探索加强房产登记档案信息服务能力的建设

2021-11-27 09:36:52刘亚
魅力中国 2021年23期
关键词:部门档案管理人员

刘亚

(临清市房产信息服务中心,山东 临清 252600)

在互联网和信息技术不断发展的现代社会,房产登记档案的管理模式和管理手段发生了十分显著的变化,其传统工作模式已经无法适应当前社会发展的需求。针对这种情况,相关部门必须顺应时代发展的潮流,充分发挥互联网和信息技术的优势,切实加强房产登记档案信息服务能力的建设工作,为房产登记档案管理工作的高效进行提供良好的先决条件。

一、房产登记档案的内在特征

房产登记档案主要是指在房产管理活动中产生的具有考察价值以及保存备查的一种原始凭证,其中房产管理活动主要包括租赁管理、拆迁管理、抵押管理和交易市场管理等。目前,房产登记档案已经被广泛应用于城市改造、城市建设以及房地产开发等工作实践中,其参考价值和应用效果十分显著,对保障人民利益以及维护社会公平均有非常重要的影响。与其他档案管理工作相比,房产登记档案信息服务具有显著的特殊性,其内在特点主要表现在以下几个方面:其一,真实性。房产登记档案是对房产管理活动的真实记录,该记录主要包括房屋的大小、位置以及产权等相关信息,其信息记录必须与房屋的实际情况保持高度一致,从而为后续产权纠纷问题的解决提供良好的参考凭证。其二,专业性。房产登记档案是房地产权属登记管理中形成的重要历史记录,其管理过程中的法律效益和政策性质相对较强,因此由此产生的房产登记档案具有很强的专业性。除此之外,与其他档案管理工作相比,房产登记档案的形式和内容均有所不同,其档案结构在形式上非常规范,主要是以填写式和表格式呈现出来,具有非常专业的性,其档案结构在内容上主要反映了房地产的大小、位置和整体状况,并且这些信息往往是以专业术语的方式呈现出来。其三,动态性。在房产登记档案形成之后,由于各种因素的影响,房地产的所有人以及房产情况会发生一些改变,随着产权人以及房屋破损情况的变化,房产登记档案的内容也会随之发生一定的改变,因此房产登记档案一直处于一个变化和转移到过程中,其动态性特征十分明显,但是也正是房产登记档案的动态性,其档案信息才能准确真实地记录房屋的变化情况,其实际价值才能被充分发挥出来。

二、房产登记档案信息服务的发展现状

(一)对房产登记档案信息服务缺乏足够的重视

在当前的社会发展过程中,受各种因素的影响,部分领导对房产登记档案信息服务的实际效能缺乏正确的认识,因此其对房产登记档案信息服务的重视程度还有待进一步提高,这对房产登记档案信息服务工作的高效进行造成了一定的阻碍。首先,房产登记档案管理人员尚未树立良好的法律意识,同时他们对房产登记档案管理的重要性知之甚少,因此相关部门在房产登记档案信息服务的资金投入相对较少,导致一些基础设施的配套工作未能得到全面落实,这在很大程度上增加了房产登记档案信息服务面临的安全风险。其次,房产登记档案管理的人员配置还有待进一步完善,其人员配备不足的问题较为突出,同时房产登记档案管理人员的年纪组成较为单一,其年龄组成整体偏大,并且专业素养和综合能力均有待进一步提升,导致档案资料收集和档案资料归置工作无法及时高效的完成,这在很大程度上增加了后续档案查询和档案调取的难度,严重降低了房产登记档案的实际效能。

(二)档案管理队伍的专业水平和综合素质较差

在开展房产登记档案信息服务的工作实践中,档案管理队伍的专业水平和综合素质直接决定着房产登记档案信息服务的整体水平。但是就当前房产登记档案信息服务的工作现状来看,档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低,并且相关部门也未能给他们提供良好的培训平台和进修途径,同时他们的自主学习和自我提升意识相对较差,这就导致档案管理人员对当前先进的档案管理技术和档案管理模式缺乏正确的了解,因此房产登记档案管理的现代化和信息化水平相对较低,这在很大程度上降低了档案管理人员的工作质量和工作效率,也切实增加了人为失误对房产登记档案管理工作的影响,这对房产登记档案信息服务的进一步发展产生了十分不利的影响。

(三)信息采集工作有待优化

对于我国房产登记档案信息服务的发展而言,房产登记档案的信息采集工作还存在很多不足。由于采集要求、技术设备以及人员水平等各种因素的影响,我国房产登记档案信息采集的的数据偏差现象十分严重,甚至部分地区还存在数据缺失和信息模糊等问题,这在很大程度上影响了房产登记档案信息服务的高效进行。与此同时,在开展房产登记档案信息服务的工作实践中,信息公开与档案保密、资源共享与网络安全之间的矛盾关系未能得到有效解决,这也对房产登记档案信息服务工作造成了一定的阻碍。

