流动人才档案管理工作的优化策略

包太敏

（黑龙江省大庆市大同区就业和人才服务中心，黑龙江 大庆 163515）

市场经济环境下，人才的双向选择使人才市场上人员流动性增强。各行业的发展都离不开人才的支持，人才成为行业竞争的关键所在。各行业通过人才档案可以更好地了解到招聘人才的相关信息，因此在招聘过程中档案发挥着重要的作用。基于人才档案的重要性，这也对人才服务中心流动人才档案管理工作提出了更高的要求，通过采取有效措施优化档案管理，全面提高档案管理工作的整体水平，可以为流动人才档案的有效利用打下坚实的基础。

一、流动人才档案管理的特征

（一）管理对象的社会性

人才双向选择制度实施后，人员流动性增强。人才档案作为人才自身重要信息的真实记录，随着人才流动的频繁，人才呈现出社会性的特点，档案也随之体现出较强的社会性。通过对流动人才档案进行管理，企事业单位借助于流动人才档案也能够更好的引进人才，从而为人才流动营造良好的氛围。由于流动人才档案管理对象社会性的特点，这也使人才档案服务出面向整个社会，人才档案的重要性更好的凸显出来。

（二）来源的广泛性和内容的复杂性

传统的人才档案管理工作往往是以单位员工档案作为管理对象，档案来源和内容相对简单。但对于流动人才档案管理工作而言，其内容更具复杂性，而且档案来源呈现出广泛性的特点。对于流动人员而言，需要增强对人才服务部门的认识，并明确档案是保障自身合法权益的重要凭证，通过强化自身的档案意识，并在档案管理工作中积极配合，进一步保证档案信息的真实性和完整性。

（三）档案需求的多样性

社会和经济的发展离不开人才，合理的人才流动对于市场经济的发展具有有其重要的作用。在当前市场经济发展过程中，对于流动人才档案的需求呈现出多样化的发展态势，这也迫切要求档案管理工作的创新，更好地满足人们的需求，实现档案信息的有效利用。

（四）档案管理形式的开放性

当前一些流动人员工作不固定，工作性质变化较大。针对这种情况下，在对流动人才档案管理工作中，人才服务部门宜借助于互联网的优势优化档案管理工作，并借助于网络发布开放的档案信息，增强档案管理形式的开放性，为流动人员信息的交流提供更多的便利性。

二、流动人才档案管理工作中存在的问题

（一）对档案的重要性认识不足

当前流动人员档案以大学毕业生作为主体，当前大部分学生毕业后流动性较强，许多学生进入私企工作，企业往往不接收档案。一些用人单位往往也不会通过流动人才档案查询所需要人员的具体情况。再加之一些毕业生对自已档案对自身的重要性认识不到位，一些档案往往学生自行进行保管，档案管理较为混乱。一些学生真正想要用到档案的时候，往往不知自己的档案在哪，对于具体的流转手续也不清楚。

（二）“重建档案”现象愈加频繁

档案作为一个人工作、学历和资历的重要信息，通常是跟着个人走，档案对于个人而言具有极为重要的作用。但在当前市场经济环境下，人才流动频繁，部分地区和单位引进人才时对档案重视不足，为了引进人才甚至存在入职后重建档案的情况。这也导致个人档案没有随着人才流动进行转移，“重建档案”现象较为常见，这对人才档案管理工作带来了较大的难度。

（三）“死档”、“弃档”问题日益严峻

当前人力资源市场十分活跃，这对市场经济的繁荣发展起到了有效的推动作用，但一些企业在招聘时并档案不做要求，个人能力满足企业要求即可入职。基于这种情况下，个人档案的管理和保护则被忽视，特别是在当前人才频繁流动过程中甚至存在“弃档”和“死档”的情况，给人事档案管理工作带来较大的影响，。

（四）档案内容缺乏真实性

当前流动人才档案管理工作中，档案信息的真实性和完整性是较为关键的要素，但基于多种原因的影响，档案信息内容真实性无法保证，这必然会对档案的利用带来一定的影响。而且当前一些企业对档案不重视，人员招聘时只看相关证书，不接收档案，从而导致一些假文凭和假职称的情况发生，而且对录用人员的管理也会带来影响，不利于社会和经济的稳步发展。

（五）流动人员档案管理缺乏规范性

一些地方针对流动人才档案，并没有严格按照具体的规定进行管理，在实际档案管理工作中存在许多不规范的情况。目前流动人员档案来源呈现出多样化的特点，归类也过于繁杂，档案存放人才中心的原因也更具多样性。随着人才服务中心档案数量的人增加，档案管理人员不足，这也使档案归类和整理无法跟上档案存入的速度，再加之档案传递不及时，从而增加了查档的难度。特别是在人事更迭过程中，档案存在交接不明确的问题，这也导致档案丢失、涂改和档案信息不真实等情况时有发生。部分人才服务中心在档案管理工作中还存在采用人工方式的情况，档案硬件设施不完善，这就导致档案信息化水平不高，在人才不断的流动的情况下，档案信息收集和更新难度较大，无法保证档案信息的完整性，特别是基于管理工作中的一些漏洞，一些个人信息数据也易丢失。而且在人员流动性频繁的情况下，档案传递过程中信息沟通不畅，档案流转没有规定和统一的程序，这也导致档案纠纷问题经常发生。

