档案信息资源开发利用研究

李文琼

摘 要：本文旨在通过对档案信息资源开发利用的研究，让人们了解档案信息资源开发利用的重要性、现状、现存的主要问题、解决策略及可行性路径，为相关研究提供参考和借鉴。

关键词：档案;信息资源;开发;利用

21世纪是一个世界经济发展迅速的时代，是一个社会走向信息化的时代，科学技术在人们的日常生活中应用广泛，让我们的生活变得更加便捷。我们从使用纸币购物到现在只需要带着手机对着镜头“刷脸 ”付款，从去实体店购物到现在打开手机软件就能在网上购物送货到家，从看病就诊到医院亲自排队挂号等上一天到现在在家打开电脑登录医院的官方网站就能预约挂号……都属于档案信息资源。

从2012年“国家电子档案接收和长期保存系统试点工程”启动工作会议在福建福州召开，到2018年国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》、国家档案局发布数字档案馆系统测试办法，再到2019年国家档案局科技信息系统开始试运行……2020年，国家档案局关于印发《2020年全国档案宣传工作要点》的通知中的第三点提到“要深入挖掘各级档案馆藏档案信息资源，聚焦重要时间节点、聚焦党和国家中心工作做好档案信息资源开发利用，配合做好党史、新中国史、改革开放史宣传教育，广泛开展党性教育、革命传统教育和爱国主义教育，积极主动讲好档案故事，办好各类专题档案展览，推出一批有特色、有影响力的高质量档案文化产品。笔者通过结合人们对开发利用档案信息资源的目的，提出、分析档案信息资源开发利用的重要性，提出现有的问题与不足，并针对问题与不足提出对策与建议，仅供参考。

一、重要性

档案，是信息的载体，是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”，档案信息资源就像土地资源、矿产资源一样，它只是一种资源，只是記载着重要信息的一种载体。开发利用档案信息资源的重要性如下：

1.发挥资源效用

从“甲骨档案”“金文档案”“缣帛档案”“纸质档案”到如今的“电子档案”，档案信息的载体形式各异、形式多样，对待这些载体的档案信息资源，不能仅仅是停留在把档案信息整理存档、保管妥善的层面，应该去开发利用档案信息资源，这样才可以有效提高档案资料的利用率，才能够让档案信息资源充分发挥它应有的作用，而不是让它仅仅成为埋藏在密封袋中或是尘封的电子文件中的一段文字。

2.发挥社会效用

档案重要功能之一是服务社会，档案信息资源的重要作用是发挥社会效用。以笔者所在的大学为例，每一个学生进入大学读书，他来自哪一个地区的哪一所高中，他所拥有的属于自己的独一无二的学号，他所进入到就读的哪个学院、哪个专业，他所被分到这个专业的哪个班级……这一切其实都会被录入到学校的档案里，这个档案里记录着该学生在大学生活的来去与身份。不仅仅是这些，他在课堂上上交的平时作业，他在期末考试中所使用的试卷与答题卡，他在毕业时上交的毕业论文、毕业设计模型等等，这一切也会成为专属于他的档案信息，在他不经意的时候就已经被保存下来存放于学校之中，成为偌大档案信息资源中的一部分。在大学的图书馆中，学生们在哪一天哪一个时间点借阅了哪一本书籍其实也是一种档案信息。这些信息不仅是表明学生们身份的铁证，更是在反映学生们在大学生活中的一点一滴。每一个学生的轨迹都是不一样的，但是同一个阶段的学生们的轨迹一定是有共同点的，而这些共同点就成为了学校、老师们研究这个阶段学生的心理、学习态度等方面的最佳信息。学校整理、保管学生们的档案信息资源，就是为了更好地了解学生，这样才能因材施教，更好地去管理学生。因此，开发利用档案信息资源可以最大限度发挥其社会效用。在学校，可以协助老师们去分析学生们的心理状况、学习状况;在医院，可以协助医生去分析疾病的相关信息，更快找到更好的方法与药物去治疗病人。档案信息不仅仅存在于学校里、医院里，生活之中处处都有档案信息的踪影，如购物广场里顾客们最需求的是什么东西，火车站里乘客们最需求的是哪个时间段的去往哪里的车次等等。正因为如此，我们才应该好好开发利用档案信息资源，发掘其最珍贵的内在价值，更好地服务社会、促进各行各业发展。

