浅谈如何更加科学的管理人事档案

吴建清

（蓬莱计划生育协会，山东 蓬莱 265600）

一、前言

人事档案是每一个人在社会上行动轨迹的一个缩影。人事档案直接反应了人员的家庭背景、学历、社会工作经验、专业资格等等人事内容。如何更好地提高事业单位发展水平是极为重要得到，因此，在此篇文章当中，主要针对事业单位发展进行全面的分析，希望为发展带来一定的帮助，奠定良好的基础。

二、人事档案的特征

（一）立档单位的统一性

人事档案材料是干部本人成长、发展的历史缩影,它真实客观地反映了干部的本来面貌,虽然每个人的成长不尽相同,但是人事档案材料围绕他的成长经历所收集的内容基本相似，有许多共性的东西,因此,人事档案的立卷.分类是统一的.一致的,每卷人事档案实体部分都分成十大类:履历类;自传类;鉴定,考核.考察类;学历、学位、培训、职称类;政审类;参加党团类;奖励类;党内外处分类;工资.任免、录用、出国类;其他(可供组织上参考的)类。

（二）材料的分散性

1.人事档案材料收集规定了人事档案材料的分散性。人事档案的材料内容大部分是由组织人事部门形成的，也有其它各级部门形成的材料,比如奖励材料,既有本单位的先进奖励材料,也有省级国家的先进奖励材料,人事档案材料产生面广而杂,材料形成单位不统一。

2.人事档案管理体制造成了人事档案材料形成的分散性。人事档案是组织人事部门知人善任的重要依据,必须在直接观察了解一个人现实表现的同时，查阅人事档案,系统了解一个人过去的经历和工作情况。只有全面、历史的了解个人,才能科学用人，防止出现擅长科研却要他做管理,擅长管理却要他做学问的任所非学的问题。同时人事档案也是组织人事部门落实待遇、澄清问题的重要凭证。

三、科学的管理人事档案目的

（一）变被动性服务为主动型服务

1.要树立服务观念,增强服务意识,档案工作者要有强烈的事业心和责任感，时刻牢记党的宗旨,树立全心全意为人民服务的思想,做好人事档案材料的收集、鉴别.整理和人事档案的管理工作；

2.行动上要主动。不仅要注意收集已产生的材料,还要根据每个阶段的需要,适时补充一些新的材料；

3.方法上要改进。要改进传统的材料收集、档案管理、档案利用方式,将人事档案信息库变为党组织发现培养选拔使用干部的人才信息库。

4.措施要切实可行。要经常了解和掌握形成人事档案的信息来源,注意沟通信息渠道，建立健全干部人事档案信息交换联系制度,形成干部人事档案材料收集网络,以提高人事档案信息资源的利用率。

（二）变“死”档案为“活”档案

1.破除传统观念的束缚,全面理解人事档案的价值；

2.历史的、全面的、发展的观点看干部,不能因一时一事的某些枝节问题而“一叶障目,不见泰山”；

3.在科学、审慎、求实的原则下,多渠道、多形式地向组织人事部广]提供在社会建设中具有典型意义的各类人才代表的档案信息,为使用好干部提供依据。

四、存在的欠缺

（一）人事档案工作者不重视该项工作

由于单位内部人事档案管理工作当中，工作人员对该工作项目的重视程度有很大的欠缺和不足，导致对人事档案管理造成了很严重的影响，且对单位的发展都会带来不好的倾向。由于国家越来越重视对单位内部体制的规划和建设，强调从各个途径和方向加强对单位的监督和管理，因此，通过加强对管理工作人员的培养和教育，从根本上符合国家发展的潮流和趋势，满足国家对单位发展的计划和需求，使得单位在发展时及时地跟上我国国家的经济计划变化，促进事业单位的发展，这对于单位内部人事档案的管理科学性的提高是根本性的。但是在的发展过程中，很多人都没有真正地意识到国家重视此方面的原因，没有从战略层面深挖加强人事档案管理的重要性，导致部分单位在发展时有很多的漏洞和疏忽。除此之外，在管理过程中，很多工作人员对于一些基本的个人信息不重视，导致信息的存在和录入有着极大的偏差，甚至对于很多关键的信息都有偏差，导致很多工作变得越来越困难，由于这种细微的疏忽越来越多，逐渐积累就变成了很严重的问题。当前背景下人事档案管理规章制度不够完善，缺乏体系化的工作，而规章制度的不完善将导致工作过程中出现各类问题，不能将按照规章制度将责任追究到个人，使得工作人员存在着消极怠工的情绪，不将工作落到实际，人浮于事，极容易导致各类错误出现。一个整体性的工作，任意环节出现问题，都会对工作的质量产生不利的影响，因此，工作单位要重视方法的健全完善。

