事业单位文书档案编研与开发利用的重要性探析

2021-11-27 21:20李志
魅力中国 2021年21期
关键词:编研文书利用

李志

(巴中市恩阳区节能监测中心,四川 巴中 636000)

一、引言

随着改革的不断深化和市场环境的日益复杂,经济社会发展进入新常态,事业单位发展压力不断增大,事业单位具有较强的社会服务职能,对经济社会发展起到关键作用,文书档案是对事业单位文书资料的全面收集和规范整理,是对单位业务和管理活动的全面记录,编研工作的高效开展能够深入挖掘档案价值,丰富档案资源利用形式,有效满足单位发展需求,推动文书档案价值的高效实现。

二、事业单位文书档案科学编研与开发利用的重要性

(一)强化文书档案管理水平

档案编研是档案部门的重要职能,通过对档案内容的深入研究,结合实际的档案利用需求,对档案资源进行针对性的开发,推动档案价值的高效实现,对推动单位发展提供有效的档案资源保障。特别是改革的不断推进和单位业务范围的不断拓宽,文书资料数据规模显著增大,信息技术的运用推动了档案存储载体的转型,电子文件已经成为主要的档案形式,使得当前单位的文书资料形式较为复杂,提升了管理难度。利用档案编研能够对文书资料进行高效的整合,保证文书档案的完整性,提升档案管理水平。[1]

(二)提升档案利用效率

档案编研的高效开展能够有效提升档案资源的利用效率,档案部门需要结合实际的档案利用需求,制定科学的编研策略,对相关的文书资料进行准确地提取和科学的开发,有效满足使用需求。特别是档案数字化水平的不断提升,利用信息技术优势,能够实现对电子资料的深入分析,提升档案利用效果。[2]

三、信息时代文书档案编研与开发利用的特征

信息技术在事业单位管理运行中的高效运用推动信息化管理体系的科学构建,大量的数字化数据资料随之出现,需要档案管理工作对电子资料的全面收集和科学的管理,专业信息设备和技术的高效应用对提升档案管理水平起到积极作用,利用技术手段能够实现对档案资料的高效管理,建设完善的信息化管理系统,形成对档案管理流程的全面覆盖,为文书档案编研和开发提供技术支持。信息化环境下,文书档案编研和开发具有鲜明的特点。一是编研效率的提升,档案编研的高效开展能够有效满足事业单位的档案利用需求,而在传统的档案编研工作中,需要对传统的档案资料进行处理分析,工作进度得不到保证,无法形成较高的编研效率,影响编研工作的时效性。而利用技术手段对数字化资料进行高效的处理分析,能够有效提升编研工作效率。[3]二是档案利用方式的丰富,在传统的档案管理工作中,档案利用形式较为固定,主要提供相应的查询调用服务,对编研成果无法形成高效的利用。网络和信息技术的普及推动了档案利用形式的优化,档案资料能够通过网络途径进行高效的传递,有效提升档案利用效果,满足个性化的利用需求。同时利用网络途径,能够与档案使用人员形成高效的互动,对利用情况进行及时的跟进,形成准确的反馈,有效掌握实际的使用需求,为档案管理和编研工作开展提供科学的依据。三是编研和利用理念的发展,信息时代的到来推动了档案编研理念的转变,传统的编研活动中,主要事业本单位的档案部门为主,档案资源和编研能力相对不足,而利用网络渠道,能够实现与其他档案部门的高效合作,实现档案资源的高效整合,提升档案编研水平,营造积极的档案利用环境。[4]

