化档案管理基础设备表现为两方面，分别是硬件设备以及软件设备，前者所需的资金较多，要求相关人员做好保养，改善设备性能，而后者是以研发软件为主，注重软件开发期间存在的兼容性现象。在投入资金期间，事业单位提前实施前期预算，提升资金利用率，在此基础上促使事业单位数字化档案管理工作良好开展。

（六）转变事业单位档案内容管理方式

因为目前的事业单位档案管理方式中档案内容无法进行联网更新，基于此，有的违法人员经常利用该项漏洞实施违规行为，使得人事档案的可靠性降低。比如，有的人员为了工资更高一些，随意更改参加工作的时间或者是提升自身受教育程度，此种违规行为难以得到有效的证实。所以，要想对事业单位档案管理内容进行全面管理，就需要增强人员的识别能力，定期检验档案情况，当出现了档案和标准要求不相符现象的话，务必进行严惩。在工作期间还可以构建电子人事档案管理方式，将数字化处理方式落实到纸质档案内，以此达到各部门共享人事档案的目的。在电子事业单位档案内，还应当汇总员工个人信息，提升信息储存和更新水平，以此为事业单位档案数字化管理工作的开展提供一定的帮助。

结束语

通过对事业单位档案管理的了解，在管理过程中，采取数字化技术，对事业单位实现现代化发展具有重要意义。结合当前事业单位档案管理实际，在管理过程中，数字化技术对档案管理工作创新化发展具有直接影响。因此，应立足于事业单位档案管理实际，对数字化技术的应用进行有效分析，推动数字化技术得以良好运用，为档案管理工作奠定基础，切实提升档案管理工作质量，解决传统管理工作模式下产生的负面影响。