行政事业单位人事档案管理的创新思路与实践路径

姜云鹏

（东丰县公务用车管理服务中心，吉林 辽源 136300）

对于行政事业单位管理工作来说，人事档案管理工作一直都是行政机关中十分重要的一个工作内容。但当今社会，随着社会主义市场经济发展以及社会管理水平的不断进步，导致了行政事业单位内档案保管工作内容越来越复杂，管理的相关事务也日益增多，对管理者也提出了更高的要求。如果当前的行政事业单位的档案管理工作继续墨守成规，沿用传统的管理模式和手段，长此以往无法适应社会发展的新要求，也会影响事业单位的整体工作效果，最终被社会所淘汰。所以，档案管理工作的改革势在必行，行政单位必须总结利用最新的科学管理方法和技术，在行政事业单位内部开展档案管理工作的改革活动，逐步提高管理人员的工作能力，促进行政事业单位管理人员观念的转变，以促使行政事业单位工作效率与管理水平紧跟新时代的发展要求，以适应我国市场经济快速发展的需要。

一、加强行政事业单位档案管理工作的重要性

档案管理工作是行政事业单位当中最基本的工作环节，它既可以汇总和梳理各级机关和单位的基本信息，以体现我国的经济社会发展情况和发展水平，同时也为日后政府信息系统调用和个人信息处理提供了有效保证。随着信息化社会的日益发展，提升档案管理工作质量也已变成了一个十分关键的工作内容，也同时受到了社会各界的普遍重视。其重要性反映在如下多个方面：

首先，实现档案管理科学化是信息化社会发展的必然需求，随着我国经济社会的日益发展，整个经济社会所产生的信息量也愈来愈大，而人类的生存方式和工作方法也出现了巨大的变革，有太多的历史信息要被人们记忆和整理，而传统的档案保管工作方法已慢慢被时间所淘汰，已经不可以满足高速发展的社会经济节奏，所以必须要做到档案保管的系统化，网络化和规范化，要适应信息时代的发展，不断提高档案保管技术水平。

其次，提高单位档案管理质量是行政事业单位工作顺利开展的有效保证，单位档案管理工作是一个事业单位正常发展的主要历史载体，包含着此单位在过去时期内的发展历史，是单位管理层对实际工作情况的有效记载，通过查询单位档案，人们既可以了解到单位的基本状况和运营管理情况，也能够根据单位实际状况合理地调整发展战略，同时，人们还能够在档案中发现优秀人才，以便逐步实现这些人员的社会价值，进而提高了人员选拔效益。

二、行政事业单位档案管理工作现状

（一）重视程度不足

当前不少行政事业单位都轻视了对人事档案科学管理的重要意义，对人力资源管理规范化的价值评估标准产生了误解，对规范化档案管理重要性也缺乏了全面而客观的认识。认为对档案的管理记录并无法帮助提高经济效益，同时需要对档案的保管工作注入必要的经营资本，这对行政事业单位财务上的投资使用是一种浪费，也增加了行政事业单位的经营成本。在此情况下，人事档案管理工作从人力、物资、财务上都得不到有力保障，行政事业单位在具体工作过程中也没有严格贯彻落实国家关于人事档案管理的相关规定和制度，无法发挥档案管理在人事调动、人才选拔等方面的优势。

（二）管理制度不完善

人事档案管理作为行政事业单位的一项重点工作，管理制度是提高其开展服务质量工作的重要基础，也是提高行政事业单位对人事档案管理工作重视程度的重要保证。档案管理的实际工作流程中，它所依赖的工作机制仍然没有完善，对于工作中的很多细节也没有一套完整的规章制度。相关制度的不完善导致档案管理人员在工作过程中没有可以参考的指导文件，遇到问题时只能凭借自身的工作经验和行为习惯来进行处理，这样极易造成管理工作的失误。同时，在行政事业单位的日常工作中也没有完全遵守和执行档案管理制度，大部分时间这些制度形同虚设，继而影响到整个档案管理工作的整体质量。

（三）硬件设施欠缺

人事档案管理工作流程中，重点工作内容之一就是对有关人员的个人信息档案进行保管，做这一工作不仅需要专门的技术人员，同时还必须具备相应硬件设备。部分政府事业单位并不能及时为人事档案管理配置相关的硬件设备和软件设施，在互联网等信息化管理建设理论与方法上也出现了不少问题，在管理中缺乏系统化与整体性，致使信息资源存储过程缺乏规律性，在一定程度上影响了档案管理效果。例如设备配备不到位，设备系统软件更新不及时等情况都会降低档案管理工作的有效性。

（四）工作方式和管理监督不到位

行政事业单位所需要处理的工作内容往往是非常复杂的，在工作过程中管理人员需要充分考虑不同因素对档案管理效果的影响。档案资料具有种类多样，繁琐重复的特点,在归纳处理过程中要严格地对归档类别进行划分区别，以避免各种资料间的交叉混淆，并对归档内容进行不断的核对，以保证归档内容和政府登记内容的保持一致。由于当前的档案管理工作方法比较落后，极易导致资料歪曲、遗忘和损失。