3.传承历史文化

档案是记录社会中拥有珍贵价值的信息的重要载体。每一个国家都拥有成千上万的档案，档案里就记载着这个国家的发展轨迹，记载着在这个国家发生的重大事件，这都是非常宝贵的档案信息，这些档案信息不仅可以让后人更加了解自己国家、自己民族的由来，最重要的是让其了解到民族的历史与文化是如何一步步的发展至今的。铭记历史，勿忘国耻，民族精神得以传承，这样人类的历史与文明才可以一直地传承下去，人类社会才可以一直发展下去。

中华民族作为人类历史上唯一没有中断过的文明，从古至今已有五千年的历史，上至远古的三皇五帝，下至近代的辛亥革命。我们中华民族的历史与文化为什么可以流传下来？正是因为档案。如果人们没有把过往发生的重大事情一件件记录下来成为档案并且妥善保管它，那么，我们中华民族的历史与文明早就随着时间的流逝，随着古人们的生老病死消失无踪了。正因为拥有这些珍贵的档案，我们后世的人才能得知什么是“夏商周”，什么是“唐宋元明清”，什么是“辛亥革命”，什么是“抗日战争”。从这些历史档案里，我们后世人才能得知中华民族的发展是多么的不易，才能得知国人为了民族、为了国家是多么的努力与坚强，才能得知什么才是真正的中华文明。如果我们不去开发这些档案信息资源，让它在档案室里无人问津，民族的历史与文化也就会因此尘封。因此，我们要开发利用好档案信息资源，不能让历史被埋没，不能让文明失去传承，让民族的文化与历史能够得以流传，这是我们的责任，也是我们的使命。

二、现存的主要问题

1.档案信息资源开发利用意识不强

虽然人们脑海里已经有了“档案管理”“档案开发”和“档案利用”这些概念，也已经有了简单的对档案信息资源进行开发和利用的意识，但这些意识其实还只是停留在表面的“我知道有档案信息资源，我知道档案信息资源可以开发和利用”这样的想法上。档案信息资源开发利用是一个全新的领域，大多数人的思想观念仅仅还是停留在接受“档案信息资源”“档案信息资源开发利用”等概念上，仅仅只是接受，没有任何的创新，没有深入去了解档案信息资源到底是什么，也没有主动地想要去开发和利用档案信息资源。

很多单位对于档案信息资源开发利用的重视程度不够，有的甚至认为档案资料就只是存放资料的一种手段，没有必要投入人力、物力进行开发利用，在档案信息资源开发利用方面的积极性不高。时至今日，仍有很多人的思想观念仍然停留在把重大的事情记录成为档案，把档案妥善保管好，然后这件事这样就算是“完成”了。人们的思想观念影响着人们的行为处事，在一个单位里，如果大家都是这么想，那么他们就会这么做，把重要的事情记录成为档案，档案密封起来置之高阁，需要上交的档案信息就认真对待，不需要上交的档案信息就随意放置甚至粗暴销毁。

人们要是一直保持着停滞不前的思想观念，觉得档案信息只要记录好了、保管好了就万事大吉，档案信息资源的开发和利用是无法很好发展起来的。所以，笔者认为档案信息资源开发利用现存的主要问题之一就是人们对于档案信息资源开发利用的意识不强，仅仅还是停留在接受新领域的表面上，并没有主动地、深入地去探索档案信息资源可以如何被开发以及利用，换言之，也就是人们没有具备档案信息资源进行开发利用并且让其为自己所用、为社会所用的意识。

2.档案信息资源管理难度大

档案信息资源开发利用能够成为一个被人们所研究的领域，自然说明它有独到之处，而在其中，档案信息资源作为主体，自然也有其独有的特点。档案信息资源最主要、最显而易见的特点就是其信息量是非常巨大的。

第一，档案的信息量大，涉及的样式多，涉及到的方面广，整理、分类它们就已经是一个非常繁琐的问题。整理、分类之后，对其进行保存期限的评估、密级的评估等工作又是一个专业人员才能解决的难题。以高校图书馆为例，每一个高校图书馆都保存着林林总总的关于学校发展、学生发展、老师就职等等的档案，一所高校基本有两万名学生、几千名老师，档案的信息量可想而知是非常大的，整理、分类工作已经是非常的艰巨。而与此同时，由于缺乏专业人员的鉴定，无法确定哪些具有保存价值，不能正确评估出档案资料的保存年限，这样就会造成图书馆档案不断膨胀，将所有的档案长期存放在一起，未顾及档案的翔实、真伪程度和价值大小。存在专业的人员有限、档案信息量大、整理分类工作困难、档案信息价值不能得到正确评估、图书馆内档案数量不断增加等等，均为档案信息资源管理面临的事实问题。

