高校干部人事档案数字化服务外包的风险与防控对策研究——以山东开放大学为例

付士波

（山东开放大学，山东 济南 250014）

引言

干部人事档案是高校干部选拔任用、职称评聘、薪酬发放、人才评鉴以及教育培训的重要依据。中组部在2014 年6 月下发的《关于进一步从严管理干部档案的通知》中，提出“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平”。近年来，山东开放大学不断加强干部人事档案信息化建设，以期为严格管理档案、高效利用档案提供有力支撑。但由于学校自身受到数字化技术、信息设备、专业人才等多方面因素的限制，只能选择专业的数字化外包企业进行干部人事档案数字化工作。档案数字化外包服务会面临诸多不确定的风险，需要有针对性地做好风险的防控及应对工作。

一、基于档案生态位的档案数字化外包必要性分析

山东开放大学从2020 年9 月启动了干部人事档案数字化外包加工项目，拟用一年时间完成500 卷干部人事档案的数字化整理加工。利用市场化的专业人才队伍承接人事档案数字化服务，能够帮助高校有效降低干部人事档案管理的综合成本，本文基于档案生态位视角对档案数字化外包进行必要性分析。

档案生态位理论是指档案管理的各个主体在档案生态环境中所占据的位置，通常包括三个维度：档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位。档案功能生态位一般指档案主体在档案环境中所充当的角色及其所承担的社会职能；档案资源生态位一般指档案主体在档案环境中占有及其利用的档案资源的状况，档案时空生态位一般指档案主体在参与档案活动过程中所占据的时间和空间资源。[1]从档案生态位视角判断，任何一个生态位不重合，则构成服务外包前提。当档案生态位不重合时，发包方一般面临两种选择，即发包方拓宽自身生态位或者将档案业务外包。本文从档案管理的时间成本、经济成本、需求频次三方面对外包必要性进行分析。

（一）时间成本分析

发包方拓宽自身档案生态位需要的时间一般较长。以山东开放大学为例，如自行组织档案数字化工作，需培训档案工作人员，熟悉档案数字化加工的规范标准，购进档案加工的硬件和软件设备，是一项耗时的复杂工程。而选择将档案数字化外包则只需要进行招投标，选择合适的承包方、签订合同，最后进行项目验收即可，耗时较短。所以选择档案数字化外包比发包方拓宽自身的档案生态位时间成本最优。

（二）经济成本分析

信息服务机构在拓宽自身信息生态位时通常经历信息生态位扩展期、信息生态位不适应期和信息生态位特异化拓展期三个阶段。在信息生态位不适应期阶段，随着投入成本增加，产出效益会相应不断下降，由于信息生态位与其他信息服务机构相重叠，导致其竞争力下降，因此在信息生态位的特异化拓展期，为了达到资源优化利用、降低成本的目的，就应不断缩小信息生态位，将业务进行外包。[2]经济利润不会随着档案生态位的拓宽而持续增加，发包方需综合衡量所处的生态位拓展阶段，在生态位不适应期和特异化拓展期，外包的经济成本会明显低于拓展生态位成本。

（三）需求频次分析

档案数字化业务并不是发包方经常需要的，具有临时性、偶然性，是偶发性的档案业务。为避免日后档案管理难度增大，因此发包方拓宽自身档案生态位不具有必要性，构成外包的必要性。例如研发干部人事档案管理系统、档案网站、数据库等，这些只是作为档案管理与利用等主要业务的辅助与支撑，并不需要发包方频繁管理与开发，因此这类业务需求的频次低，选择将业务外包比拓宽自身档案生态位更为合理。

二、档案数字化外包风险分析

档案数字化服务外包工作是一项相对复杂的系统工程，在数字化加工的各个环节之中，存在各种不确定的安全风险及隐患。

（一）档案实体安全风险

因受加工场地限制，在干部人事档案数字化加工的过程中，通常需要将档案卷宗从保管库房移出到加工场所。在这个过程中，档案通常面临搬运、人为接触、设备接触、环境变化等环节，如果管理不严格，常常因出入库手续不完善，导致档案交接不清，甚至出现实体档案材料丢失的情况。在档案的数字化加工过程中，需要对档案实体材料进行拆分、扫描和重新装订，不可避免出现档案装订顺序混乱，年代久远、材料脆弱的档案材料甚至会有遭到破损风险。

