关于PDCA 循环在医院档案管理中的应用探讨

李啟生

（福建省龙岩市连城县医院，福建 连城 366299）

引言

以往的医院档案管理工作主要是由管理人员整理归档医院领导的公文、重要事件以及活动等的资料，随着社会的不断发展和进步，医院档案管理工作的范围逐渐涵盖到了人文事迹、历史发展以及特色内容等方面。医院通过在现有档案管理系统中植入PDCA 循环的方式，不仅使得档案管理呈现出制度化、规范化、多元化的特点，而且这种创新管理模式的应用，优化和完善了医院档案管理的内容，激发出了档案管理人员的工作积极性和主动性，为医院特色文化体系的建设打下了坚实的基础。经过长期的实践操作发现，医院档案管理人员借助PDCA 循环深度挖掘档案管理工作中存在的缺陷和不足，完成了对现有档案管理模式的创新和升级，为医院的长期稳定发展打下了坚实基础。

一、医院档案管理现状分析

（一）缺乏健全完善的档案管理机制

大多数医院领导层针对档案管理工作认识出现偏差是影响医院档案管理工作效率和质量有效提升的重要因素。医院领导层只是片面地认为档案管理与医院经济效益的提升不仅没有直接的联系，而且为医院档案管理制度的优化和升级设置了阻碍，增加了医院档案管理工作开展的难度。此外，由于医院档案管理具有覆盖范围和部门广泛且多样化的特点，要求档案管理部门必须时刻保持与其他部门之间的交流和沟通，然而就目前来说，绝大多数医院都因为受到自身档案管理模式不完善等因素的影响，不仅导致档案管理过程中出现了重要文件信息缺失、遗漏等问题，同时制约了档案管理工作效率和质量的提升。

（二）档案管理信息化建设不完善

首先，大多数医院在现代化建设过程中普遍存在着过度注重治疗体系，轻视档案管理建设的现状，使得医院档案管理信息化体系的建设成为了空谈。其次，医院专业档案管理人员的严重缺乏。经过深入调查发现，当前我国医院的档案管理队伍中，真正掌握信息化档案管理技术的少之又少，即便是有些医院已经完成了信息化档案管理体系建设的工作，但是也因为管理人员未能系统全面的掌握信息化档案管理的知识和技术，造成了档案遗失或资源的严重浪费，对医院档案管理工作质量的提升产生了非常不利的影响。

（三）档案管理人员专业素质匮乏

人才既是医院档案管理工作开展的核心，同时也是推动医院不断发展的关键。就目前来说，医院档案管理人员队伍建设方面存在的问题主要集中在以下几方面

1.大多数医院仍未建立完善的档案管理人员培训体系，导致档案管理人员知识无法得到及时全面更新，影响了档案管理工作的开展

2.档案管理人员不仅具有流动性较大的特点，而且出现了大量从其他部门临时借调的兼职档案管理人员。

3.档案管理人员人数在医院职工人数中占比较小，经常出现一人多岗、一人多责的情况。

4.虽然互联网信息技术的迅速发展为医院档案管理工作模式的改革与创新提供了强有力的技术支持，但是由于受到医院档案管理人员培训机制落后且落实不到位等因素的影响，大多数的医院档案管理人员都出现了无法掌握先进档案管理和方法，制约了医院档案管理工作质量和效率的提升。

（四）档案开发利用率偏低

受到传统档案管理理念和模式的影响，不仅是医院，而且其他领域都存在这重保存、轻开发的档案管理思维，再加上大多数医院尚未完成网络化档案管理体系的建设，也是导致医院档案整体节约率无法有效提升的重要因素。

二、PDCA 循环原理

PDCA 循环最初是由统计质量控制(SQC)之父WalterA.Shewhart 提出的，后来W.Edwards.Deming 经过长期的研究进行了深度的修正和完善，通过对质量管理过程的还原，使其成为了一种将工作与常规逻辑紧密融合的先进工作方法。最初PDCA 循环主要被应用于企业管理方面，后来在长期实践应用后，逐步被推广至其他领域，PDCA 循环的普及和应用也被人们视为改善和优化企业管理最有效的方法之一。PDCA 管理模式循环主要是将质量管理内容详细的划分为以下几个阶段：

1.0P 即plan，计划

通过对自身优劣势的分析，制定具有针对性和目的性的计划，确保管理工作的有序开展。

2.D 即do，实施

以第一阶段制定的详细计划为基础，开展后续管理工作。

3.C 即check，检查

针对管理计划实施过程中，存在的不科学、不合理现象，管理人员应该在深度进行系统性检查工作的基础上，将前两个阶段实施过程中与实际情况存在的不相符的问题统一处理和分析，为后续计划的实施做好充分准备。

4.A 即action，处理

这一阶段的主要工作，就是通过深度挖掘计划执行过程中出现的与计划不同以及执行错误等相关问题，总结计划执行前期各个阶段的问题，并在保证计划顺利实施的同时，明确最终的管理要求与目标。

