“十四五”数字转型背景下数字档案资源建设研究

文·常诚诚 刘腾

目前，信息化技术的应用已经全面渗透到社会各项工作当中。在“十四五”数字转型背景之下，构建国家数字信息资源体系呈现出重要价值。数字技术形式能够突破以往档案资源管理工作存在的很多局限，让多元化的档案资料整合成为可能，更快更好地达到档案管理工作目标。因此相关人员应当加大“十四五”数字转型背景下数字档案资源建设的研究力度，尤其是探索如何将数字技术同相关业务及业务流程有机结合起来，为现代档案建设管理实践活动提供切实的支持。

一、研究思路

目前，国内将构建数字档案资源体系看作是一个连续性的整体工作内容，在向西方国家借鉴先进经验的同时，也切实联系我国社会实际发展需求，提出科学有效的数字档案资源体系建设目标，进一步优化数字档案的业务流程，从而保证工作的合理性和科学性。在这方面，首先需要做好业务流程的设计，让其够满足并适应当代社会的发展效率。结合“十三五”期间，我国档案学基础理论研究的实际进展以及不足之处来看，在“十四五”阶段，需要更加重视包括业务流程建设优化在内的数字档案资源体系工作，全面奠定我国数字对象定义、管理和保存的实践工作基础。其次，需要做好各类业务具体内容的设计。“十三五”期间，我国学术界已经认识到数字档案资源体系建设的重要性，到了“十四五”阶段，更应当重视对业务流程等具体方面的数字化转型。在前述两个方面的基础上，还需要在实际工作中利用好优化后的业务流程，发挥其信息化服务的功能，由此满足社会相关工作的各种需求。

二、“十四五”数字转型背景下数字档案资源主要业务流程构建方向

在档案资源建设管理数字转型方面，业务流程建设和优化是一个基本且重要的内容，应当重点做好如下几个方面的业务流程构建及优化。

（一）数字档案资料接收类业务流程

在数字档案资料的接收方面，接收系统应当做到将相关数据信息内容准确而完整地接收过来（数据导入活动要实现批量化）。信息资料的传输中，信息安全性与连贯性非常关键，因此要有安全传输模式，还需要对数据是否完整以及规范执行检测活动。在接收大文件或是音/视频类文件的时候，利用文件流方式更为方便，而且断点续传功能很有帮助。在档案数据内容的接收方面，还需要能够兼容各种不同类型的数据。

（二）数字档案资料的封装

在数字档案封装方面，主要可以使用五类封装方式来满足不同类型用户的需求。第一种为对封装引擎作嵌入处理，将其嵌入到OA系统以及档案资源管理系统（两者采取紧耦合形式完成对封装引擎相关组件的调用，从而达到EEP封装效果）中，第二种为对封装引擎作嵌入处理，将其嵌入于档案资源管理系统里面，而OA系统主要负责导出，这里档案资源管理系统同样通过紧耦合来完成对封装引擎相关组件的调用，从而达到EEP封装效果，第三类为根据要求把等待上报的有关数据内容以XML文件的形式作导出，接下来通过EEP封装工具来进行封装，第四类为档案资源管理系统对相关单位的封装WEB类服务进行直接访问，再进行打包等操作，第五类为“整合零散”的封装形式。

（三）数字档案资料的保管

在对数字档案资料进行保管的时候，需要在了解保存计划的基础上，站在长期保存及管理的角度，高水平地完成档案相关数据的保存工作，系统一方面需要支持常用的各类存储架构，例如SAN、NAS以及DAS，另一方面也需要支持常用的各种存储方式，譬如在线存储、近线存储以及离线。另外，还需要做好存储环境以及备份载体的管理。

（四）三性保证方面

除了数字档案资料的接受、封装以及保管之外，三性保证也是很重要的一个业务方面。例如，要确保档案数据具有真实性，这方面可以通过数字签名，但是要注意的是，其嵌入的去处为封装包结构，才能围绕EEP封装包展开相关的真实性证明活动。

（五）数字档案资源的利用方面

对数字档案资源进行管理，最终目的是让其更好地服务需求者，在这方面，主要需要处理好四大方面的具体业务内容，第一个是数据发布，第二个是数据检索，第三个是档案借阅，第四个是解决审批。

为更好地整合数字档案资源建设服务的工作体系，未来应当努力体现信息多元化服务特征、多角度整合数字档案资源、从不同层次收集数字档案资源信息、从多方面把握数字档案资源体系建设的工作内容，在此基础上，做好数字档案资源服务的业务流程等基础性的工作，为在“十四五”背景下更好地做好数字档案资源建设优化、进一步发挥其经济效应和社会价值打下良好的基础。