试析信息化时代人社档案管理途径

徐伟

（阿拉善左旗人力资源和社会保障综合服务中心，内蒙古 阿拉善盟 750306）

引言：近几年，随着我国社会发展速度的加快，对人社档案管理要求逐渐增多，现阶段，我国在人社档案管理中仍然存在着管理问题，对管理工作产生较大的影响，由此工作人员通过对档案管理问题的深入分析，继而提出合理的管理策略。在此过程中，逐渐提高人社档案管理工作的效率，保证档案的质量，并不断突破传统的管理模式，强化信息化设施的建设，以此充分发挥档案管理优势，推动管理工作的高效开展。

一、信息化时代档案管理意义

现阶段，在我国经济的发展下，对档案管理工作越加重视，不断将其与信息化技术进行充分结合，提高档案管理的时效性，促使其符合我国信息化时代的发展。在档案管理过程中，通常是由工作人员对档案信息进行统一保管，便于各个部门对相关信息内容的查看。同时，在档案信息管理中，工作人员还会将档案的主要信息进行充分记录，继而形成档案管理工作。继而在信息化时代下，档案管理工作也需进行适当的改善，各个方面应当进行不断升级，有效增强整体的管理效率，并提升档案管理的质量。由此在信息化时代下，充分展现出档案管理的重要性，并对其提出更多地要求。通过档案管理工作的全面改善，可有效将数据信息进行充分保管，有效完善档案的管理内容，逐渐丰富档案的管理信息，增加档案的信息资源[1]。同时，在档案管理工作中融入相应的信息技术，可有效为管理工作提供较大的帮助，将档案数据信息统一放置到指定的系统中进行保管，能够充分减轻工作人员的工作量，并确保数据信息的安全，便于相关人员对档案信息资料的快速查询，从而信息化时代下，使档案管理工作水平得到快速提升。

二、当前人力资源与社会保障工作档案管理现状

目前，在人力资源与社会保障工作开展过程中，促使档案资料逐渐增加，为工作人员带来较大的工作量，工作人员需将相关档案信息进行统一整理，并对档案信息进行有效分类，对其进行分别保管。在传统的管理方式下，工作人员通常对纸质档案信息进行管理，整体管理的工作量相对繁重，随着资料的逐渐增加。在查阅过程中，难度也相对较大，无法在短时间内快速找到相应的信息档案，降低整体的管理效率，无法展现出档案管理的优势。同时当前，在实际管理过程中，相关单位对档案管理的重视力度相对较小，未能结合信息化时代的优势对管理工作进行全面优化，致使档案管理未能达到规定的标准，降低管理工作质量。并且，在开展档案管理工作中，相关部门未能将信息技术应用到档案管理工作中，与信息化时代出现脱离的现象，不符合时代的发展要求，使档案管理水平逐渐下降。在信息化时代下，相关部门缺乏对基础设施的建设，未能及时引用相应的软件设施，使档案信息管理的效果不断下降，经常在管理中出现各种问题，影响管理工作的正常开展。另外，在信息化建设下，档案管理的方式较为单一，未能采取多样化的管理模式，致使档案管理过程中，还存在着较多的隐患，影响档案信息的安全。为此，要求相关单位加大对档案管理的重视力度，积极将其与信息化技术进行融合，满足社会的发展要求，并提高档案管理的安全性。

三、信息时代下人社档案管理的主要策略

（一）运用信息管理软件

在人社档案管理过程中，相关部门充分利用信息化时代的特点，对管理工作进行适当的改进，逐渐增强档案信息的管理效率，使其不断成为信息化时代下的优良产物，顺应现代化的发展方向。因此，在实际管理过程中，工作人员应当加强对信息管理软件的应用，引进先进的管理系统，逐渐使纸质档案向信息化档案的转变。工作人员需将纸质档案信息的内容录入到系统中，则可利用信息技术对档案信息进行全面管理，有效减轻管理人员的工作压力，使其更加轻松完成管理任务[2]。同时，在纸质档案管理过程中，由于长时间的存放致使纸质档案容易出现破损的现象，无法保证档案信息的准确性，由此采用信息化的管理方式，可为档案管理带来较大的益处。同时，在档案管理过程中，还需不断发挥软件的作用，在软件运行过程中，对其进行适当的维护，可有效避免出现信息丢失等现象。在管理系统使用过程中，工作人员还需重视系统软件的不断优化，定期对软件进行升级，提高系统软件的管理效率，增强档案管理的共享性，设定具体的共享目标。由此各个部门能够快速获取相应的档案信息，为人社工作的开展提供较大的保障，由此充分体现出信息化时代档案管理的价值。