四、事业单位文书档案编研与开发利用的措施

(一)优化档案编研思路

档案编研工作的高效开展对推动档案价值的高效实现起到积极作用,随着事业单位改革的不断推进,为适应日益复杂的社会发展形式,对档案工作提出了更高的要求,需要充分发挥档案工作价值,依托档案编研,为单位业务工作和经营管理提供有效参考和依据。而传统的编研工作模式已经无法满足单位发展需求,这就要求档案部门要提升主动意识,深入到单位业务和管理工作一线,进行全面的调研,有效掌握档案需求,形成科学的编研目标,提升编研工作的科学性。同时管理部门要积极学习和引进先进的编研理念和方式方法,学习经典的编研成果,强化思想认识,对编研工作价值形成正确的认识,推动编研工作高效开展。管理部门要利用网络优势,搭建高效的互动交流平台,对档案利用需求进行全面的收集,积极听取意见建议,进行科学的编研需求分析,构建立体化的编研体系,科学配置编研资源,有效满足档案利用需求。同时要对编研成果的利用情况进行全面的跟进,形成及时的反馈,为后续编研工作开展提供有效的参考。[5]

(二)加强信息化建设

信息技术的科学应用对提升档案变化和利用水平提供有效的条件,利用技术手段能够对电子文件进行高效的处理分析,通过网络渠道有效拓宽编研主体,实现档案资源的高效共享,提升编研效果。信息技术在事业单位管理运行中得到广泛的应用,实现了信息化管理体系的构建,而随着信息技术革新速度的不断提升,现有的信息设备和技术得不到及时的更新和维护。这就要求档案部门要加强对信息化建设的重视和投入,强化基础设施建设,实现对信息设备的及时维护和改进。要搭建高质量的网络环境,保证档案资源的高效传递,为档案利用途径的拓宽提供有效的条件。网络作为信息化档案管理体系的基础,是保证编研和利用效率的重要保障,网络安全威胁已经成为影响档案信息安全的重要因素,对编研和利用工作开展形成消极影响。档案部门要加强对网络安全防护工作的重视,构建完善的信息安全管理机制,对网络行为进行科学规范,合理利用先进的网络安全技术,提升安全防护水平,有效抵御网络安全威胁的入侵,及时发现管理系统中的安全风险和漏洞,切实保证档案信息安全,推动编研工作高效开展。

(三)强化编研队伍建设

档案编研具有较强的专业性,需要工作人员具备较强的专业素养,管理部门要加强对编研队伍建设的重视,结合事业单位档案工作实际和编研工作需求,积极引进优秀的专业人才,充实编研队伍,提升管理部门的编研水平。同时加强对编研人员的培训教育,结合编研工作中存在的具体问题,坚持以问题为导向,制定科学的培训策略,推动编研人员专业水平的提升。要将信息知识技能作为重要的培训内容,强化编研人员的信息素养水平。要完善考核机制,制定科学的考核标准,实现对管理人员编研成效的准确评价,将考核结果与激励政策进行有效结合,激发编研人员的工作积极性和责任心。

(四)创新编研与开发利用形式

信息技术的科学利用对提升档案编研和利用水平提供有效条件,管理部门要充分发挥信息技术优势,对编研工作和档案利用形式进行科学优化,积极引进先进编研理念技术,构建完善的档案编研体系,提升编研质量,丰富编研成果的利用方式,提升档案利用效率。要利用大数据等先进技术手段,对档案汇编进行优化,深入挖掘文书资料关键信息,对文书资料进行科学的排序、整理,提升汇编效果,建设完善的数字化资料数据库,为编研工作提供有效支持。同时要建设立体化的编研体系,对编研活动进行全面规划,科学配置编研资源,明确编研主体。要利用网络优势,创新网络利用模式,利用网络渠道实现对编研成果的高效共享,为单位业务工作和管理活动提供有效的文书档案资源支持,提升档案利用效率。

五、结语

文书档案编研工作的高效开展对推动事业单位发展提供有效支持,档案部门要充分结合单位文书档案工作实际,加强对编研工作的重视,优化编研工作思路,积极引进先进的编研理念和方式方法,发挥信息技术优势,构建完善的编研体系,优化档案利用途径,推动档案价值的高效实现。

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