论航空企业档案的数字化处理

王晨晨

（中国特种飞行器研究所，湖北 荆门 448000）

经过一系列的调查和研究发现，目前我国的航空企业很多依旧采用纸质档案的形式进行保存。这样的一种保存形式，是不利于航空企业的长期健康发展，这意味着对航空企业的职档案数字化处理是至关重要的一个环节。本文将重点分析和探讨如何利用扫描仪等先进的，对航空企业的纸档案进行科学合理的数字化处理，做到既快捷又高效，并且效果较为理想。

一、纸质档案数字化处理必需的硬件设备

（一）数码复合机

从基本技术上来看,复合机主要可以划分为模拟机和数码两大类:从实际应用上来看,多功能机大致可以划分为便携式、绘图型及普通办公机三类。一般而言,鉴于考虑到文件的存储容量、硬盘的容量、纸张输入的容量以及文件扫描的速度、内存容量、输出托盘的容量以及分辨率等各种扫描特点和技术参数,航空航空公司针对纸质文件进行数字化扫描处理的主要装置有:打印、复制和扫描,带双面自动文件进纸器的标准彩色数码复合机。

（二）成册扫描仪

为了大大提高其工作效率并有利于减少设计师和技术人员在网上接收到用于手动签页的扫描文字以及进行其他操作所需要花费的时间,航空公司甚至可以从国外引入极速成册扫描仪,它是一种通过扫描器快速地装订所有书、文件、发票、文本以及其他各种文件的装订设备。在不进行拆装的条件下同时扫描左右页的情况下,实际检测的扫描率可以达到高至每分钟60-80 页。当前的影像输入设备的市场主要分为两种形式:接触和非接近。基于打印机和复印机上所采用的平板扫描和馈纸扫描,它们主要指通过一个互动或者是接触式输入的图像。相对而言,传统的接触式扫描机无法很好地处理那些装订在图书中的文字本子。它们不但扫描的工作速度慢(大概每分钟6-8 页),而且还很容易被人破碎和损坏,新的非接触式扫描仪深刻地影响和改变了我们的扫描和工作模式,几乎完全可以做到无人破碎,非常适宜快速地进行扫描和储藏。购买成册速扫仪的主要目的是将大量储藏和存档的宣传册报告迅速进行数字化,既避免了纸质文件长期滞留导致的损坏和不可挽回的后果，又保留了原始图像扫描的图像，容易获得法律效力和真实性，避免多人同时查看同一份文件的尴尬情况。文件管理人员的工作效率也得到了提高，无需扫描枯燥的文件，大大提高了工作效率。

（三）多功能一体机

这款拥有强大的图像处理器和优良的高性能多功能装置,它就是提供了一种优异的图像处理和快速地对图像进行处理和扫描。由于各种内部系统协调的设计,通常被航空企业选择用来对纸质文档进行数字化处理的一种多用途飞机,其整体生产的效率甚至可以达到是其他同类产品的两倍。此外,多功能机器处处都是经过了一次次人性化的开发和设计,数据的兼容性高,支持pdf、tiff 等多种格式的文件输出,独有高效的网络扫描功能,读取a0 幅面的同类型图纸76.2mm/s,在同一个产品或行业内的各种同类型图纸中一直都处于绝对领先地位,非常适合用来读取大量的图纸的数字化,为我们能够节省更多的资料空间和有效地对图纸和信息处理进行数据库的设计。

