浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策

廖雯

（成都公交场站建设发展有限公司，四川 成都 610000）

一、企业文书档案管理的重要意义

（一）企业文书档案管理的重要性

我国各行各业的管理体系日益成熟，各单位的文书档案管理也逐渐显示出其重要的应用价值。事实上，仍然有许多人和企业没有重视文书档案的管理，没有意识到它对企业的真正意义。然而，事实是，优秀的文书档案管理可以极大地促进现代企业规章制度的完善。评价一个企业的业绩和管理能力的主要标准是文书档案的管理是否科学、合理、高效。特别是随着我国社会主义经济体制的逐步完善，对文书档案的管理提出了越来越高的目标。在新时代的发展中，文书档案管理要科学地适应时代的发展。因此，对于文书档案的管理，信息化管理和数字化管理是未来的主要趋势。

（二）文书档案管理的主要意义

档案是经过提炼的文件，他记录了企业发展过程和成就。档案的存在会给企业的历史和发展过程带来最完整、最准确的参考和分析数据。企业要想顺利发展壮大，文书档案管理是最基础的工作。对于企业来说，文书档案的管理要科学规范，这也是评价一个企业业绩和管理能力的主要指标。做好文书档案管理工作，有利于企业高级管理人员及时、清晰地了解本单位的经营情况，可作为经营决策的支撑依据。其次，它可以正确地向相关的社会各界提供单位的各种信息，从而促进企业的进一步发展，同时为企业与其他企业的合作打下坚实的基础。做好文书档案管理工作，要及时更新档案管理的主要思路和理念。对于一些新的管理方法，需要敢于大胆尝试甚至创新，从而全面提升企业整体发展状况和运营成效的完整性和可靠性。

二、文书档案创新发展的积极作用

（一）是企业文书档案管理发展到一定阶段的客观需要

在新的发展形势下，企业文书档案管理正朝着数据化、智能化、精细化的方向发展。显然，传统的文书档案管理模式已经不能满足这些需求。企业只有创新和发展文书档案管理，才能实现文书档案管理的现代化和精细化。此外，在文书档案管理方面，通过创新，可以进一步优化文书档案的工作流程，提高文书档案的效率和质量。因此，推动文书档案管理创新发展，是企业文书档案管理在一定阶段的客观需要，也是保障企业稳定持续发展的客观需要。

（二）能提高企业档案管理队伍的实力水平

在文书档案管理创新发展的背景下，将为员工提供更高的能力要求，在这种情况下，将有利于实现企业档案管理者的转型发展。为了更好地实现文书档案管理的创新发展，企业将更加重视档案管理人员的管理和培训，并将通过各种措施帮助档案管理人员成长和进步。此外，档案管理人员将及时了解工作中的新变化和新要求，并将继续学习和进步，以便更好地完成工作。

三、企业创新文书档案管理工作中遇到的问题探讨

（一）文书档案管理意识仍需提高

企业要做好文书档案管理，实现文书档案管理的创新发展，必须重视文书档案管理。然而，在很多企业中，文书档案管理长期以来并没有得到企业的认可和重视。文书管理的性质不同于企业的其他工作，不能直接为企业创造经济效益。因此，很多企业在发展中往往更侧重于能够直接产生经济效益的工作环节，往往忽视了文书管理。此外，部分企业内部沟通机制不完备，导致各管理部门之间的配合和沟通很少，无助于企业内其他管理部门了解文书档案管理工作，会降低文书档案管理工作的顺畅性和实施效果。

（二）档案管理人员能力水平参差不齐

首先，企业有责任和义务为档案管理者提供完善的培训体系和考核体系，这也是档案管理者应该享有的工作福利和权利。但在文书档案管理的创新发展下，面对工作的变化，企业未能及时完善档案管理的培训和考核，尤其是缺乏信息化相关内容的培训和考核，不利于企业不断提升档案管理者的素质和能力。此外，企业的激励机制仍需完善，否则将无法充分发挥激励效果，调动档案管理者的积极性。其次，在文书档案管理的创新发展下，单纯依靠企业帮助档案管理者实现转型、提升能力显然是不够的，还需要档案管理者自身的自觉和努力。然而，企业中的一些档案管理人员工作意识仍然较差。同时，在一些企业，文书档案管理人员虽然学习了相关知识，但整天忙于工作，没有时间提升自己，不断学习新知识。这就造成了这些文书档案管理人员思想落后，跟不上形势。

（三）信息化文书档案管理建设水平仍有待提高

无论是文书档案管理的精细化发展，还是文书档案管理的创新性发展，都需要信息技术的支撑。因此，企业需要加强信息技术在文书档案管理中的应用，以构建一个完整的文书档案信息管理系统，但显然许多企业仍然没有做好这一点。大多数企业在支持文书档案信息化的硬件和软件方面没有太多问题，主要是因为档案管理系统风险高。很多企业不定期更新、清理垃圾、检查漏洞等。此外，企业档案管理系统的关键级别不够高，使得企业档案管理系统容易受到外部入侵和攻击。

（四）档案管理现代化水平有待提高

在文书档案管理过程中，有效利用现代科学技术有助于引进新技术，提高工作效率。通常纸质档案存放时间较长，但容易变黄，纸质资料在存放过程中受多种因素影响。比如外部环境，所以往往字迹模糊，纸张破损等等。在文档管理现代化的过程中，主要使用数字文档管理系统。数字文档管理系统的应用程序对传统的纸质文档文件进行了改进，可以提高电子文档文件的管理水平，最大限度地满足科技时代的发展需求，保证工作效率的不断提高。当今社会，传统的文件处理方式已经不能满足新时代对归档的要求，传统的文件处理方式在文书档案管理方面效率低下，导致与信息时代对文件管理的要求存在巨大差距。