三、PDCA 循环在医院档案管理中的应用

PDCA 循环可以详细的划分为计划（P）、执行（D）、检查（C）、行动（A）等几个环节，PDCA 循环在项目管理中的普及和应用，促进了项目管理效率和质量的全面提升。由于这几个环节之间存在着密不可分的联系，并不是一味地重复循环使用，而是在项目管理过程中分析和发现项目执行过程中存在的问题，制定科学合理的应对措施，保证项目管理工作的高效开展。

（一）计划环节

计划（P）环节。计划环节也就是根据项目管理要求，制定明确的质量管理目标，为了保证档案管理工作的顺利进行，管理人员必须从以下几方面着手制定科学合理的档案管理计划。

1.由于医院档案管理工作是准确清晰反应医院实际运行与管理情况的重要手段 。所以，档案管理人员应该严格地按照要求妥善保管档案材料，规范档案整理的流程，才能达到提高档案管理质量和效率的目的。

2.制定科学合理的档案管理流程，节约档案管理的时间

医院档案管理不仅涉及到的内容众多，而且需要档案的收集和归档工作也需要投入大量的时间和精力。首先，医院档案管理人员应该制定明确的归档方案，在充分考虑档案特点的前提下，明确档案整理的目标，然后针对档案的差异性特点，合理确定档案归档的范围，以保证档案整理归档工作的顺利完成。其次，根据档案目标，收集文书档案，档案管理人员在收集档案时，工作人员不但要明确自身在档案管理过程中应尽的职责，而且还应时刻保持认真严谨的态度，做好档案的分类、总计和统计工作，才能保证档案文书资料的完整性。最后，合理分类医院内部各个科室的档案，在明确分类的基础上，做好各个科室档案管理的监督规划和计划，促进档案管理工作质量和水平的有效提升。

（二）执行环节

执行环节主要是按照计划开展相关管理工作。首先，制定年度计划任务。医院档案管理人员必须严格地按照事先制定好的计划，向上级部门反馈档案管理工作的进展。在规定时间内完成医院档案的年度归档任务，总结档案管理工作中存在的问题，避免因为出现档案信息遗漏的问题，影响医院档案管理工作的质量。其次，加强档案管理人员业务培训工作的力度。档案管理人员必须改变传统管理意识，在不断学习的过程中增强自身的责任感，才能体现出医院档案管理工作的价值。再次，引进优秀的档案管理人员，医院在开展档案管理工作时，应该通过招聘专业人才的方式，组建高素质的档案管理队伍，提高医院档案管理人员综合素质与专业水平的有效提升。

（三）检查环节

检查（Check）环节主要是通过对执行环节内容的监督检查，以便于及时的发现和解决执行环节中存在的问题，档案管理人员在开展医院档案管理工作时，应该针对医院档案管理的特点，做好档案管理细节、归档情况、管理制度等相关内容的监督检查工作，通过对档案管理计划执行进度的检查，保证档案管理工作目标的顺利实现。如果管理人员在检查环节发现档案管理执行环节中出现了问题，应该根据医院的实际情况，优化和完善现有档案管理的制度，改进和解决档案管理中存在的问题，才能达到促进档案管理工作质量稳步提升的目的。

（四）行动环节

行动（Action）环节也就是通过对检查环节可行性与有效性的对比分析，以确保档案管理工作的有序开展。医院在开展档案管理工作时，应该通过定期开展档案管理人员绩效考核的方式，针对档案管理过程中出现的问题，并以此为基础优化和改进医院档案管理工作中存在的问题。比如，档案管理人员应该在仔细检查文件档案遗漏、错误以及拖延等各方面问题的基础上，采取积极有效的改进和优化措施，确保档案管理工作按照相应的规范和标准进行。

四、PDCA 循环在医院档案管理中的应用体会

医院在运用PDCA 循环开展档案管理工作时，必须密切关注以下几方面的问题

（一）医院档案管理中应用PDCA 循环时，档案管理人员必须采取积极有效的措施，避免档案管理局限于过程性循环上，而是应该严格地按照大环套小环的原则和要求，从局部到整体上开展医院档案管理工作，提高档案管理的效率和质量。

（二）完善和总结档案管理小循环体系中存在的问题。针对该循环阶段档案管理问题不明显、解决难度大的特点，档案管理人员应该采取积极有效的措施保证档案管理大循环的顺畅运行。

（三）将PDCA 循环与持续性学习和实践紧密的融合在一种，站在档案循环管理的角度上，发现和解决医院档案管理过程中存在的问题。如果在检查过程中发现问题，应该及时的与相关部门进行有效沟通，才能彻底解决影响医院档案管理工作顺利开展的问题。比如，医院在建立现代化电子档案管理体系时，应该针对保密性要求较高的档案资料，根据档案管理的保密要求，通过不断的学习和研究，掌握档案管理的保密技术，改进档案管理策略，提高档案管理水平。

结束语

总之，PDCA 循环在医院档案管理工作中的推广和应用，不仅促进了医院档案管理水平的有效提升，而且将医院档案管理引向了更加规范的方向。作为医院领导层来说，应该在充分重视档案管理工作的前提下，加大档案管理硬件设施建设投入的力度，充分发挥PDCA 循环的优势，提高医院档案管理工作的质量和效率，寻找PDCA 循环下医院档案管理工作中存在的问题，并以此为基础制定科学合理的改进措施，为医院档案管理工作的有序开展打下坚实的基础。