二、纸质档案数字化处理的一般流程

（一）档案交接

档案交接指档案在数字化的处理过程中，工作人员向负责人归还已经加工的档案原件，接收尚未数字化处理的档案原件，分为两个环节：收档和回档，由专人完成。要求：档案应领取和归还及时，无等待过程或文件堆积过多，保证数字化工作的正常流动；通常，图像质量检查完成后，可以将装订完毕的档案归还给负责人，如果只剩下一天处理文件进行链接和恢复，则必须向负责人请求下一批要处理的档案。1.接收负责人送交的待加工档案。（1）责任人必须提供必要的处理文件。（2）按型号、制造年份、档案号的顺序排列。（3）处理者和负责人共同确定接收档案的数量。（4）如果接收的档案数量正确无误，必须填写《档案交接记录表》，并经双方签字确认，如有页数和纸质文件出现偏差的，必须根据实际的情况进行填写,并及时提交给上级相关部门处理。2.发回到经过加工的档案给项目负责人。（1）确定的档案编号和需要返回的文件次数,应该与输入信息相匹配。（2）把案卷依次按借阅的顺序编号排列。（3）由加工人员和项目经理共同组织现场盘点。（4）经办理双方确认后,返回仓库填写《档案交接记录表》,双方共同签字做出确认;若有特殊紧急情况的,必须根据实际情况完成,并向自己负责的上级部门报告和处理。

（二）档案前处理

档案前处理是指对一个档案在按照需要进行扫描和标记之前,按照管理条件对其进行适当分类。要求:必须保持档案资料的完整性,不破坏原来的档案,准确地统计各种文件和页数,不会有任何出错。主要的工作内容:1.明确档案资料的数目和质量。（1）依据文件资料,在"收据清单"中填写自己相应的项目:实际文件编号、实际张、页数。（2）逐条统计问卷和结果页数。（3）清点。在"收据表"中应当填写相对应项目:实际的张数、页面号、不精确等。（4）清点工作进行完毕后,由项目负责人签字并予以确认。2.扫描前预处理。（1）如果不需要去除所有装订材料,则在进行扫描时应当去除干扰,而且在进行扫描时应当将所有的装订材料都拆开,并在去除装订材料时保护文件不受损坏。（2）打开一个案卷并分别对档案内的文件逐一排查。内容包括：文件对应的情况、文件总数、纸张清洁度等。（3）整理文件，每份文件正面朝上。（4）如果文件纸有角或折痕，请轻轻展开、压平。（5）对将要处理完成的档案，必须小心地用夹子夹住，以免档案散开。（6）损坏的原始文件可根据档案系统的处理要求仔细修复。（7）此过程完成，在《领卷单》对应栏输入要扫描的案卷数量。

（三）档案扫描

文件扫描是使用扫描仪将纸质存档文件扫描成电子图像。这个过程是数字处理的重要组成部分。其他过程主要取决于纸张扫描工作过程中的质量和速度,要求:在进行扫描时所有纸张的类型都应垂直地放置,倾斜角度控制在1°以内,超过1°应重新进行扫描;档案编号输入正确、规范、无任何差错。确保扫描出来图像内容完整、清楚,图片中存储的格式正确;仔细检查扫描出来的图像批次数以降低错过的扫描。1.在确认案卷编号与《领卷单》编号相符后,开始对档案进行扫描。2.在扫描一些原稿不清楚的文字时,需要通过调整与对比度、亮度等有关的参数,使得所需要扫描到的文字图像尽可能清楚。3.对于不太适合进行拆卷工作的档案,使用成册扫描仪器进行扫描,避免文件受到损坏,减少扫描仪器对文件的伤害。4.扫描完毕后始终保持使用文件编号为图像中文件名。5.在扫描文件过程中会发现一些预处理和匹配错误文件,应记录在收据清单的备注栏中，并返回相应的预处理程序。6.完成本次操作后，扫描文件后，认真填写《领卷单》，登记扫描页数，并核对每份文件的实际扫描页数与完成页数是否相符。

（四）图像处理

图像处理是对计算机扫描后生成的图像文件进行高级处理，主要内容包括：检查图像数据质量、去污、拼接图像等。前提条件：确保任务列表中的文件编号与图像文件匹配编号，检查图像质量并确定所有错过扫描和多次扫描的原因并修复它们。1.检查扫描图像的质量。确保图像质量正确后，继续处理。检查图像深度、锐度、失真、色彩模式等。2.图像校正处理。图像可以旋转90°或180°，倾斜1°以上，然后再次扫描。可以校正原件本身的倾斜图像。3.图像去污处理。对扫描过程中出现的黑头、黑线等污染物应进行去污处理。如果在修图过程中针孔没有被移除，应该更正扫描过程中产生的边角。