（二）档案信息安全风险

干部人事档案包含了干部的履历、考核鉴定、学历学位、政审和奖惩等材料，涉及干部个人隐私。数字信息的最大特点之一是数据与载体的可分离特性，这为数据的人为更改、复制和迁移提供了可行性。此外，存储介质的安全稳定也直接影响到档案信息安全，如计算机硬盘、移动存储硬盘等存储介质遭到损坏，会直接造成存储数据的丢失。所以在档案数字化加工过程中，档案信息存在扩散、滥用、丢失，甚至泄密和篡改的诸多风险。[3]

（三）档案数字化质量风险

在档案数字化加工的过程中，如果外包企业工作人员对档案整理规则把握不准，容易导致干部人事档案的分类排序错误，会使目录与实体不对应。[4]另外，数字化扫描过程中如果操作失误也会导致档案页面漏扫或者重复扫描的现象。在后期加工处理阶段，对于扫描图像的裁剪、纠偏、去污以及色彩明暗调整处理不当，也会导致档案数字化材料图像不完整、色彩偏差大等问题，会直接影响到干部人事档案数字化加工的质量。

（四）项目质量监管风险

目前，市场上具有涉密资质且掌握干部人事档案数字化技术标准的外包企业较少。而且外包企业通常重视经营，追求利润，忽视风险管理，存在自我管控能力较弱、制度建设不健全等诸多风险。此外，数字化加工团队多是临时组建，人员缺乏档案学专业知识，容易出现工作操作随意、片面追求速度等问题。所以，作为发包方的档案管理部门选择余地小、议价能力弱，面临着一定的项目质量监管风险。

三、干部人事档案数字化外包风险的防范对策

（一）细化外包工作方案，规范加工工作流程

要结合档案管理工作实际，认真遴选具有资质的档案数字化外包服务机构，制定详细的工作方案，为数字化外包工作的顺利开展提供必要的人、财、物、场地等条件保障。严格按照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，档案数字化加工场所应满足档案安全管理的“八防”要求，选择紧邻档案库房的独立、封闭场所。严格规范加工的操作流程，档案卷宗出入库前必须仔细清点，禁止工作人员自行调档归卷，认真对照人员名册、原有档案目录进行检查核对，才能将档案入库。要建立数字化流程单，详细记录档案编号、工序数量、处理时间、质检人员等信息，确保操作规范有序，安全可追溯。

（二）强化设备环境监控，构建安全保密管理机制

在档案数字化加工场所要安装视频监控设备，保证实现实时监督，封闭现场中所有与工作无关的USB 接口、蓝牙、光驱等。对存储终端设备信息出口进行权限设置，必要时可封闭出口，加工过程中只允许就数据进行单向传输，严厉杜绝对数据进行更改、复制迁出。严格审批程序，数字化加工过程中所使用的各种移动存储介质禁止与其他存储介质交叉使用。在项目完成撤场时，加工现场的视频监控记录、档案实体出入库的交接记录，特别是档案数字化加工介质等进行严格的安全保密验收后，确保无误后，再办理交接手续。

（三）严格数字化技术标准，提高整理加工质量

在进行数字化加工前，详细检查档案实体和档案目录的一致性，对存在材料缺失的档案，进行补充入档。加强日常抽查和阶段验收，提高加工整理质量，防止批量返工。对扫描图像进行精细处理，对高清图像要去除黑边、污点，注意对带有防伪技术的学历学位证书等，进行优化处理，保证制作完成的数字档案材料版面分布居中、亮度适宜、字迹清晰可辨。

（四）加强项目全过程管理，提高学习与创新能力

发包方与外包企业要签订完备的保密协议和加工合同，明确工作任务、质量标准、进度节点、验收方式，用法规合同来规范约束企业行为。与外包企业联合成立项目工作领导小组，监督外包企业做好项目成员的业务培训工作。在数字化加工过程中要及时就疑难问题沟通交流，按照一定比例不定期对数字化加工的成果进行质检。档案管理部门加强对信息技术的学习，提高创新能力，以保证能够有效对数字化加工过程进行评估。

四、结束语

加快推进干部人事档案信息化，开展档案数字化服务外包，能够有效提高人事档案管理的工作质量以及利用效率。档案数字化外包工作过程中风险是必然存在的，高校可以通过规范干部人事档案数字化加工处理与存储安全的工作流程，做好相应的风险防控措施，不断提高档案信息资源的利用效率和档案信息化工作水平。