浅谈新形势下基层流动人员档案管理服务工作

文·葛琼

随着我国市场经济的蓬勃发展，人员跨区域流动越来越频繁、数量越来越多、分布越来越广，做好流动人员档案管理服务工作能有力促进人才交流、推进经济社会发展。因此，流动人员档案管理服务已经是基层人力资源服务机构的重要工作之一。然而，部分基层人力资源服务档案机构人员配备不足、档案工作基础设施不健全、档案管理程序不规范以及服务效能不高等问题期间突出，成为阻碍流动人员档案管理服务工作发展的瓶颈，需要档案部门加以重视和解决。

一、流动人员档案管理存在的问题

（一）档案意识淡薄

随着我国经济的高质量发展，对人才资源的需求也日益增加。企业在人才招聘过程中已由以往的重学历转向重能力及发展潜能，人事档案已不是企业招聘人才的重要依据，故而容易被忽视掉。在这种背景下，部分高等学府对学生的档案也日渐不重视，不严格执行档案管理制度，导致学生档案内容不完整、管理混乱、材料丢失等问题严重；档案转递不严谨，多数函授、自考、网络教育等非全日制学历直接经函授站发至个人手中，档案中未有体现。很多毕业生对人事档案的重要性、严肃性也认识不足，很多人不知道档案究竟应存放在哪里，常私自保存甚至拆毁涂改档案，时间久了即成为“弃档”；有的人自主创业，和管理自己档案的部门没有沟通，档案长期搁置，成了“死档”；有的人工作调动频繁，把档案从原单位提出后，不能及时转到新的单位，放在自己手里保存，极易造成档案丢失。流动人员档案中，这种“弃档”“死档”“丢档”的增加，也增加了流动人员档案管理的难度。

（二）人员配备不足

目前，流动人员主要包括未就业的高校毕业生及中专毕业生、非公有制企业和社会组织聘用人员、自由职业或灵活就业人员、下岗失业人员、人事代理人员等等，人员数量较大，工作强度明显增加，需要配备充足的、具备较高专业素质的档案人员。而近些年随着事业单位的改革，大量编制缩减，人员严重不足，部分单位使用一些临时性的、非专业性的人员从事档案工作，工作质量难以保障。例如，枣庄市山亭区接收高校毕业生档案从2010年的900卷/年增加到目前的1500卷/年，档案总数达2.1万余份，但档案管理人员只有2名，且兼职多项工作。同时，由于一些高校毕业生奔向北上广等发达地区就业，其档案当地不接收，只能转回原籍保存。这部分人因各种需要会频繁地向原籍函调档案信息、要求出具相关证明等，又增加了档案管理的工作量、复杂性和风险性。尤其在7～9月份，高校毕业生毕业、研究生新生入学、机关事业单位招考等高峰阶段，档案室不仅要应对数以千计的档案转入，还要接待众多前来查档或转档的公民，2名工作人员显然不能应付这么多工作，这就势必会影响到公众的满意度。

（三）档案管理不规范

根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》相关规定，流动人员档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。但实际工作中，有些单位，特别是职介机构、私营民营企业、乡镇企业、中外合资企业、独资企业等，随意招揽存放人事档案，档案一旦转入到这些不具备管理权限的单位并拆封后，就会作废，并难以弥补，这在一定程度上造成了流动人员档案管理的混乱。还有一些用人单位用兼职人员负责档案工作，或者根本不设置该岗位，只让人临时负责。这类人员档案基础知识和专业技能欠佳，不能科学地管理员工档案，导致归档材料移交不及时、手续不得当等问题频发，严重影响了档案的完整性和准确性。另外，许多基层单位规模小，各项规章制度不健全，职工的各项报酬不保障，工作人员不评聘职称，年度考核不填写考核表，工资变动由领导层决定，基本上不往人事档案里存放什么资料，导致流动人员档案中，仅简单地记录了姓名、性别、工作经历等，很少涉及工作实绩、技能技术、考核材料等，基本上反映不出流动人员的真实情况。

