浅谈如何提高财务档案管理水平

王海英

（吉林省四平市十家堡镇三家子卫生院，吉林 四平 136000）

财务档案包括企业经营过程中的各种财务报表和各种经济合同等财务资料。一般由企业财务部档案管理员进行整理归档。企业事业单位财务档案中收集和记录的财务报表及相关财务信息，能够直观地反映企业事业单位的经济指标，对企业事业单位的健康发展起到重要作用。随着现代社会的不断进步和科学技术的飞速发展，它已经逐渐进入了信息时代。各地企事业单位高度重视信息的收集和整理。财务档案是企业日常生产经营过程中一切经济活动的信息载体。在条件允许的情况下，应尽可能地加以改进，从而更有利于企事业单位更好地利用财务档案，提高工作效率，从而为企事业单位的长期稳定发展打下基础。

一、企业财务档案管理工作的意义

企业财务档案的管理直接影响到企业的建设和发展，主要包括：第一，对于企业来说，财务档案包括企业日常支出的财务信息。通过对财务信息的重新整理，财务档案管理人员可以为企业未来的发展提供理论依据，为企业管理的改进措施提供一些参考建议。同时，企业需要创新，必须得到相关财务档案信息的支持。金融档案信息化已成为创新的关键。其次，企业财务档案作为凭证的一种，包含了企业各项财务收支信息的凭证，可以证明过去发生的财务事项在关键时刻对凭证价值起到重要作用。

二、财务档案管理工作中的主要问题

（一）工作制度有待完善

在现代财务管理理论的影响下，财务档案管理工作的受重视程度已经得到了较大提升，但针对财务档案管理的相关工作制度建设，却仍然处于相对滞后的状态，并未能够形成统一的管理标准，而在缺少统一制度标准作为基础支撑的情况下，财务档案管理工作的有效性自然也会受到直接影响。例如在财务档案的收集阶段，由于很多业务人员的财务档案管理意识尚比较薄弱，未能清楚认识到自身在提交档案资料、财务信息等方面的责任义务，因此常常会出现各部门数据难以共享、财务档案收集难度较大的问题。而在档案整理归档阶段，相关财务档案管理制度的缺失，则会使财务档案分类、组卷、排列及目标编制的规范性大大下降，并导致财务档案存放混乱、丢失等问题。

（二）会计档案管理技术水平相对偏低，限制了会计档案管理效率的提升

相关数据显示，目前在企业会计档案管理工作开展过程中，我国部分企业所应用的管理技术相对较为落后。在日常管理工作中，企业会计档案管理工作人员往往难以实现档案管理工作效率的提升与优化，从而导致档案信息数据更新存在滞后问题，不利于档案管理水平的有效提升与合理发展，对于企业会计档案管理工作综合质量的提升造成了极为不利的影响。与此同时，大量研究表明，一方面由于管理技术存在一定滞后性，相关管理人员往往难以有效实现对档案数据信息的合理查询与有效更新，不利于管理工作综合质量的合理完善，对于管理工作水平的提升造成了极为不利的影响；另一方面在传统人工档案管理模式下，档案管理工作往往会受到档案管理工作人员个人精力与主观情感等多种因素的影响与限制，从而导致管理工作存在一定的局限性。从全局角度来看，这一问题的存在往往会对档案管理工作的能力造成一定影响。目前，随着我国企业的不断发展，档案数据量逐渐增加，因此，传统的人工档案管理模式往往已经无法实现现阶段我国企业财务档案管理需求的合理满足。

（三）企业财务档案管理人员业务水平不高

在很多企业中，并不是由专业人员负责财务档案管理，甚至很多财务档案管理人员是聘用制员工或老员工，缺乏基本的计算机基础、财务档案管理基础以及职业责任心，导致在进行档案管理时经常出现问题。现阶段企业也在积极改革人事制度，大多存在较为频繁的人员变动，想要将具备相应素质的人员调转到财务档案管理工作中具有较大难度。财务档案管理工作对管理人员的专业素质具有较高要求，不但需要具备较强的财务知识，还需要掌握档案管理知识和计算机知识。现阶段企业培养这种全方位素质型人才的力度还不够，管理人员专业知识存在较大的差异性，对顺利开展财务档案信息化管理工作产生不良影响。

（四）企业财务档案保密性较差

企业财务档案中的许多数据是企业内部的核心数据。有些数据需要高度保密，这涉及到公司的核心财务机密。因此，防止不法分子利用企业财务数据进行一些损害企业利益、影响企业形象的违法行为，防止企业机密文件和数据的丢失非常重要。随着信息技术的发展，企业财务档案数据可以更加方便地存储和使用，但信息技术手段的改进也会增加数据被盗和泄露的风险。因此，有必要培养财务档案管理人员保存企业财务档案数据的意识和习惯，提高财务档案数据的可靠性；同时，要借助企业财务档案管理，保护重要的商业秘密。企业财务管理人员还应借助《企业财务档案保密程序》，做好企业财务档案数据信息的保密工作。否则，一旦企业财务档案数据和信息发生丢失、遗漏和被盗，将给企业造成不可估量的巨大损失。