（二）单位人事档案管理制度不健全

制度的缺乏导致工作流程较为混乱，各个环节之间的连接性较低，部门之间的沟通不足、信息共享工作不到位等情况会对工作和应用过程中存在的动态变化情况造成重大影响。人事档案管理工作主要的工作内容是整理人员信息，完善信息内容，准确地将信息进行录入，形成科学规范的档案编制，方便后续查找与修改，并且完好地保存档案的初始版本。所有的工作内容都很繁杂，但工作内容缺少技术性、挑战性，更加缺少不可替代性。这就直接导致工作成效无法明显体现。工作成效不能够明显体现，管理机制作用不能完全发挥，导致很多人事档案管理工作处于被动状态。现在档案册不是放在柜子里一动不动。单位内部日常工作中有很多事项甚至个人的社会活动都需要从档案中提取资料，同时单位内部与外部人才流动也越来越频繁，档案在单位内部与外部之间的流转也越来越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。档案资料流转要不就是自主性大，要不就是审批繁复影响效率，以及档案资料涉及的多个部门之间不能有机协调。

五、推动相互融合的作用及主要方案

（一）健全对应的规章制度

1.完善档案管理制度

要想更好的保障单位人事档案管理有高水平的发展，必须加强对规章制度的制定，只有具体详细的制度，使得每一项工作科学合理，在单位内部形成一揽子计划，配备专业的技术人员、记录设备，对每一次工作做好计划，对工作做好保障，对每一个工作环节不断的严格要求，保障事业单位的稳定发展，使得工作变得越来越完善和可靠，不会因为细小的错误而酿成大错，为单位的发展奠定良好的基础。除此之外，工作人员要加强自身的职业素养，保障自身有良好的高尚的道德，为单位的发展而工作，保障工作流程符合自己的职业操守。任何人都要对自己的工作负责，如果连自己都不保护自己的工作，将会为自己的工作带来严重的影响。

2.健全质量监管规章制度，加大监管力度

事业单位应当根据国家对于工作方式的管理管理规章制度，根据事业单位档案管理的基本情况进行整改，创设出更加符合工作管理规章制度，培养专业的方式人事档案管理工作团队，严格把控人事档案管理质量。另外，也应当对档案信息的录入质量的情况有着实时动态的监督，及时让各管理部门及时让的质量管理部门对该进行评估，发现的各类问题都要及时采取措施及对其解决，有效的保障的质量，实现建设的规范性。单位也要建立健全工作的规章制度，形成更加体系化的监管工作。在进行规章制度建立过程中，一方面，结合具体工作中单位自身工作开展情况，创造出更加符合具体工作中单位自身的规章制度，为功利开展提供制度保障。另外，也要加大问责力度，对考核结果较差的新人，采取一定的处罚措施，对成绩较为优秀的，给予奖励，不断激发新认真参与工作的积极性。对在工作中存在违法违规现象的工作人员给予严厉惩治，警示其他工作人员。针对人事档案管理工作过程中存在的各类问题及时分析，将问题妥善解决，总结工作中存在的不足之处，为下一步工作的顺利开展内容做好保障，使得单位获得更加优质的发展。

（二）做好人员培训工作

在今后的人才培养过程中，各建设中团队一方面可以加强对工作人员理论知识培训和技术培训，使得工作人员对人事档案工作的工作流程以及工作过程中的注意事项，有一个更加全面的认知，避免在工作过程中出现一些低级的质量问题。而且加强对工作人员的技能培训可使得工作人员的理论知识与工作进程有更加密切的结合符合人事档案管理的标准，而且对团队合理应对工作中的突发状况也有一定的帮助作用。在发展过程当中，人事档案科学管理之间的关系有着密切的联系，相互作用，相辅相成，对单位的发展有着极其重要的作用。通过这样的方式减少事业单位在发展过程当中可能存在一些问题，对单位发展来说十分重要。对此，重视对有关专业人员的引进，通过多种方式提升人事档案人员的素质，提高具体的工作效率，对信息技术有效应用，为人事档案科学管理质量提升数据支持。单位都应当注重人事档案管理工作，培养培训工作人员，不断提高工作人员业务水平，才能让人事档案管理工作水平得以提高。例如，档案材料的收集、归档、鉴别需要规范化，只有规范工作流程，才能提高工作内容的质量，否则档案信息根本无法准确地表达人事信息，或者档案内容过于繁杂，并不能精练的表达人事信息，这些信息的表达要通过提高工作人员业务水平，才能得到新的提升。

（三）更新迭代管理设施

人事档案需要常年存放，这需要人事档案管理的设备不断的更新。主要从以下几个方面考虑：

人事档案管理设备需要做到防火、防潮、防蟲，避免人事档案信息受到不必要的损塞；

人事档案管理设备需要做到防尘，保证人事档案信息的完好性;再者，人事档案管理设备需要多空间进行组合，档案室、阅览室、办公室要有所区隔，最好是相对独立的空间，保障人事档案信息不会遭到人为破坏，最大程度的保障人事档案管理信息的完整性；

人事档案管理信息需要多个维度信息录入，不仅是电脑打字的录入，也需要照片、扫描等方式进行信息的录入，这样才能完善信息的全面性与准确性，此时，就需要人事档案管理设备进行更新，建立现代化办公体系，全力保障人事档案管理工作的顺利进行。

六、结束语

根据文章当中所分析的，事业单位在发展过程当中主要的特点以及发展的问题，可以很明显地看出，尽管当中仍然有一些问题，但是在之后的发展过程当中，并不是难以解决的，提出解决方案，还是极大的促进事业单位发展的能力，所以在发展过程当中，还需要进行不断的改进，保障事业单位发展有着新的动力，促进事业单位发展，获得更加良好的前景。