三、加强房产登记档案信息服务能力建设的具体措施

(一)切实转变思想观念

在当前社会发展的过程中,房产登记档案信息服务扮演着十分重要的角色,因此房产登记档案管理部门必须转变自身的思想观念,不断强化自身的服务意识,进一步加强对房产登记档案的重视程度,使其能够有效满足社会发展的切实需求,为房产登记档案信息服务工作的有序进行提供良好的先决条件。首先,房产登记档案管理部门部门要树立良好的法律意识,并对房产登记档案信息服务的工作内容和工作手段有一个较为明确的认识,不断调整本部门的各项功能,进一步促进房产登记档案信息服务的全面发展。其次,房产登记档案管理部门要改变自身的工作模式,摒弃传统模式下的被动服务意识,切实提高房产登记档案信息服务的主动性,并根据日常工作的实际情况,为人民群众提供必要的上门服务,切实促进房产登记档案信息服务由封闭到开放的重大转变,进一步提高房产登记档案信息的实际利用率。最后,房产登记档案管理部门要转变自身的工作理念,并具备良好的超前服务意识,对当前房产登记档案信息服务的现状进行全面分析,从而对档案管理的内在规律和相关标准有一个清晰全面的认识,并以此为基础寻找新的突破点和创新点,从而进一步促进房产登记档案信息服务工作的有序进行。

(二)构建科学合理的房产登记档案信息服务体系

在开展房产登记档案信息服务的工作实践中,部分地区的房产登记档案管理制度尚未建立健全,部分档案管理人员对自己的职责范围缺乏明确的认知,导致工作过程中出现责任划分不明以及部分工作无人负责的不良现象,这在很大程度上降低了房产登记档案信息服务的整体质量。针对这种情况,房产登记档案管理部门必须根据自身的工作实践以及社会发展趋势,构建科学合理的房产登记档案信息服务体系,制定行之有效的房产登记档案信息服务制度,切实明确档案人员的工作职责和工作范围,从而为房产登记档案信息服务工作的顺利进行提供强有力的保障。与此同时,在开展房产登记档案信息服务的工作实践中,相关管理部门也要建立完善的考核机制和监管机制,从而在档案管理人员内部形成积极向上的进取氛围,使得档案管理人员能够利用自己的业余时间,不断提高自身的专业水平和综合素质,从而为各项工作的顺利进行提供良好的先决条件,进一步提高房产登记档案信息的服务水平和服务质量。

(三)全面落实档案管理队伍的建设工作

在当前房产登记档案信息服务的工作实践中,其涉及到的工作范围越来越广,这就对档案管理人员的专业水平和综合素质提出了更高层次的要求,因此相关部门必须全面落实档案管理队伍的建设工作,从而为房产登记档案信息服务工作的高效进行奠定坚实的基础。首先,相关部门可以为档案管理人员提供良好的培训平台,切实丰富档案管理人员的专业知识储备,使其对当前先进的档案管理技术和档案管理模式有一个清晰全面的了解,从而进一步促进各项房产登记档案信息服务工作的顺利进行。其次,相关部门要不断优化档案管理人员的年龄结构,并构建科学合理的人才引进机制,为高素质优秀人才提供良好的薪资待遇和晋升途径,从而有效吸引高素质优秀人才的加入,同时切实减少档案管理人员的流失,切实提高档案管理队伍的稳定性。最后,相关部门要切实提高档案管理人员的计算机操作能力,使其能够熟练掌握各个计算机软件的应用流程,从而切实档案管理人员的工作质量和工作效率,有效减少人为因素引起的工作失误。比如对于某市房产登记档案馆而言,其正式在编人员的数量非常少,仅仅包括馆长以及极少数的领导,其余档案管理人员均为合同制员工,其整个档案管理队伍非常年轻化,并且具有良好的朝气干劲以及创新意识,这对某市房产登记档案馆的进一步发展大有裨益。

(四)有效加强档案管理信息化建设

对于房产登记档案管理信息化建设而言,其具有较强的系统性和复杂性,因此整个过程中需要投入的人力、物力以及财力相对较大,这就需要相关部门给予一定的资金支持。在开展房产登记档案管理信息化建设的具体实践中,工作人员一定要根据房产登记档案管理的内在特征进行统一规划设计,并引入当前国际上先进的档案管理软件,制定相对统一的标准规范和文件格式,切实促进房产登记档案信息的共建共享,为房产登记档案管理的数字化发展奠定坚实的基础[4]。与此同时,房产登记档案管理部门也要全面落实计算机人才的引进工作,从而为档案信息管理、档案软件开发以及档案软件利用等工作的高效进行提供良好的先决条件,同时也充分发挥计算机设备和信息技术的实际效能,切实促进房产登记档案管理工作的进一步发展。比如某市房产登记档案馆的馆藏档案高达300 余万卷,并且各类房地产档案每年都会增加50 万-70 万左右,因此某市房产登记档案管理面临的工作压力十分巨大。在这种情况下,某市房产登记档案馆就充分利用现代化信息技术的力量,对馆藏档案进行了全面的数字化扫描,这项工作从馆藏档案的高清扫描到最后的整体的装订,均由外包的专业公司完成,而档案管理人员只需要负责档案入库及质量监督工作,这在很大程度上优化了某市房产登记档案信息服务的整体质量,同时也将档案管理人员从复杂的重复劳动中解放出来。除此之外,房产登记档案管理部门也要不断优化自身的信息系统,从而进一步提高房产登记档案信息服务能力。

结语

在房地产开发以及城市建设的具体实践中,房产登记档案信息服务能力的建设占据着十分重要的地位。针对这种情况,相关部门必须对房产登记档案信息服务能力的建设给予足够的重视,切实转变其思想观念和工作模式,构建科学合理的房产登记档案信息服务体系,全面落实档案管理队伍的建设工作,有效加强档案管理信息化建设,从而进一步优化房产登记档案信息服务水平。

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