三、企事业单位财务档案管理完善策略

（一）对于财务档案管理工作要提高认识

这个问题需要企事业单位更加重视并尽快解决，这需要对企事业单位档案管理工作的管理者进行财务档案管理工作重要性的宣传，让其自身的认识得以提高，让其可以真正地认识到财务档案管理工作的重要作用，在日常工作中可以对于财务档案管理工作的开展进行更为积极主动的支持。二是，提高单位财务档案管理工作人员的认识。企事业单位的财务档案管理工作人员要对自身的工作重要性有足够的认识，并要在平时的实际工作中对自身的工作做到认真负责，将自身的工作能力和综合能力不断提高，从而可以更出色地做好企事业单位的财务档案管理工作。要定期的对于企事业单位财务档案管理的工作人员进行相关的专业知识培训，尽可能地将企事业单位的财务档案管理人员的档案管理水平进行提高，提高自身工作效率，减少工作中出现的失误。

（二）重视专业人才培养

档案管理人员作为财务档案管理工作的执行者，其业务能力、专业水平、职业道德素养都会对财务档案管理的有效性产生直接影响，在当前专业财务档案管理人才相对较少的情况下，要想保证财务档案管理工作的有效开展，同样还需通过相关培训教育工作来对专业人才进行培养。在业务能力方面，由于财务档案管理具有很强的复杂性，因此为保证财务档案管理人员提升业务能力，还需依托完善的工作制度组织常态化的培训活动，组织财务档案管理人员对档案资料分类、凭证管理、合同档案管理、档案室环境控制等方面的制度要求展开学习，以保证所有财务档案管理人员都能够准确理解工作制度要求，并在实际工作中将制度要求严格落实到位。同时，针对财务档案管理的特点，还要注意将财务会计方面的专业知识纳入培训内容中来，为财务档案管理人员提供学习财务会计专业基础知识的机会，使其能够更好地适应财务档案管理工作。而从职业道德素养的角度来看，则需要加强对财务档案管理人员的思想教育，高度强调财务档案管理工作的重要性，明确财务档案管理在财务管理决策乃至整个企业发展方面的关键性作用，以帮助财务档案管理人员树立正确的职业道德观念与工作责任意识，使其能够以更加积极、认真、负责的态度参与到实际工作中来。

（三）做好企业财务档案保密工作

在信息时代，企业财务档案的信息化建设是企业管理的重点工作，企业财务档案的保密性非常重要。然而，网络环境的开放性对企业财务档案的保密性提出了挑战。为有效避免存在的问题，企业财务档案管理人员需要不断增强保密意识，掌握企业财务档案管理的全过程，充分发挥自身工作优势，提高企业财务档案管理质量，然后在企业内部各部门实施企业财务管理信息化，在保证企业财务档案安全保密的前提下，确保企业管理的顺利开展。

（四）加快工作制度建设

面对财务档案管理缺乏规范性，也要从财务档案管理相关工作制度建设入手，明确档案资料收集、归档、整理的工作要求，从而为详细工作的有效实施提供详细的标准和规范。例如，在档案分类管理方面，财务档案应明确分为凭证（如原始凭证、记账凭证及其他会计凭证）、账簿（如总账、明细账、日记账及各种辅助账簿）、报表（如月度、季度、年度、年度等），年度会计报告、财务分析和管理报告以及专项报告）、合同文件、财务人员档案、税务数据、银行数据等类别，便于对复杂的财务文件进行准确分类。在归档管理方面，需要在档案管理体系中明确归档顺序和归档内容要求，如封面信息（如单位、月份、名称、卷号等）、审核标准、登记归档时间等归档要求，这也需要在相关系统中详细描述。此外，在归档阶段，如果是纸质财务文件，则应根据文件碎片化程度和访问频率，在系统中区分不同归档方式（如书籍类型和活页类型）的适用条件。

（五）对基础设施建设进行完善

财务档案管理信息化基础设施建设主要包括软件环境建设、硬件环境以及网络环境。软件基础设施在实现财务档案管理信息化的过程中处于重要地位，是有效传输、共享、交换财务档案的基础，所以，企业应该根据自身的实际状况对财务档案信息管理系统进行定制，在这个过程中需要与专业的财务档案信息管理系统开发企业合作，从而降低系统使用过程中的风险。除了加强软件基础设施建设外，企业想要加强财务档案管理信息化建设，还必须做好相关硬件设施的配备和更新，不断提高档案管理信息化水平。另外，应该对财务档案信息网络进行完善，实现各项工作网络化，更加充分地利用财务档案信息。

四、结论

综上所述，企事业单位的财务档案管理工作具有十分重要的作用，但是在日常的实际工作中也有一些问题存在，这就要求企事业单位的财务档案管理工作人员需要更加努力，提高所收集录入的财务档案资料的真实性和可靠性，对企事业单位财务管理工作有足够的重视，有针对性地制定相关政策，更好地提升财务档案管理工作人员的专业水平，建立健全企事业单位的内部档案管理信息化平台，最大限度地保障日常的财务档案管理工作可以顺利进行，保障企事业单位的平稳健康发展，进而更好地推动我国企事业单位的财务档案管理可以向规范化便捷化、高质量的方向发展。