写字楼内档案库房改造探析

■赵杰

伴随着城市化发展，众多单位通过自购或租用写字楼，在写字楼内进行办公，在写字楼内改造档案库房情况逐渐增加。但由于国家没有直接的专项改造规范，写字楼内档案库房改造水平直接受制于库房改造经办人的经验或想法，很多库房经改造后仍然不能满足现代化办公及长远使用需求。

一、写字楼内改造档案库房当前存在的困境

（一）库房布局选址不恰当

库房位于地下室或3层以下楼层，位于地下室的，面临突水等情况，此外湿度过大，对档案防水、防潮带来严峻挑战。由于写字楼未在院落内且无围墙，3层以下楼层还面临较严重的防盗风险，有的甚至库房楼下为商业，人员复杂且餐饮等行业带来火灾风险。有的档案库房位于南面，每天库房面临较长时间太阳直射，库房内紫外线较多，甚至太阳光直射到档案或档案盒上。有的片面强调安全，将档案库房建在写字楼楼顶，气温高，库房顶面临大风吹顶致使档案风吹日晒雨淋等直接暴露风险。有的档案库房建在承重不足的地方，面临不可预估的塌楼风险。

（二）库房布局不合理

单位的不同库房没有在同一层或相邻区域，分散在不同楼层或不同区域，库房未集中连片布局，管理难度加大。有的档案库房与物品库房形成库中库，相互交叉。有的库房设置在人员出入主电梯旁或写字楼核心筒周边，人员流动大。未设置档案展厅及档案阅览室、档案整理与数字化业务用房，不同载体、密级档案未分区域、分空间存放，库房内不设缓冲区，未设置独立消毒杀菌区域，库房内过道太窄，不便于档案库房应急情况处置。

（三）库房档案柜架摆放不科学

为节约库房空间，将档案柜架摆放过密，运送档案过道太窄，不便于进出，装取档案时不易转身及起身，档案装取效率低下，有时甚至碰头或身体下部撞到档案柜，危及档案工作人员安全。档案柜靠墙摆放，或将靠近玻璃幕墙一侧的档案柜架紧挨玻璃幕墙摆放，距离不足10厘米，有的甚至贴着玻璃幕墙或砖墙摆放档案柜架。由于档案库房需预留至少10年档案存放空间，档案一般集中存放于前几列而后几列空置，致使库房内档案柜架对地面压力不均衡。

（四）库房安全保障措施不足

未建立库房在遇到火灾、地震、水灾等事件或事故的应急预案或未对预案进行演练，库房没有足够的安全保障措施，为片面迁就美观，使档案库房门于其他办公室门相协调统一使用易燃的木门作为库房门，在木门上安装普通简单门锁。为避免开关门时发出响声，在门下与地面留出空隙，未安装挡鼠板。有的库房在独立楼层或办公楼层部分区域，未配备前台或日常巡查安保人员，更未安装防盗门磁、防火门、闭路监控、烟感探头等安全保障措施，有的未在库房配备安装灭火设备。

（五）档案保护设施不够

库房内未安装独立或集成在档案柜架上的温湿度监测设施或设备，未在库房门附近可就近就便取得灭火器的地方配置二氧化碳灭火器或灭火器长时间未检测、未使用而搁置过期不能正常使用，甚至成为安全隐患；档案柜架不能在档案取出或上架后及时合架或关闭柜门，在南方湿度偏大地区未配置除湿机或除湿机型号不恰当，还需人工倒水。在温度过低或过高地区未配置空调或新风，库房内温湿度超出档案保管合理温湿度范围。未使用扫描仪或数码相机、高拍仪等档案数字化设备，未能将纸质档案数字化，高频率提供纸质档案利用。

（六）忽视环境改造

片面强调安全，将门窗位置封闭，不引入新风或空调，使档案库房内空气与外界隔绝，充满纸张、档案盒与杀虫药混合气体。在写字楼建设与装修期间，玻璃幕墙大量使用胶固定中空玻璃，有的甚至在玻璃幕墙内加装隔断，杜绝空气、光线从玻璃幕墙进入库房。在写字楼房间装修时，对墙体进行简单处理，仅在墙壁水泥砂浆上刷胶对砂砾进行固定，或者在砂浆上刮腻子粉，库房墙壁白净、光滑，但长时间后腻子粉、砂浆干燥后遇到摩擦着掉落至库房地面或悬浮于空气中，库房防尘工作未能从源头杜绝。

二、若干困境的成因探究

（一）改造方案不科学

由于在签订购买或租赁写字楼合同时，未将移交该写字楼的设计图、施工图与竣工图内容写入合同，使用单位无拟改造房间的有关图纸，也未能与写字楼设计单位建立有效联系，无法查看该区域实际承重情况，改造方案中所依据的承重只能靠估算。改造方案编写前，未对现行有效《档案馆建设标准》进行认真学习并与项目实际现场比对，梳理出改造项目清单，而由装修人员等相关人员靠经验开展工作，甚至涉及密集架重量等与房屋承重密切相关事项，交由密集架生产厂家进行估算，改造方案评估不足、论证不充分。