第二，档案信息资源的管理难度大。首先，档案的信息量大，导致整理、分类的工作困难，管理的难度本来就大，管理人员还需要对档案信息进行评估、加工等工作，这对管理人员的要求也是非常高的，而专业人员又是有限的，管理难度也因此增加。如果档案信息资源不能得到很好的管理，没有正确的整理与分类，档案信息资源查询起来简直是天方夜谭，就像是从海底捞针，又何谈将其用来开发与利用呢？其次，如果没有专业人员正确的评估与加工，很多有价值的信息可能都会被埋没，而很多重复或者是废弃的档案信息可能就会出现在人们眼前，这就增加了档案信息资源开发利用的难度了。

三、问题对策及可行性路径

1.完善制度建设

档案信息资源开发利用是一个新的领域，现有的国家政策给予这个领域一定的保障与基础性的一些工作管理，但仅仅只是这一些国家政策是不足够的。政府应该更多去关注档案信息资源可以被开发、利用和应用到哪一些的社会领域之中，针对这些社会领域的特点发布关于在这些领域中档案信息资源开发利用的相关规定以及管理办法等等。2008年发布的《高等学校档案管理办法》、2012年发布的《电影艺术档案管理规定》都是很好的例子。但各项政策还需与时俱进，才能适应新时期社会对档案信息资源的新需求。比如，管理办法与管理规定需要得到加强与完善，才能适应迅速发展的科学技术趋势，跟上纸质档案与电子档案并行的时代，电子档案的开发利用、管理是需要国家政策来引导与制约的，这就涉及到信息系统的领域，这些都需要国家政策来引导与约束，需要国家政策的完善。

2.加大档案信息资源开发利用的宣传力度

首先，思想观念对档案信息资源开发利用的影响是非常重大的，人们的思想观念一直在影响着档案信息资源开发利用的这个领域的发展。其次，人们对档案信息资源开发利用的意识不强。针对这些问题，我们最有效的措施就是加大档案信息资源开发利用的宣传力度。当一部电影还未上映的时候，投资电影的公司就已经会为它进行电视广告的宣传，而拍摄电影的演员也会发微博、上综艺节目以此来宣传这部电影，让这部电影的名字频频出现在观众的眼前，让观众对这部电影产生兴趣，从而达到宣传的目的。档案信息资源也是如此，它就像是一部正在上映的電影，我们要去宣传他，如高校可以举办档案信息资源开发利用的相关讲座等等，让更多的人了解到档案到底是什么，让更多的人去了解档案信息资源的重要性，让更多的人知道档案信息资源是可以被开发、利用的，它与我们的生活是息息相关的，从而达到宣传的目的，增强人们对档案信息资源开发利用的意识。

3.提高管理人员的专业素质及信息化水平

档案信息资源的管理难度大，对管理人员的素质水平要求高，可想而知，最简单、最有效的措施就是提高管理人员的专业素质及信息化水平。档案信息资源量大，整理、归类起来需要大量的时间以及精力，对档案信息进行价值评估与保存也需要极高的专业素质。首先，就是要提高管理人员的专业素质，比如，让拥有高水平、专业素质的管理人员定期在网上开展关于档案信息资源管理、开发利用的相关讲座、定期对档案信息资源管理人员进行系统性的培训等;其次，我们应该提高信息化水平。在档案信息资源开发利用中加大智能化管理，不仅能降低档案管理人员的工作压力，还能提高档案信息的开发与传播速率。比如，政府或者研发公司开发一些专用于档案信息资源管理的系统投入社会应用，这样不仅整理、查询的工作变得更加便捷，档案信息资源开发利用的工作也能够变得更加的简单。

四、结语

总而言之，国家与地方政府应该携手完善制度建设，加大档案信息资源开发利用的宣传力度，同时提高管理人员的专业素质与信息化水平，才能有效开发好、利用好档案信息资源，实现档案信息资源的价值，让档案更好地服务人民、服务社会、服务发展。

参考文献：

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[3]李 霞.档案信息资源的开发利用研究[J].办公室业务，2017

[4]张卫华.高校图书馆档案信息资源开发利用研究[J].档案管理，2015

[5]张 妍.档案信息资源开发利用分析[J].新丝路中旬，2019

（作者单位：福建省泉州经贸职业技术学院）