刍议信息时代档案管理工作面临的问题及对策

魏小凡

（承德市医疗保障基金稽核中心，河北 承德 067000）

引言

信息化时代档案管理如果仍然是采用传统的管理方式，必然会影响各项工作开展的质量，通过发挥信息化技术优势，这就能为档案管理工作的顺利开展起到促进作用。信息化的技术应用不仅是档案管理工作的需要，也对提高档案管理人员素质能力起到促进作用，只有融入创新的工作理念和工作技术，才能为提升档案管理工作质量起到促进作用。

一、信息时代档案管理的创新重要性和管理工作问题

（一）信息时代档案管理的创新重要性

档案管理工作要和时代发展相需要相契合，档案管理的理念上以及管理技术，都要随着时代的进步而优化，如此，有助于提升档案管理的质量以及效率。信息化时代背景下，做好档案管理的工作，管理人员首先就要创新管理观念，只有创新才能促进档案管理发展[1]。档案管理的内容多，工作量大，采用传统的工作方式，会影响档案管理工作开展的效率。也不利于将档案资源的价值充分发挥出来。面对新的时代发展要求，档案管理工作形式更新变化变得愈来愈重要，通过新的档案管理方式，能有助于减少档案资料占地面积，以及保障档案管理效率和质量，能为提升档案管理整体质量水平打下坚实基础。

（二）信息时代档案管理工作问题

信息化时代，档案管理工作中由于人员没有树立新的工作理念，使得管理存在着一些问题，从以下档案管理问题进行阐述：

1.档案数据信息量大的问题

档案管理工作中信息量大的问题非常突出，这对档案管理人员必然会造成很大压力。现代化的发展背景下，将信息化技术和档案管理工作进行紧密结合，创新管理的方式非常重要。档案管理中面对的数据信息量非常大，在对档案的分类以及归档等方面都需要有效的衔接方式为支持，提高档案管理的质量水平。但从具体档案管理的状况能发现，档案数据信息量大的问题非常鲜明，对此问题没有有效处理，这就会影响档案管理工作开展的质量效果[2]。

2.档案管理人员专业能力薄弱

档案管理中一些档案管理人员的专业能力不强，这是影响档案管理工作开展的重要因素，在这一基础工作方面没有加强重视，这就必然会影响实际工作的有效落实。档案管理工作的开展过程中，没有和实际的档案管理工作的要求紧密结合起来进行操作，档案管理人员职业素养不高，在具体管理档案的时候存在着效率低的问题，没有达到当前信息化的管理要求，这对实现既定的管理目标会产生阻碍。

3.档案信息化没有达到规范

现阶段档案管理的工作开展现状能发现，管理信息存在着不规范的问题，这对档案管理的质量效果会产生很大的影响。我国档案管理信息化还处在初期阶段。在档案管理信息化的流程方面还没有达到规范的要求，缺乏完善的规范制度，档案信息管理没有达到规范化要求，会影响最终档案管理的质量效果。

4.信息化建设的安全问题

提高档案管理信息化质量水平，信息的安全保障环节也是非常重要的，为能有效提升信息化建设的质量水平，这就需要从安全性保障工作方面加强重视，最大程度提升安全管理质量。但从实际档案管理信息安全性现状能发现，受到各方面威胁非常突出，如病毒的威胁，以及黑客的攻击，软件的漏洞等，这些因素都会对档案信息的安全产生很大程度的影响[3]。电子档案的管理虽然能提高档案管理的效率，但是信息安全也会受到诸多因素的影响，所以在档案信息的安全管理方面要加强重视。

二、信息时代档案管理的优化措施

信息时代下提高档案管理的质量是非常重要的，在管理中要采用多样化的举措，以下措施的落实要充分重视：

（一）注重档案信息集中化管理

信息时代档案管理工作的落实，需要管理人员自身进行创新工作理念以及思路，档案信息的集中化管理方面加强重视，不同区域的档案管理互补交融，档案信息非常分散，这就会影响档案资源的作用价值发挥。信息时代背景下，档案管理工作的落实，这就需要从创新档案管理方式加强重视，在档案管理工作的落实当中，能够实现档案集中化的管理，如此才能有助于提升档案管理的整体质量[4]。通过构建完善的档案信息共享以及交流平台，把各区域的档案形成大档案的模式进行管理，才能有助于将冗杂信息得以有效处理，能从整体上提升档案管理的质量以及管理效率，能够和时代发展的步伐紧密结合起来，有效创新档案管理的质量效果。集中化的档案管理方式，才能有助于实现既定档案管理目标。

（二）提高档案管理人员专业能力

信息时代下档案管理工作开展过程中，为能有效提升档案管理的质量水平，档案管理人员自身要融入创新的理念以及管理的技术方式。新时代的档案管理工作要求已经大大提高，采用传统的档案管理方式方法已经不适应现阶段的管理工作要求，为能有效提升档案管理的质量，提高档案管理人员的专业能力素质就显得非常重要，要能从创新的工作角度进行考量，加强信息技术应用的能力素质提升，管理人员要加强对档案管理数据化认知，将档案管理服务大众诉求目标有效实现。档案管理人员不仅要在管理的理论性知识方面加强重视，更要在实践技术方面不断提高，为档案管理发展提供技术支持。

（三）注重档案管理标准完善制定

保障档案管理信息的规范化，制定完善的政策进行规范是非常重要的，结合当前档案管理当中存在的不规范的问题，针对性应对，在具体档案管理工作落实中，按照制度规范进行落实，才能真正为实现既定的档案管理目标打下坚实基础。档案管理规范制度的制定要体现出适应性，构建完善管理体系，保障档案管理信息化的工作开展质量，科学以及规范的管理，才能为实现既定的工作目标起到促进作用。规范档案管理的过程，要注重明确管理制度，不同人员承担的职责不同，明确档案管理的职责，有助于促进档案管理工作人员按照职责落实各项档案管理工作[5]。

（四）结合实际建立完善安全体系

为能有效保障档案管理工作有效推进，这就需要从创新的工作方面加强重视，注重档案管理安全体系完善构建，使之和实际工作的要求相契合，提高档案信息的安全水平。档案信息的存储以及信息的传输过程的安全保障非常关键，要充分注重相应安全技术的科学应用，从不同的工作角度出发，以档案信息安全保障为目标，对于病毒的威胁，这就需要建立防病毒的体系，通过安全杀毒软件的方式，保障计算机系统以及档案信息的安全。通过数据加密技术的科学化运用，这对保障档案信息的安全也能起到积极作用，通过发挥档案信息的技术作用优势，有助于对提升档案信息的应用质量，保障信息传输过程中的安全[6]。档案信息安全管理，要注重用户登录身份验证，通过语音解锁等方式验证，避免假冒内部人员窃取信息数据。只有从档案信息的安全保障方面加强重视，才能为实现既定的档案管理工作目标起到促进作用。

三、结语

综上言之，档案管理工作的开展过程中，涉及到的工作内容非常丰富，为能有效提升档案管理质量水平，这就需要融入创新的工作理念，采用创新的档案管理方式，调动档案管理人员的工作动力。为档案管理目标实现打下坚实基础。通过从上文中就信息时代档案管理问题的分析，提出相应档案管理的举措，希望能为提升档案管理质量起到促进作用，为实现既定档案管理的目标提供参考依据。