大数据时代档案信息资源共建研究

■杨舒丹 尹艺璇

随着移动互联网、Web2.0、物联网（IoT）、云计算等信息技术的飞速发展，我们已经迈入了以深度挖掘数据价值为核心的大数据时代。

大数据时代也使档案信息资源发生了前所未有的变化，档案信息资源共建已然成为必然趋势。但是，档案信息资源共建通常受多种因素的影响，比如馆藏类别的差异，技术平台的限制、标准化程度不高等。因此，大数据时代，档案工作者如何变革其管理思维，创新档案信息资源建设方式，构建一体化的共建体系，实现大数据引领下的档案信息资源共享已成为当务之急。

一、大数据时代档案信息资源共建的必要性

大数据时代档案信息资源共建即采用以网络信息技术，对档案信息资源进行有效地收集、存储、整合及管理，并将档案系统与其他相关系统（如图书馆、博物馆、其他相关机构等）互联，建立一体化的档案信息资源共建平台，借助档案信息资源平台的互通互惠而获得有效的档案信息资源，使用户可以通过线上或线下汲取所需的档案信息，实现档案信息资源最大化利用和社会共享[1]。

（一）有利于加强信息服务的网络化和多元化

大数据技术的应用使档案管理系统产生了具有强大的检索、查询、分析、存储数据等功能，能实现远程网络数据传递，自动翻译多种语言文字等，提高了信息资源利用效率。同时，覆盖社会大众的档案信息建设平台利用云计算、数据挖掘、可视化等技术，加速了档案信息资源的知识化转向，形成了覆盖地域广泛，语言种类丰富的档案信息资源，展现了大数据环境下拓展信息资源、延伸信息服务的无限可能。

（二）有利于档案信息资源的利用和共享

大数据时代档案信息资源共建能满足不同群体的用户检索、查询等需求。用户可在不同网络范围、不同地域单位内高效利用档案信息资源。档案工作者借用信息技术挖掘现有信息资源的潜在能量，有利于整合、集成各类数字档案信息资源，使档案信息资源增值增效[2]。

（三）有利于提升档案信息资源管理的规范化

大数据时代档案信息资源共建能够利用现代化信息技术及时有效地对信息资源进行整合，形成完整的档案信息数据库，不断更新档案信息资源，保持资源数据库的动态运行[3]。同时有利于实现各级各类档案部门之间的办公协同以及档案信息资源的互联互通，提高档案信息资源管理的规范化。

二、我国档案信息资源建设现状

新《档案法》中明确提出，推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。但就目前我国档案信息资源共建情况来看，更多地表现为各档案管理部门之间档案信息资源共建参差不齐，技术推进不均衡，标准化体系建设滞后、存在诸多网络安全隐患等问题[4]。特别是不同类型、不同地区的档案管理部门对档案资源共建的投入与支持力度不同，造成各部门之间共建关系难以构建，共建标准化体系仍不够完善，资源建设后续乏力。要实现档案信息资源的高效利用、数字化存取、网络化服务，就必须厘清档案信息资源建设现有的问题并加以改善，促使档案信息资源发挥最大效能。

（一）档案信息资源共建主体共建意识不强

传统档案时代，部分档案人员共建协作意识淡薄，没有从根本上树立共建理念。国内档案部门通常都是独立设置，分离运作，缺少跨行业、跨部门的合作交流，部分档案工作者“重藏轻用”的思想依然存在[5]。同时，部分档案部门只强调档案信息化设施的投入，却忽视用户利用需求的改变，影响了档案信息资源共建效果。

（二）档案信息资源共建技术发展不均衡

目前，虽然我国档案信息化建设工作虽取得一定发展，但档案信息资源共建的信息技术推进不均衡，部分地区技术水平相对落后，档案信息资源网络的建设、应用软件的开发等进展缓慢，导致我国档案信息资源共建的整体技术水平难以追赶大数据时代技术飞速发展的步伐[3]。

（三）档案信息资源共建尚存安全隐患

大数据时代，档案信息资源的收集、鉴定、归档、保管、整合、利用到最终销毁，都离不开计算机网络等软硬件设施，这就导致档案信息资源共建过程中不可避免存在安全风险，比如档案信息资源的保存环境安全问题、网络环境安全威胁问题以及信息泄露安全问题。

三、大数据时代档案信息资源共建策略

大数据时代，档案信息资源共建已势在必行，并且迎来了新的发展契机。笔者认为可从主体、内容、技术、服务、安全等方面探究大数据时代档案信息资源共建实现策略。

（一）主体方面

档案信息资源共建主体是指档案信息资源共建中的利益主体，也就是共建动力的实施者[6]。大数据时代，单凭单一机构构建的档案信息资源已不能满足信息化社会的发展要求和用户多样化多层次的利用需求，必须联合其他相关机构，借力合力，挖掘档案资源最大价值，满足用户的利用需求。