（五）档案著录

档案著录是指将档案内的数据信息录入到数据库中。著录的方式包括图像描述和对物理文件的描述、单机描述和多机描述等,可以根据实际情况进行选择。进行人工校对的目的是为了保证描述的完整性、规范和准确性。先决条件:检查索引栏、挂接栏和文件封面中的文档编号,并保证要求一致;输入案例文件和目录以保证没有任何错别的字,如果在过程中遇到生僻的字,需要先寻找出案例的负责人再进行输入和确认,正确地填写案例的页数和其他字段;在多著录的模式下,书目工作者必须亲自完成描述。1.有几个用自己的密码进入逐鹿软件即多机着录。2.打开档案管理系统,选择需要着录的档案管理系统中的文件类型,例如“型号档案”。3.选择“著录”选项。4.输入案卷集级和文件级内容。5.每当著录好一批次后，著录的工作人员要进行校正，如果有不一致，应该找到物理文件来检查，复核后，重复校对，直至校对完成。

（六）索引和图像质检

在索引质量检查过程中，系统记录会与图像手动关联，质量审查员将会一一审核记录中有没有匹配于图像。数字图像质量控制技术是进行数字处理中最重要的步骤之一,这也就是扫描后数字图像第二次质量审查。工作内容主要是通过检查整体图片的质量并综合评估每个环节的图片质量,要求:必须确保每一个过程中的信息唯一匹配;确保了扫描后图像的精度;对于发现的质量问题及时进行反馈,如果无法明确确定这些工序是否存在质量事故,及时与相关专人进行沟通,追究责任,并严格落实到各个工序的质量标准。1.进行质检时,应将《档案管理》系统中的档案编号与《领卷单》中的档案编号进行比对,确保一致,若出现任何问题,必须退回修改。2.逐页地查看控制图像,确保文件中的标题页、存储介质上的目录、总页数匹配。确保每页都有图像，并且没有遗漏、不清楚或编号的页面错误。如果它们不相符，应该找出原因，返回并再次扫描错误的页面。3.确保档案管理系统中的档案编号与封面上的档案编号一致。4.此过程完成。如果在处理过程中对应的目录数据字段和图像有错位、不准确、不清楚或数量不准确等问题，在《领卷单》中明确标注问题。

（七）档案归档

将文件数字化，员工必须使用特定的设备和系统，因此专业的文件管理人员仍然是文件数字化的首要工作。档案管理人员应通过持续的政治经济教育，提高政治理论素养、工作责任感和专业技能，积极、聪明、有效地收集整理纸质档案，具备一定的科研、关键问题领导意识、工作中的理论与实践。合理创新和拓展数字档案服务领域。档案管理还应为馆员的继续教育创造良好的条件，这不仅是档案数字化的前提，也是档案企业发展的前提。从手动控制到自动化，从物理文本到数字文本，管理和归档方法也必须适应新的控制概念。这种转变的一个重要特征是从存储到使用的转变，即从管理到维护，从维护图书馆档案到积极收集和收集各级不同类型的档案，使档案的管理和使用更加便捷高效。

三、结语

综上所述，在航空企业的纸质档案管理的过程中，是离不开数字化系统以及对应的硬件和软件配置的。考虑到高效率、高质量和低成本的特点，航空企业在进行纸质档案的数字化的处理过程中就会采取一套工厂流程式的数字化制作模式。航空企业纸质档案的数字化是其档案发展的必由之路，想要切实有效的提升航空企业的纸质档案数字化发展，就需要提升纸质档案的数字化整体水平，当然在整体的数字化工作开展之前，需要首先对纸质档案进行鉴定和信息维护，这样才能够保障在纸质化进行的过程中能够更加的科学规范。同时还需要建立起一套匹配的档案数字化的标准和制度，让整体的流程更加的完善与科学，同时也需要重视对应的人才培养。