计算机技术在档案管理中的应用意义探索

李鹏

（商丘市第二人民医院，河南 商丘 476000）

档案管理在企事业单位发展中具有重要作用，新时期必须高度重视档案管理工作的开展，以此为今后各项工作提供有效参考。信息技术的飞速发展加快了档案的数字化发展进程，然而部分企事业单位依然沿用原有的管理模式，导致人工成本较大，与企事业单位的发展进度相比较为滞后，以下就存在的问题和应对措施进行分析。

一、计算机技术在档案管理中的应用意义

（一）保证了档案资料的完整性与安全性

长期以来部分企事业单位采取纸质档案并加以管理，在社会经济飞速发展的今天，传统的档案管理方法已经不能满足企事业单位发展需要，这是由于传统的人工档案管理模式需要投入大量人力和时间成本。而纸质档案的保存难度较大，容易出现信息缺失情况，对档案的调用也存在查询时间较长的问题，影响了档案资源利用效率。信息技术的应用可以有效弥补人工管理模式的不足，发挥计算机强大的存储和处理能力，档案管理人员只需在计算机中录入档案信息即可对信息化档案安全存储整理、归类分档以及调用，明确呈现档案存储位置、档案内容、整理时间，通过电子化备份的形式保障档案信息的完整性与安全性[1]。

（二）提升了档案信息利用效率

纸质档案在管理过程中不利于长期保存容易出现档案损坏情况，更不利于远程化共享。信息技术的出现可以解决以上问题，便于企事业单位在网络环境下共享信息资料。档案管理人员把档案资料上传到计算机当中即可实现不同地区相关部门的利用，方便各部门交流。在自主处理过程中压缩信息以文字、图像、音频、视频等形式呈现，并且档案资料的保存时间得到延长，有效节约了管理成本，推动企事业单位的良好发展。

目前，有两种技术标准即光纤通道技术和IP 存储技术。光纤通道技术是由存储网络工业协会（SNIA）推出的存储管理接口规范（SMI -S），是一次革命性的进步。其主要目标是使不同的存储设备供应商提供的系统之间能够互相兼容。SMI -S 的部分基础是建立在分布式任务管理通用信息模型（CIM）上的，它是一个面向对象的信息模型，定义了系统构件的物理和逻辑结构。CIM 则是基于Web 的企业管理的一部分，它包括一个基于XML 的加密规范和一个通过HTTP 访问模式化对象的方法。SMI -S 的主要目标是提供一个基于标准的管理接口，使存储设备上的数据可以被视为逻辑组件，如逻辑单元、存储池等。

二、计算机技术在档案管理应用中存在的问题

当前计算机信息技术被广泛用于企事业单位的档案管理工作，然而依旧存在着不重视档案信息化建设的问题，所投入的资金偏少，缺乏系统管理，主要问题如下：其一，缺乏对计算机信息技术的了解。在档案管理工作开展过程中，部分档案管理人员自身缺乏对计算机知识的掌握，对信息化档案管理系统了解不足，导致档案录入、存储、调用等方面效率偏低；其二，计算机信息技术应用效果不佳。从档案管理实际情况来看，多数档案馆将计算机信息技术作为辅助工具，在实际应用过程中仍以人工记录的方式为主，容易出现信息资料不全的问题，而纸质档案在保存过程中也可能由于自然环境问题出现信息丢失情况。此外，部分企事业单位建立数据库的过程中存在重复建设情况，应用范围较小[2]。

三、如何在档案管理中提升计算机技术应用价值

在企事业单位加强内部管理的过程中，需要将档案管理工作放在重要位置，通过挖掘各项数字的价值实现自身的长远发展，而计算机技术对档案管理的结合让管理效率得到进一步提升，档案信息的可靠性也得到了提升，在档案管理工作中利用计算机技术的过程中主要途径如下：

（一）制定完善的档案管理制度

传统的档案管理制度在信息技术的发展下逐渐不能满足企事业单位发展需要，而计算机技术的发展为数字化档案管理提供了新的思路，为了达到培育期管理效果，在开展档案管理工作的过程中，需要完善的档案管理制度作为保障，企事业单位在重视档案管理工作开始的同时需要结合档案信息化建设需要制定和完善管理制度。其一，对档案管理人员作出明确要求。档案管理人员开展日常工作期间需要遵守操作规范，熟练进行计算机的操作，明确软件的功能，进而保证工作效率。其二，在档案管理制度中需要对各部门的工作内容进行协调，明确相关人员的分工，保证档案上传、调用、备份等环节的科学性[3]。

（二）建立档案信息数据库

在加快企事业单位的档案信息化建设过程中需要建立和完善数据库，进而对档案资料及时保存，实现对档案的信息化管理。要求完善多种档案管理模块，将档案系统设置为前端、后台以及数据库，进而完整呈现出档案类别和管理功能。建立数据库不仅是保证档案信息安全的需要，还是提升管理效率的要求，帮助档案管理人员快速检索信息，简化档案的翻阅流程，比如在办公中利用专用的档案管理软件，其中涵盖立卷、编目、检索、统计和借阅等板块，可以让档案管理的效率显著提升，促进部门内部与部门之间的沟通，进而提升档案资料利用效率。