档案部门。当前，各级各类档案部门仍然是档案信息共建的中坚力量，对档案信息共建工作起着引领和指导的作用。各档案部门应围绕相同的共建目标，宏观布局和科学规划，建立起统一的合作组织，以达到档案信息资源共建的目的。

图书馆、博物馆、档案馆。图书、文物、档案都与社会文化信息资源紧密相关，且具有一定的共性，构成了共建合作的基础。大数据时代，信息技术的发展与应用打破了图博档信息资源共建的技术桎梏以及时空限制，而是在科学指导下对信息资源进行有机整合，并挖掘其潜在价值。

社会公众。大数据环境下，社会公众参与档案信息资源共建使档案部门不仅能够将由于人力财力的限制而无法充分开发的档案资源开放给社会公众，而且能够有效地契合档案信息资源的利用口径，使得档案信息资源价值最大发挥。

（二）内容方面

随着信息技术的飞速发展，数字资源的不断涌现，人们开始重新审视档案信息资源的内涵及外延，传统的纸质档案已不能满足档案资源需求，档案资源体系不仅要包括各种载体的电子文件，也应将文化类、政务类、民生类等各类档案纳入其中[7]，而公众对于各种特色馆藏资源以及多渠道多形式的档案利用需求与日俱增。

传统时代环境下，特色馆藏资源需要大量人力物力财力集中建设，同时囿于地域范围及专业技术的限制，建设效果往往不理想。大数据技术的普遍应用突破了时间与地域的限制，为特色馆藏的建设提供了有效的技术保障。同时，档案机构可通过档案官网、微信公众号、抖音等新媒体平台丰富档案信息资源内容，加快档案信息资源建设。

（三）技术方面

档案部门借助新兴网络信息技术，可以降低共建成本、提高工作效率，为用户提供更便捷更多元的信息服务，促使档案信息建设发展良性循环。

隔年春天，我被调到省城，新单位暂时没有住房，李耕老师让我跟他一块住。他落实政策在省文联分到住房，家属还在外地：我上班，房子就是空的，你可以安心写作。饭我们自己做。

完善检索方式和工具。大数据时代，用户追求高效率、高性能的检索方式。档案部门需建立完善的档案信息数据库，并对其系统、清晰地分类，有效解决检索源缺乏的困境。同时，提供多样的检索工具，满足用户的多种需求。此外，要设置合理的检索途径，检索语言避免过于专业化。

跨领域实现数字编研。大数据时代背景下的档案编研，呈现出高科技化与专业化的特点。档案部门可以开展跨领域合作，实现大数据时代的数字编研，与多种专业人才合作，实现优势资源互补。

（四）服务方面

档案信息共建事业想要获得长足发展，必须要求变革档案服务思维，结合大数据时代特点，提升档案工作者综合素质，用创新的理念为用户提供个性化的服务，满足用户多元化的服务利用需求。

转变服务观念，提升档案队伍整体水平。大数据环境下，档案信息资源建设的每一个环节都发生了巨大的变化，这就要求档案人员要提高自身专业素养，转变服务观念，以用户需求为中心，完善、利用和挖掘档案信息资源，更好地服务社会。

以用户需求为中心，提供个性化服务。大数据环境下，档案部门要树立“以人为本”的服务理念，针对不同用户的特点和需求，创新服务方式，提供个性化的档案信息资源收集、推送服务，实现个性化服务。

（五）安全方面

人员层面。大数据环境下，要加强档案工作者的安全责任意识，提高其安全管理能力。通过构建档案安全管理制度、安全管理培训机制及安全管理奖惩机制，保证档案工作人员高度的安全责任意识。加强网络安全知识宣传，定期开展档案工作人员网络信息安全培训。同时，搭建网络安全人才体系，为档案信息内容的完整性和真实性提供有力的人才支撑。

技术层面。技术手段是档案信息安全的重要保障，针对档案数据面临软硬件系统安全、数据安全、网络安全问题，可以采取不同的技术手段加以保证。比如针对软硬件系统安全和数据安全问题可以通过数据云存储技术来解决。防火墙技术、数字签名技术等安全技术通常可解决网络安全问题等。

面对大数据的强势来临，网络化、实时化、共享化已成为未来档案管理工作的发展趋势，档案工作尤其是档案信息资源的共建要树立资源共享、互利双赢的开发管理理念，在保证档案信息资源安全的前提下，逐步构建一套完整的档案信息资源共建体系，保证档案事业的健康可持续发展。