二、加强流动人员档案管理的几点思考

（一）树立大档案意识，组建档案专职人员队伍

尊重人才是新时代用人的价值观。各级领导要树立大档案意识，深刻认识到档案在人才流动和服务经济社会发展中的重大作用，摒弃档案工作“次要论”和用人上的“老弱病残”观念，本着“专业的人做专业的事”的精神，建立专业的档案管理人才队伍。首先，在录用人员时，应尽量引进一些拥有档案管理专业背景，或非对口专业却具有丰富档案管理经验的优秀人才。其次，要加强包括档案专业技能、档案专业素养、档案职业道德、良好服务意识和信息化管理知识等内容的岗位培训，提高档案人员的工作水平。再次，加强队伍管理与考核。积极推进档案人员持证上岗制度，细化岗位目标任务，建立健全考核制度和奖罚制度，激发工作人员的自主学习性。完善监督管理体制，对所保管档案要进行不定期的风险排查。发现不好的苗头要及时制止，对档案丢失、篡改、销毁、泄密等问题严肃处理，维护档案的真实性和可靠性。

（二）强化资金保障，全面提升档案管理信息化水平

为提高流动人员档案在就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务工作的运用，畅通人才社会性流动，服务民营企业发展，推动流动人员人事档案管理服务实现“一次办好”“零跑腿”，营造良好的营商环境，加强档案信息化建设势在必行。近年来，中央及省、市先后下发了加强流动人员档案管理信息化的实施意见，明文规定将流动人员人事档案管理服务经费纳入同级财政预算。但在疫情影响、经济下行的大背景下，欠发达地区财政紧张，各级部门紧衣缩食，力保“六保”“六稳”， 档案信息化工作投入大、周期长、见效慢,很难摆在政府工作的首要位置。仅靠公共就业和人才服务中心微薄的工作经费，难以保障工作顺利开展。因此，对基层政府而言，应加大财政专项预算，统筹支持电子政务建设规划，确保信息化建设资金充足。对档案管理部门而言，应加强顶层设计，由中央、省统一规划、开发信息化建设所需的办公软件，避免各市（区）的重复研发投入，保障各地档案信息规格统一。同时，要加强对欠发达地区的政策倾斜，设立专项经费，通过开展标准化建设示范项目评选等形式，对重视程度高、软硬件设施足、人员配备齐全、工作成效显著的区（市）予以奖补，以推进工作的全面开展。

（三）加大宣传力度，树牢全民档案意识

档案宣传工作是提高公民档案意识、增强档案法制观念、推进依法治档、促进档案事业科学发展的重要手段。要针对高校毕业生、用人单位等不同群体，多形式、多渠道地宣传人事档案管理规定。高等院校要在学生职业规划教育中引入档案管理内容，让学生知道档案的重要作用，牢固树立人档合一的思想，确保自己走到哪里，档案就转递到哪里。同时，要严格按照国家规定，对学生档案实行规范化、科学化的管理。档案管理部门要针对高校毕业生等重点群体做好政策解读，让毕业生熟悉了解档案存放、转移等相关规定和流程，引导帮助他们做好档案转递，让用人单位深刻认识到档案在选聘人才中的鉴别、记录、考核等重要作用。同时，要通过报纸、电视、网站、微博、微信等媒体以及公益广告、发放手册等多种形式，全方位宣传解读档案管理政策法规和办事指南，形成对档案重要性的普遍共识，为档案工作营造良好工作氛围。

（四）强化日常管理，加强档案制度建设

完善的法律法规是保障档案管理工作有序进行和规范档案管理人员从业行为的重要制度。虽然中组部、人事部出台了《流动人员人事档案管理暂行规定》等系列法律法规，但由于流动人员涉及面广、职业多样、情况多变，笼统的法律条文约束力不强。这就需要进一步强化国家立法，出台明确的实施细则，对违规存放档案的中介、用人单位等予以相应的处罚，强化全社会的档案法律意识。档案管理部门要按照工作职能严厉整顿档案管理秩序，对不具备管理档案资格的中介机构、个体私营企业等单位进行彻底清查。严格执行档案转递制度，严禁个人自带档案，对不按程序转递的档案不予接收。接收档案时，对缺少的材料，及时通知个人或原单位补充完善。加强与用人单位的沟通联系，定期开展档案人员培训，提升档案管理水平，确保档案材料的真实、准确、完整、规范。

综上所述，提升基层流动人员档案管理服务能力，对促进人才社会性流动体制机制改革、推动经济社会发展具有十分重要的意义。所以，中央及省、市政府、档案管理部门要高度重视基层服务能力建设，推动建立全省乃至全国统一的流动人员人事档案管理服务平台。