企业档案数字化对企业管理的促进作用分析

姜鑫

（华北地质勘查局第四地质大队，河北 秦皇岛 066000）

前言

档案数字化管理已经成为企业进行经营活动过程中的管理的一部分。基于此，本文提出了企业实行档案数字化管理的具体策略，通过策略的实施，企业能够及时接收与发出企业经营的相关完整信息，对档案数字化信息共享的功能完成进一步加强，不断满足企业发展的需要，对档案数字化管理的应用也将更为合理。

一、档案管理数字化的重要意义

（一）档案管理数字化相较于传统管理模式中对档案的管理具有较大优势

这在当前档案管理数字化的普及与广泛应用中得到日益显著的体现。其中，档案管理数字化的优势与传统的纸质档案及音像档案相比，主要体现在以下几个方面：第一，档案管理数字化能够做到现实环境与虚拟环境的存储空间的大量节省；第二，相较于纸质档案以及音像档案，进行数字化的档案管理能够进行存储时间的延长，无须考虑如纸质档案的堆积时间长产生档案破损的现象，并且数字化档案管理对保存环境的要求并不如其他两种方式高，一般情况下对一个大型图书馆档案的存储仅仅需要一个电子设备；第三，实行档案管理的数字化，还能够未雨绸缪地对档案进行备份，不仅能够提高档案管理人员的工作效率，还能够有效提高档案检索效率与利用率。

（二）实行档案管理数字化是未来社会发展的大趋向

对档案实行传统的纸质以及磁性档案管理时，需要大量的人力、物力以及财力的消耗进行空间的建设、档案的摆放与记录管理，与此同时，储存纸质档案的空间环境也有较高的要求，极易对纸质档案造成破坏；对纸质档案进行入档整理工程量浩大，后续对于传统档案的检索的工程量也相对复杂。而对档案实行数字化管理，不仅节约了存储空间，人力、物力以及财力的支出也会减少，还能够提高检索及维护的效率，适应了现代社会的需求。

（三）对档案实现数字化管理，能够发挥其自身的优越性

在对档案进行检索时，传统的纸质档案与磁性档案需要到其存储的图书馆、档案馆等实际档案存放场所才能进行检索，如若涉及异地检索将极为不便。而新兴地对档案实现数字化管理，对档案的检索通过互联网就能完成，因其通过技术手段将内容转化成数字信息完成电子资源的存储，能够实现信息的实时传递，做到共享信息资源[1]。

二、实行数字化档案管理的具体实践方式

（一）完善数字化档案管理系统

在整个社会实现数字化档案管理的完善系统，要求全社会的人员加强对档案管理数字化的认知，并从实践中完成对档案管理数字化的践行。将社会上的纸质档案全部转化为数字化档案是一项极为艰巨的任务，其间不仅要耗费人力、财力以及物力，还会耗费大量的时间与精力。需要社会上的企业先行对档案实行数字化管理，并将过往的实体档案和数字化档案进行统筹储存，以省去在档案馆中转移的工作内容，提升档案管理的工作效率[2]。企业在进行数字化档案管理时还要加强对数字化的档案采集与查阅以及对档案实行管理的系统性的综合性质的管理，做到对整个企业的档案管理水平的提升。同时还需认清数字化档案系统管理的关键所在为数字化档案采集，如果数字化档案采集环节出现问题，将会导致整个档案的查阅以及管理出现错误与偏差。建立相应的数字化档案管理系统，利用精准的数字化查阅系统确保进行档案查阅时的高效。

（二）数字化档案的安全传输

进行档案管理的数字化实施时，对相关企业的实体档案的保存与信息的实时传输具有重要意义，其不仅能够方便同城档案的传输更新，对档案的管理也极为便利，同时检索异地档案时无须造成相关人员的奔波，为其节省了一定的工作时间的同时，还为档案的大量传输提供了便捷[3]。但是在档案管理数字化的同时，还需要人们注意档案管理的安全性这一问题，进行数字化档案管理，无论是信息的实时更新还是档案的传输与检索，都需要借助相应的网络机制。在此限制条件下，需要相关企业正视随网络发展所产生的不安全性因素，如电脑网络的病毒、黑客的攻击、网络漏洞造成的隐患等问题，这些都严重影响了数字化档案的安全传输。所以，在实行档案管理数字化时还需注意对网络密钥技术的掌握，在管理过程中实现采取访问控制、系统漏洞定期扫描、病毒的防护及档案信息加密等手段的应用。

三、档案管理数字化对于企业管理的启示

（一）完善数字化档案管理手段

随着经济社会的发展，企业的发展与经营也需要不断注入新鲜的血液，相应的各种机制与手段都需要与时俱进，对档案管理数字化的应用亦是如此。企业的档案在某种程度上对企业发展的转折点与成功失败都进行了数字形式的记录与传达，其能够对企业经营所产生的经济效益与相应的经验教训进行记录，并从侧面反映出某一时期背景下，受相应经济政策影响的企业经济状况。当前我国众多企业急需通过档案管理的创新理念进行档案管理工作的指导，来应社会形势的不断发展变化，并且从企业档案管理观念的陈旧、不求上进的现状来看，许多企业缺乏创新动[4]。需要众多企业从认知上面认清当前实行档案管理数字化对企业在长远角度上的经济效益的作用，实现档案管理模式的创新。

（二）进行企业档案管理数字化要先进行档案管理方式的创新

在经济全球化不断发展的今天，全球经济都迎来了突破性发展，大量的国际经济资本在市场上流通，使得企业的发展受到相应影响，档案内容也得到了不断地更新与跟进。企业要想在管理方式上完成创新，抓住当前数字化档案管理发展的机遇，就需要实现数字化档案管理这一管理方式的创新。先要进行管理方式的创新，促进企业管理方式及手段的现代化发展，需要企业认识到企业的档案是企业的经济效益及社会效益的一部分，推动促进对档案管理方式的创新与发展。在发展中不断加强管理手段的创新推进，认可并实行数字化档案管理。还需对数字化档案管理中的对企业经营中的各个环节的成本节约、档案更新的时效性、人力与物力资源的节约以及涉及数据总览时为企业带来的巨大经济效益进行相应认知，推进档案管理数字化的工作实施。

（三）确保企业管理人员素质的创新与档案管理创新步伐一致

企业的档案管理内容是随着企业的经营与发展不断发生变动的，为了适应相关内容的变动与发展，需要企业加强对档案管理工作人员的专业素质提升的培训，使其成为技术复合型的档案管理人员。还需要企业在经营中不断掌握社会总体的经济形势，掌握一定的经济知识，不断适应经济形势的变动，提升企业档案的质量与水平，利用市场经济理论知识需要重视知识结构的更新，不断地学习先进的现代管理、科学技术及技能。最后，要注意将数字化档案管理的工作与实际的工作实践活动相结合，从实践中汲取经验，并将新的经验成果再次应用到实际工作中，促进企业档案管理及利用的有效结合。

结论

综上所述，随着经济与科技的迅猛发展，企业在经营发展中实行数字化的档案管理现象已经极为普遍。其作为一种新兴的管理模式与信息资源的整合手段，企业运用后能够得到二者互助共进发展。当前的数字化档案管理已经融入到企业发展的各个环节，在进行实时信息的更新后，为企业的建设提供了切实服务。对企业实行档案数字化管理进行探讨，了解其特点与相应的对档案的数字化处理与管理存储功能，明确了企业实行档案管理数字化对资料的汇集、管理的系统化以及在长远角度上促进企业的经济发展的重要作用。