数据化在事业单位人事档案管理中的实践

董鹏飞

（五莲县公共就业和人才服务中心，山东 日照 262300）

引言

造纸术为中国古代四大发明之一，因此最早的事业单位人事管理的建设方式，多为利用造纸术进行纸质版信息统计，即为收集信息进行统计最后汇总到名为人事信息的档案夹，但是此种方法多有不便。如今已经步入信息化的时代，人事单位应顺应潮流，与时俱进，人事管理的建设也需要加强信息化的建设，便于更有力地保证信息的系统性、完整性与即时性，因此加强事业单位人事管理数据化建设也是不可避免的。

一、数据化在事业单位人事档案管理中的应用价值

（一）降低管理成本

对于事业单位而言，人事档案管理包含了一些收集、保管人事档案，同时提供辅助性作用，满足事业单位所需的一些活动。不得不说，人事管理工作较为繁琐，涉及的工作内容较多，有诸多相关的环节，因此该工作类别，综合性较强。加之作为国家活动的执行者，要求事业单位的工作人员在进行人事管理过程中，应该更加的认真、更加的严谨。这在一定程度上就会增加事业单位人事档案管理工作人员的工作量，要耗费掉更多的人力、物力以及财力。单位人事档案管理人员的在进行人事档案管理、日常开销等，都归属于成本的范畴。信息化技术在人事单位档案管理中的应用，可以在一定程度上有效的提高工作的效率、减少工作人员的参与，节约了档案管理的实体空间。这样的话，人事档案管理工作的成本就会下降，从而能避免不必要的资源浪费。

（二）提升社会价值

事业单位中的人事档案管理工作要严格按照国家法律法规，人事档案管理工作是一项具有特殊社会属性的工作，事业单位人事档案的内容主要包括事业单位内部员工的个人身份信息、个人履历信息、事业单位日常活动以及员工日常表现等，这些档案内容都与员工的薪资待遇以及日后发展有着密切联系，甚至还关系着事业单位内部的组织关系以及整体的发展情况。

（三）有利于全面提取信息，进行公平的人事考核

传统的人事信息记录操作麻烦，而且信息的完善有很多的劣势，比如查找人事信息需要翻阅所有的人事档案再进行登记，如果有信息需要更改，之前所写信息有出入，但是档案上空间不足，就造成了信息更新的复杂性，导致下次信息的更改有所出入。信息化信息登记就避开了这些劣势，提高了他们的优点。信息化档案只要有网络就可以进行更改和删减，而且无论是补充信息还是修改信息都很方便快捷，在此基础上就可以看到更公平的人事信息，在相同的起点进行人事考核。

二、事业单位人事档案管理现存问题

（一）对档案管理工作重视程度较低

部分事业单位认为人事档案管理工作可有可无，对档案管理工作和事业单位发展运行的重要性不够了解。甚至一些事业单位没有把人事档案管理工作列入日常组织管理工作中，人事档案管理人员也没有严格按照档案管理的规范要求去收集人事档案，导致需要使用人事档案时，人事档案无法发挥真正的作用。

（二）与现代化管理技术不匹配

随着大数据时代的到来，事业单位各方面工作的发展已经逐渐趋于信息化、现代化，而人事档案管理工作却出现了与现代化管理技术不匹配的问题。对此，事业单位应当加强对现代化管理技术的投入力度，使用信息化系统进行档案管理工作，从硬件基础推动技术发展，以软件系统提高技术水平。

三、数据化在事业单位人事档案管理中的实践策略

（一）提升管理人员素养

人事档案管理工作人员的专业素养，也会对信息化建设工作产生直接影响，决定着管理工作的效率。部分管理人员的专业性不足，往往是由其他部门人员兼任档案管理工作，导致管理工作质量受到影响。为此，应该针对当前人事档案管理工作的特点与现状，制定针对性专业培训计划，使其专业知识和技能得到更新，了解数字化信息在实践工作中的应用方法，加快数字化建设进程。在业务学习活动当中，应该确立小组组长，增强其技术能力和责任意识，通过相互监督的方式开展工作，防止人为失误导致档案信息安全受到威胁。根据档案分类、录入、补录和校对等工作内容的不同，采取差异化培训方式，以增强实际培训效果。在培训中应该加强对信息化素养培训的重视，系统化学习网络信息技术、大数据技术和计算机技术等等，增强管理工作人员的操作水平，适应新时期档案管理工作特点。接受新的工作理念，增强管理人员的技术应用意识，防止信息化与数字化建设流于形式化。建立完善的招聘机制，引进先进人才，补充档案管理工作队伍，增加队伍工作活力。在招聘中对人才的技术应用能力、业务能力和沟通协调能力等进行考察，保障工作队伍结构的合理性，根据其自身特点为其分派岗位任务，使其在实现个人价值的同时，为事业单位创造良好的效益。

（二）实行责任管控以及社会化开放式的管理模式

想要让人事档案的工作更加规范，需从整体上推行且落实责任追究制度，把人事档案管理的责任落实到每个部门和个人，在用人单位中设立一个专门的档案工作室，保证档案室的环境与大小恰好符合使用需要，合理设置防盗、防火设施，确保人事档案的完整和安全。而构建社会开放式的档案管理模式要做到以下几点：其一，不管人事档案管理部门或个人都应从思想上正确认识档案的必要性，将人事档案和个人的保险、医疗、出国、上学等各个方面联系到一起，而不是用制约人才流动的手段。并且作为能够维护社会秩序的有力工具，应该充分发挥在人才的合理流动和优化分配上的功能。其二，人事档案必须以人为本，把人事档案分为保密材料和不保密材料两种。保密材料有个人评价、鉴定、处分、医疗、心理和精神疾病等内容；不保密材料有姓名、所在工作单位、工作时间、年龄、酬金、升职、降职等情况。而不属于保密材料的内容个人均有知情权，可以维护自己的合法权限。人事档案可对个人适当、实时、合理地开放，且赋予个人相应的民主权利，有了解档案内容的权利，对有分歧的数据信息提出诉讼的权利，有维护个人隐私的权利。

（三）积极完善数据制度，有规可循有据可依

人事档案部门在建设大数据化管理工作时，还应重视规章制度的建设工作。基于大数据视域下，相较于以往的人事档案管理工作，将“战线”从线下管理不断推向了线上管理，这就要求人事档案管理部门积极完善大数据化管理制度，以此约束档案管理员的工作行为。首先，档案部门应健全规范制度，将传统的人事档案管理密切融合大数据化人事管理，要求档案管理员认真控制好“人事档案进出关口”。其次，还应积极优化人事档案管理规定，以我国颁布的《人事档案管理法》为基点，结合国企单位的具体情况，设计国企单位专属的《人事档案管理规定》，要求人事档案管理内部员工在完成日常工作时，严格参照相关规定，以制度要求约束收集信息、检索、转移数据、鉴别归纳、审核等工作行为。最后，人事档案管理部门应引导管理员树立强大的安全意识，面对外界诱惑时，坚守廉洁品质，不为眼前利益泄露国企单位人事信息。

结束语

在如今信息技术飞速发展的时代，事业单位的人事档案管理工作也要顺应时代的潮流，结合工作中的实际情况，不断总结人事档案管理中所存在的问题，在人事档案管理过程中，依托于数据化优势，有效运用合理化管理措施，提高工作效率，将人事档案管理的价值全面深入地发挥出来。