另外，领导人员对于档案管理人员的工作监管不到位，对于工作中出现的问题也不够重视，导致档案管理人员的工作积极性不高，工作中相对被动和机械。而由于缺少监督和有效的约束机制，工作中一旦发生了失误往往会造成工作人员之间互相推诿的情况，极大影响了档案管理工作的质量。此外，由于不同的档案资料其重要性也有所不同，其被调取的次数和利用率就不同。在对档案的调取过程中，行政管理部门也缺少对该环节的记录监督管理工作，因此造成了资料在借阅流程中的遗漏与缺失。所以，事业单位一定要注意档案管理工作的质量，并创新管理工作方式，以进一步提高管理效率，推动现代化档案管理工作的全面发展。

（五）缺少专业的管理人才

档案管理要求工作人员具有极强的专业能力和专业素养，这样才能够应对档案管理工作当中出现的复杂情况。但目前，行政事业单位从事档案管理的工作人员中，许多档案管理人员并不具备这样的专业知识水平和职业素养。同时，档案管理工作者又常常是由其他部门的工作人员来兼任，从根本上对档案管理工作也就无法倾注所有的时间和精力去进行了。行政事业单位无法科学性、规范化的贯彻档案管理意识和方式，对引入的信息化管理手段也未能予以足够的关注，从而导致了档案管理工作无法有序、合理地进行。

三、人事档案管理的创新思路与实践路径

（一）建立健全管理和监督制度

对所有管理工作而言，都需要一定的规章制度做保证，而人事档案管理工作亦不例外。唯有根据实际的档案管理工作内容，构建科学的人员档案管理制度与监督制度，才可以有效促进人员档案管理工作的常态化。在人事档案管理工作中，必须革新管理理念、管理方式和管理工作过程，进一步健全和完善相关的规章制度系统，从宏观层面角度上思考重大问题，全面掌控全局，为各项管理工作的正常进行提供清晰可信的保证，使人事档案保存与管理工作越来越清晰化和规范化。

另外，还要加强监督和绩效评估制度的建立。必须要对档案管理中的资料查阅工作，对文书整理工作和归档保管等工作实施严密的监管。行政事业单位要把档案管理工作纳入年终工作考评之中，并对档案管理工作的结果制定合理的惩罚办法。通过机制的完善与监管，实现事业单位档案管理工作健康有序地进行，进一步提高管理服务质量和管理水平。

（二）构建信息化管理模式

信息时代的主要特点之一便是强大的数据处理，因此实现行政事业单位档案管理工作的不断创新和变革就需要进一步完善数字化管理，以促进政府人事档案工作的信息化发展。在现代化的档案管理工作中，运用信息技术同时建设纸质档案与电子文档的管理系统，在互联网信息技术应用下，同时建设数字文档系统，把纸质文档中的关键信息扫描并记录在数据库中，并设置安全登录系统，对关键电子文档信息限制浏览并进行资格访问设置。同时，还要搞好软件开发与升级，及时发现和修补漏洞问题，加强对于网络硬件的保护措施等工作。通过采用新技术，不但可以提高工作效率，准确、快速地加载人事信息，而且能够实现档案的永久保存，方便后期的文件调用工作。

（三）加强管理人员专业技能培养

高水平的人才队伍可以有效提升行政事业单位档案管理工作的品质与效率。所以，行政事业单位内部的档案管理工作人员必须在管理工作实践中不断加强专业知识训练，以改变传统的档案保管理念和方式，进行理论联系实际，以提高专业知识。同时行政单位要增加对档案管理技术人员培训的时间和资金投入，聘请专门的信息化管理工作专家进行授课和讲座，并引入先进的信息技术和仪器设备，以改进单位内部的硬件系统和软件设备，为工作实施提供有效保证。在培训过程中，档案管理人员要端正态度，充分认识到计算机信息技术在档案管理工作当中的重要作用，并努力学习掌握信息化管理技术，掌握其实际运用的能力。并在实际管理工作中不断实践，及时处理在管理工作中遇到的新问题，并加强与科技人员的交流和互动，推进信息技术在档案管理工作中的应用，提升管理工作的效率和质量。

（四）优化档案管理服务手段，提高档案利用率

就很多地区政府事业单位的档案管理工作情况来说，服务手段仍然比较单纯和落后，在经过工作人员归档整理和保管以后，被调用的频率还是相当低，并不能产生一定的利用价值。所以，必须要进一步健全和完善行政人员档案管理的服务平台，通过运用信息化技术手段，搭建人员云端环境共享服务器，同时赋予人员个人档案管理和检索的账号，并根据人员等级实现档案调取和审查的级别分解，以进一步提升行政事业单位人员财务管理文档的使用率，以便真正地让其实现利用价值。同时行政事业单位人员财务管理要不断完善归档信息服务体系，在需求人员无法调取到所需要的文档时，还需要由管理人员及时加以说明和应答，以便使业务体系更为完善，从而全面提高单位档案的管理水平。最后，单位主管也要加强对单位档案管理工作的关注程度，全面提升单位相应的资金分配和资源配置管理，以便使单位档案管理工作更为顺利地进行。

四、结论

行政事业单位的档案管理工作由于制度不够健全，信息化程度不高，以及管理方式落后等，这些因素都导致了档案管理工作存在许多漏洞，无法满足当前社会发展的需求。面对这种情况，行政事业单位必须要进行工作方式的变革创新，加强对管理人员的技能培养，进一步建立健全单位内部档案管理体系，从而实现档案管理工作的规范化，促进档案管理工作的稳定进步和发展。