四、企业创新文书档案管理工作的方法讨论

（一）提高认识和关注

企业要做好文书档案管理的创新发展，必须不断提高全体员工对文书档案管理的认识和重视。因此，作为企业领导，要帮助文书档案管理实现创新发展，就要树立文书档案管理在企业内部的地位和价值，不断提高自己的文书档案管理意识和能力，从而更好地引导企业其他人员参与文书档案建设。此外，企业要不断优化内部沟通机制，加强各管理部门之间的人员交流和信息共享，突破企业内部各管理工作之间的信息壁垒，增强企业内部其他管理部门对文书档案管理的认识，从而促进文书档案管理的发展。

（二）不断提高档案管理队伍的整体素质和工作能力

文书管理的创新发展必须依靠员工的才能，必须保证员工的整体素质和工作能力。为此，企业必须建设一支专业的文书档案管理队伍。首先，根据档案管理创新发展的特点和要求，企业要不断优化内部档案管理培训和考核，通过培训和考核不断提高档案管理者的档案管理意识和能力。此外，企业要为档案管理者提供公平的晋升机会，不断完善激励机制，制定灵活的激励措施来激励档案管理者，从而提高其工作主动性和工作满意度。其次，所有档案管理人员都要在工作中有危机感，努力学习，虚心求教，勤于实践。只有这样，才能不断提高自己的综合能力，帮助企业在文书档案管理的创新发展下，更好地做好档案管理工作。

（三）持续提升企业文书档案管理信息化水平

文档管理信息化发展是企业文档管理发展到一定阶段的必然结果，也是企业实现文档管理创新发展必须具备的能力。这就需要企业提供充足的人力物力来支持文书档案管理的信息化建设，但最关键的还是做好信息化风险防范工作。因此，企业在利用信息技术构建文书档案管理系统后，应定期对管理系统进行更新和检查，及时发现系统中的漏洞和潜在风险，不断提高管理系统的关键安全级别，防止外部入侵和攻击，从而更好地保证系统的稳定性和安全性。

（四）完善制度

企业应成立有配套设施的文书档案管理部门，成立档案管理领导小组。公司负责人为档案领导小组负责人，成员为档案管理的部门负责人、档案管理工作人员。企业内部各相关部门应设置专职和兼职档案管理人员。

制定相关规章制度，增强员工对档案工作的意识和重视，同时将部门的档案管理工作充分分析落实到个人，确保档案管理工作能够按时、优质、高效完成。此外，在文书档案管理中，还可以引入激励机制，在企业中实行优胜劣汰制度，调动员工积极性，并结合企业年终绩效考核和部门绩效考核，对档案管理人员的工作绩效进行评价，充分调动员工的工作热情，使员工有效发挥潜能，将档案管理打造成为企业内部良性竞争机制。

（五）文件与档案工作的联系

文书工作者平时要注意文书的完整性，规定文书的保存格式。其中，电子材料的格式和处理归档所需的格式需要特别注意，必须按规定填写。对于纸质材料，根据需要使用合适的纸和笔，避免不必要的麻烦。另外，在文书办理过程中要尽快办理，收到文件、材料后，要尽快确认、登记、核对。如果在过程中发现文件、材料丢失，应及时通知提交的部门，并发送备份文件。为保证文件的完整性，对领导的重要讲话文件和大型会议材料要及时组织归档。

（六）做好文书工作和档案工作的规范化

档案以文件为基础，文件的质量决定档案管理的质量。进行档案管理的员工要有很强的档案意识，整理、整合工作所需的档案，在办理档案时注意档案管理。进一步提高文件与档案的整合效果。要做到这一点，文书人员必须绝对保证档案的质量。例如：纸张尺寸、书写格式、样式格式的统一和标准化等正式规范禁止使用复印纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等。此外，在打印和更正系统中应有效地收集档案。此外，档案的处理要准确及时，员工在收发文件和档案、查找丢失的档案和资料时要及时记录。尤其是表外材料，主要负责人需要带一些参加会议需要的材料，这些材料要由工作人员按时整理准备。

（七）加强文件和档案的收集

做好文件收集和档案管理，并在此基础上加强文件收集和档案管理。收集文件档案时，要明确收集范围和分类，统一档案介质字迹，规范档案管理使用，保证档案组织形成质量。审核过程必须严格验证数据是否符合标准。对标题创作、文字提取、附件、印刷发行部门、文件选择、出版范围、文号编辑发行、标题字体等作出详细规范。以及员工严格遵守适用的法律法规。除了收集基础信息外，还要利用计算机网络扩大数据收集范围，使其尽快进入网络进行组织，收集尽可能多的有效信息，丰富和拓展管理文书档案的经验。

结语

综上所述，为了达到理想的工作状态，企业必须实施有效的方法。他们在实施文件档案的过程中，需要转变自己的观念和工作方式，通过创新取得进步，提高管理效率，实现文书档案管理的信息化建设。此外，还要采用规范、规范的工作方法，结合各部门之间的联系，协调配合工作，从而提高文书档案的管理水平，促进企业的长远发展。随着档案管理制度的完善，工作人员的业务素质水平不断提高，传统档案管理理念向现代管理体系转变的力度不断增强。只有提升档案管理信息化水平，才能提升整体管理水平，促进档案管理持续稳定发展。