（二）未组建专项组织机构

根据写字楼装修情况，成立整体装修工程领导小组及其办公室，由单位总负责人任领导小组以示对项目的重视，将领导小组办公室设在单位的办公室或工程管理等部门，将单位领导和各中层纳入领导小组，明确工作职责，将项目具体工作人员纳入领导小组办公室，统一开展领导小组安排的工作。但却未组建专项组织机构，使日后使用该库房最多的本单位档案工作人员和外部专家未纳入库房改造组织机构，不能充分发挥这两类重要人员对库房改造的要求与建议。

（三）改造前调研不充分

在库房改造前期，仅进行相关论文查询，但由于学术期刊上未登载写字楼内改造档案库房的文章，甚至国家、各省均未出台相关规范与指导意见，致使改造无可直接遵照的标准。负责人员对拟改造房间及其上下楼层情况不熟悉，未采取踏勘、测量等方式，直接将库房改造全权委托给设计单位进行设计，甚至未进行温湿度测量，也未到附近单位走访，更未到档案局相关科室进行库房改造咨询与征求意见，凭装修工作领导小组成员的工作经验与猜测采取貌似可行措施与要求进行改造。

（四）改造过程中检查跟踪不到位

具体负责工程进度、质量的人员责任心不强或无精力强化对库房改造工序把控缺失，对土建、智能化、信息化、密集架等各施工单位协调跟踪不足，协同化施工程度低。对各参建方各环节质量把控不够，未能在电线排设、暗敷等重要工作环节进行现场监督，有的隐蔽工程未进行验收随即匆忙进入下一工序施工，由于其他工作影响或现场负责人员责任心缺失，未对每个细节将设计图、施工图进行比对与工程质量把控，过程跟踪管理形同虚设。

（五）改造结束验收不充分

未针对库房改造项目开展专项工程的工程质量与档案验收，而将库房改造项目验收并入整体装修验收工作中，由于整体验收当日验收项目众多，不能对库房改造项目进行深入仔细验收，对竣工图与实际项目是否符合不能全部进行验证，竣工图的深度不能马上核实，甚至对验收中发现的问题不予提出或暂时不提出，而将整体项目验收结论定为通过验收，对验收中发现的问题进行暂时搁置，对验收发现的问题跟踪整改落实不到位，未形成闭环管理，对相关档案未立即收集。

三、基于综合统筹协调的解决方式

（一）制定科学改造方案

根据经济和技术条件，因地制宜，制定科学的改造方案。方案主要注意以下内容：选用的建筑材料防火性能、建筑自身的空间使用功能，不一刀切，以结构改造为主、设备安装为辅的库房改造设计原则，综合考虑档案归档、利用，调整通道，使非档案工作人员往来不经过档案库房及周边区域。注意防火，所有线路做暗线处理，配备二氧化碳灭火器及使用保护手套，库房比周边房间高，便于排水，将多余门窗封闭，安装防盗护栏，注意将所有含灰部位面层做漆化处理，库房与其他办公区域独立。

（二）组建库房改造专项工作组

组建专项库房改造工作组或在整体工作组下设分组，将单位领导、装修主管骨干、写字楼设计单位、施工单位项目经理、开发商项目负责人、单位内部档案工作人员、熟悉档案库房建设与改造的档案局或其他单位专家、库房改造工作设计与施工单位负责人及库房内涉及的信息化、智能化、密集架厂家相关人员纳入工作组，明确各方每个人的工作职责并明确沟通协调机制，库房改造方案评审要求所有人员参加，日常工作由单位装修负责人与档案工作人员做好督促，必要时召开工作组会议。

（三）强化改造过程管理

强化改造前、改造施工期及改造后评估与维护全过程管理。在改造前，及时针对改造方案与施工单位进行技术与安全交底，使土建、智能化、信息化、密集架等施工单位统一思想、明确有关要求。改造施工期，提前做好各施工单位工作衔接，对需要配合工作做好协调保障，装修负责人与档案工作人员每天至少进行一次巡查库房改造现场，对重要环节进行旁站，对发现的问题及时反馈督促立即整改并检查整改情况，整改完成后才进行下一环节工序。在进行项目验收前，提前进行预验收，确保所有问题整改到位并做好记录，将有关情况向物管公司进行通报，同时做好档案归档与信息化工作。

笔者针对写字楼内库房改造若干问题进行梳理并进行系统分析，提出基于综合统筹协调方法，考虑经济成本、建筑结构地面承载力、建筑自身的防潮、防水、防震等级，建设适用的档案库房，切实为其他即将利用写字楼改造档案库房的单位提供帮助。希望此次关于写字楼内档案库房改造的探析，能激发更多档案库房建筑、档案工作领域的专家学者展开更深入的探讨、提出更有效方法与实践，促进档案库房改造更加科学高效。