三、流动人才档案管理工作的优化策略

（一）强化流动人员档案意识

流动人员自身档案意识会对档案的完整性和有效性带来较大的影响。为了强化档案意识，需要重视档案宣传，进一步明确档案转移程序。同时还要充分利用新媒体的优势，确保宣传方式的多样性，，强化流动人员的档案意识，并能够与人才服务中心有效配合，及时对档案信息资料进行完善，更好地发挥出档案的实际价值。而且作为人才服务中心，还要树立主动服务意识，并能够采取多种方式和多种渠道为流动人员提供档案服务。并通过开展有效的宣传，增强人们对档案重要性的认识，并了解档案传递流程，从而实现档案的合理流动，降低弃档和死档发生的机率，实现对流动人员合法权益的有效保障。

（二）强化人事档案管理法制建设

人事档案是中国特色人事管理制度中的产物，其个人身份信息的重要凭证，具有唯一性，受国家法律法规的保护。因此一些地区重建档案并不符合国家法律法规，易引发档案造假行为。为了进一步保证人事档案的真实性和完整性，宜加快建立完善的人事档案管理制度，重视人事档案法制建设，强化档案管理人员的法制观念，重视对档案管理人员职业道德教育。同时针对与人事档案相关的违法行为要加大打击力度，增强人事档案管理的严肃性和权威性。另外，还要加强对人才服务中心档案管理工作的审查，强化监督，从而为流动人才档案管理工作的规范化发展打下坚实的基础。

（三）构建完善的档案管理机制

为了提高流动人才档案管理工作的水平，还要不断完善档案管理机制，人才服务中心要结合自身的情况，建立健全档案管理制度，使档案工作的开展能够有章可循。通过严格按照具体的制度开展工作，强化对档案管理流程的监督，积极完善相关的法律法规，使流动人才档案管理工作能够有章可循。同时还要明确流动人才档案归档制度和传递制度，加大对收集的档案信息的审查，提高档案信息的完整性，为人才档案实际效能的发挥打下坚实的基础。

（四）加强服务创新管理

由于当前人才市场呈现出经济化和市场化的发展态势，这也导致流动人员档案管理工作中存在弃档和死档的情况。为了能够积极改善这种情况，需要制定统一的标准来对流动人才档案进行管理。人才服务中心还要进一步强化自身的服务质量，统一管理服务群体，并优化档案管理模式，合理划分服务项目，优化档案服务质量，从而更好地满足人们对档案信息的多样化需求。

（五）建立信息化查询系统

流动人员基于自身的特殊性，在传统流动人才档案管理模式下，档案信息利用效率不高。但基于信息化时代背景下，流动人员在档案信息利用过程中有了更多的获取信息的渠道，可以快速获取到需要的信息。而且在档案管理工作中，借助于先进技术实现档案资源的整合，并构建档案信息数据库，实现对档案信息的统一和集中管理，随时调阅信息，为档案信息的查询、利用提供更多的便利性。

（六）构建档案信息数据库，提升档案管理效率与水平

为了提高流动人才档案信息的利用率，将档案的实际效能更好地体现出来，在档案工作开展过程中，宜应用信息技术，推动档案管理模式的创新，实现档案的科学化和现代化管理。而且通过推进流动人才档案信息化建设，构建档案信息数据库，促进档案管理效率和水平的提升，实现档案信息的高效利用，促进档案资源的有效共享。

在流动人才档案管理工作中，宜借助于大数据时代快速发展的良好契机，加快推进档案信息的数字化转化，提高档案信息传递效率。为了能够更好地满足人力资源市场发展的需求，还要加快流动人才档案信息数据库的建设，更好地适应人才频繁流动情况下对档案信息的利用需求，进一步保证档案信息的安全。而且还要加强对流动人才档案信息数据库安全的管理，及时更新，设置防火墙，强化管理人员安全意识，确保流动人才档案信息的安全，为档案信息的高效利用打下良好的基础。

（七）提高档案管理人员的专业能力

在当前新形势下，人才的市场化和社会化发展对流动人才档案工作有了更高的要求。为了更好地发挥出流动人才档案的重要价值，需要打造一支专业化的高素质档案管理团队。在打造现代化的档案管理队伍过程中，宜针对当前档案工作的具体要求进行分析，并构建档案管理人员素材模型，严格聘用条件，根据任职要求把好人员选聘关。同时还要针对档案管理人员开展多样化的培训，强化对岗前培训的重视，使档案管理人员能够更好地胜任自身的岗位，履行好岗位职责，并在实际工作中能够不断进行创新。为对于新参加工作的档案管理人员，为了使其快速融入到实际工作中，宜采取以老带新的形式，使其尽快熟悉本职岗位的工作。另外，针对档案管理人员还要加大考核力度，将档案管理人员考核结果与其自身利益挂钩，进一步增强档案管理人员的责任心，确保其在档案管理工作中更具责任心，认真的完成具体工作，全面提升档案管理工作的整体质量。

四、结束语

人才服务中心承担着流动人才档案管理的工作任务，并通过有效管理，从而为流动人才和各行业提供优质的档案信息服务，提高人力资源服务的整体水平。特别是在当前人员流动加速的新形势下，在实际档案管理工作过程中，需要加快转变档案管理理念，并合理应用各种先进技术，提高流动人才档案的信息化和网络化水平，为档案信息的开发利用提供更多的便利性，实现流动人才档案的重要价值，促进社会的稳定发展。