（三）重视档案资料的数字化管理

将计算机用于企事业单位的档案管理工作可以减少传统纸质档案占有的空间，可以将档案存储到U 盘中，还可以整合档案信息，将一些文字内容与图像搭配，或者通过视频等形成呈现，根据故障需要对不同形式的档案调取。在科技的发展背景下，数字化的档案建设过程中对计算机技术的利用也在加强，开展档案管理工作过程中也需要打造计算机网络系统，更新计算机设备，升级管理系统，了解大数据技术在挖掘档案信息资源的作用，进而全力保障网络系统的安全，扩展档案服务范围。

（四）做好档案信息查询和存储工作

在时代的发展下，档案数字化建设是必然趋势，其中信息的记录与存储是关键环节，所以在基础的档案信息处理过程中需要保证内容具有准确性，利用计算机技术可以达到这一目标，提升数字化管理水平。利用计算机技术的过程中需要结合企事业单位档案管理需要科学进行计算机硬件的配备，之后加强数字管理和升级管理系统，比如定期对计算机软件更新，满足档案的数字化综合管理需要。在信息查询的过程中可以进行关键词的检索，不仅可以得到真实的文字信息，还可以获取图片、音频与视频信息，利用计算机存储的过程中还需要相关部门起到监督和检查的作用，档案管理部门的领导也需要确保信息的录入环节数据详实、准确，保证每次档案的查阅与使用在可控范围内，避免出现档案的使用风险[4]。

（五）加强信息化档案的安全管理

由于网络病毒会导致重要的信息存在丢失危险，而计算机网络的开放性也要求做好档案的安全管理工作，加强防火墙技术的利用，避免病毒入侵网络系统，定期进行档案的备份。档案管理人员需要利用硬件和软件功能的过程中对加密技术、病毒查杀技术与防火墙技术合理利用，并且在日常工作中也需要树立安全意识，做到规范操作，定期进行电脑杀毒和系统维护，建议在利用档案信息化系统的过程中对身份识别技术利用，不同的档案管理人员设置操作权限，进而提升档案资料的安全性。此外，档案管理人员需要保证档案信息的准确性，将纸质档案的信息转化成电子档案，在这一过程中对纸质档案做好加密工作。

（六）加强档案信息管理人才的培养

随着企事业单位的发展，相关业务量也在增长，信息数据的类型也更加多样化，让当前的档案管理工作具有更加明显的复杂性特点，对全新的管理技术利用迫在眉睫，档案管理人员是开展档案管理工作和利用计算机技术的主体，相关人员的专业能力对数字化档案管理工作的开展起到了深远影响。然而一些档案管理人员思想陈旧，对档案的信息建设重视不足，影响了档案的数字化发展。为此，需要加强制度建设的同时做好人才培养工作，发挥人才的优势，提升档案管理工作效果。档案管理部门需要定期进行人员的培训和教育工作，提升其职业素养与操作技能，与计算机技术的利用充分结合，在工作中对数据库技术、索引技术扎实掌握，最终在计算机技术与数学技术的支持下不断提升工作效率。在培训工作完成之后进行人员的考核，完善考核机制，以此提升档案管理人员专业能力[5]。

结束语：信息化是一场革命，它引起了档案管理的深刻变革。社会信息化为档案事业的发展提供了一个集理念、方法、技术为一体的大背景，档案事业作为社会文化事业的重要组成部分被列入国民经济和社会发展的总体规划，遵循和服从社会信息化发展的总体要求和战略布局，从而使档案事业的自身发展与国家信息化发展战略相统一、相协调。档案信息化是21 世纪现代档案管理区别于传统档案管理模式的重要特征，也是信息社会档案管理业务发展的必然趋势。档案信息化改变了档案工作者的思想观念、档案业务的工作环境、档案馆的组建方式以及档案的载体形式。档案不再拘泥于以纸质、录音和录像为载体，而是多以数字形式形成、传递、移交、鉴定、归档、保管和利用，档案工作借助于计算机实现自动化，开展档案工作，挖掘档案资源，提供档案利用。信息化为档案利用者提供了前所未有的方便性，馆藏档案数字化成为历史的必然，数字化档案信息在急剧增长，以全新的思路、方法和举措来发展档案事业是信息时代、知识型社会赋予21 世纪档案工作者的新使命。

综上所述，在信息化时代下，需要企事业单位与时俱进，实现档案管理工作与计算机技术的结合，进而提升工作效率，保证档案信息的安全性。在实际管理中需要制定完善的档案管理制度，建立档案信息数据库，重视档案资料的数字化管理，做好档案信息查询和存储工作，加强信息化档案的安全管理。此外，需要加强档案信息管理人才的培养，最终更好地服务于企事业单位发展。