（二）强化档案集中管理

在开展人社档案管理工作时，相关部门应当充分认识到信息技术的重要性，加强对信息技术引进的重视。通过对人社档案管理工作的详细分析，并对信息技术进行深入探索。以此在开展档案管理工作时，应当采用相适宜的信息技术，对档案进行统一管理，不断增强档案资料的集成水平。在实际管理过程中，工作人员可利用计算机技术完成相应的集成编码工作，并充分结合人力资源与社会保障的基础工作要求，采取针对性的管理方式，利用信息技术的特有功能，强化档案信息管理，为其搭建良好的管理平台，不断转变档案信息的管理方式。利用信息化档案管理平台，可使工作人员对档案进行管理工作进行深入的交流，逐渐优化管理内容，并为档案管理提供良好的环境，促使档案信息得到全面传递，便于将各个部门进行连接，可促使管理工作高效完成，提高管理工作的质量，使各个部门在档案信息管理下，融合在一起，确保各部门均能有效开展相应工作，对档案信息进行自主查询。并利用计算机技术将各部门的信息进行全面归档，不断发挥出信息化档案管理的优势，推动人社档案管理的全面发展。

（三）完善系统设施建设

在信息化时代下，应当加强对信息技术的应用，将其运用到人社档案管理工作中，为其提供良好的服务，促使档案管理水平不断提高，有助于推动人力资源与社会保障工作的顺利开展。为此，在档案实际管理过程中，应当完善系统设施建设，逐渐实现信息化管理，优化档案整体的管理方式。在信息技术的应用下，可使档案管理工作得到有效完善，在前期的档案信息整理以及归纳工作中，节省大量的管理时间，使其效率得到快速提升，在短时间内则可完成对档案信息数据的整理，并能够将其保存到相关系统中，提高信息数据的安全性[3]。同时，在档案系统的建设过程中，还应当逐渐强化基础设施的功能，对基础设施进行全面升级，并配备相应的设备，加强对计算机等硬件设备的应用，强化档案信息管理工作与信息技术的全面融合，有助于提高整体的建设水平。在局域网的完善下，使档案管理工作得到整体升级，利用相关技术能够对档案信息进行自动化管理，其具有一系列的管理流程，工作人员只需将相关内容录入到指定系统中，则可在相关操作下完成档案管理工作。

（四）培养档案管理人才

在开展档案管理工作过程中，需要依靠大量的管理技术人才的支撑，继而才可确保管理工作的顺利开展。为此，相关单位在档案管理工作过程中，应当加强对专业人才的引进。在信息化时代下，对人才也有着较高的要求，确保人才具备专业的信息技术理论知识，并能够对相应的信息系统进行熟练操作，在短时间内适应档案管理工作，有助于保证管理工作的高效完成。同时，还要求管理人员具备良好的创新意识，能够结合档案管理工作的实际情况以及相应需求，对管理工作方式进行适当的改善，对档案管理具有较大的帮助。相关单位在开展档案管理过程中，还需对人才进行全面培养，定期开展档案信息化管理的培训工作，提升管理人员的专业技能，并使其对信息化时代以及档案管理的需求进行充分了解。由此使其在日后的管理过程中，把握工作的重点内容，并突出信息化的管理特点，有效提升档案管理的质量。在培养管理人才过程中，相关单位还需指定详细的考核以及激励制度，对人才进行全面的考察，增强管理人员在工作中的积极性，对档案信息进行有效整理，从而不断提高档案管理的信息化发展。

（五）优化档案信息数据库

在人社档案管理过程中，采用相应的信息技术对档案管理工作的开展提供较大的支持，促使管理工作的正常进行，避免在管理过程中出现较多的问题，影响人社工作的有效开展。因此，在实际管理过程中，相关部门应当加强对档案信息数据库的优化。通常情况下，在对档案信息管理中，经常将档案数据信息放入到数据库进行充分保管，以确保档案信息的安全，防止数据信息出现泄露等情况，对档案管理工作产生不利影响。继而在档案管理中，需对数据库进行全面维护，逐渐强化数据库建设，并对其进行不断优化，促使档案信息逐渐完善，信息资料越加丰富，为人社工作的开展提供较多的信息资源，便于人社更好地开展相关工作[4]。同时，在信息化数据库的建设过程中，还需对数据库管理进行全面升级优化，促使数据库更加规范，符合档案管理的标准，能够自动收集相关数据信息，并对其进行详细整理，根据档案管理的具体要求，将信息进行合理分类，并对其进行统一管理，有助于促进档案数据信息的共享，提高档案信息的应用效率。

结束语：总而言之，信息化时代下，应当对人社档案管理工作进行全面升级，充分运用信息技术，不断彰显出档案管理的重要性。因此，相关管理在开展管理工作中，应当积极采用信息技术，加强对计算机以及网络技术等相关应用，完善管理工作内容，优化档案管理工作，并对档案数据信息形成良好的保护，有效促进人社档案管理的快速发展，满足信息化时代的发展要求。