事业单位档案无纸化管理问题及对策

钱志萍

（河北省承德市围场满族蒙古族自治县政府办机关事务管理服务中心，河北 承德 068450）

当前，档案无纸化管理工作在我国事业单位运营、服务及发展等环节中发挥的效用越来越明显，然而由于大部分事业单位开展此项管理工作过程中存在着诸多亟待解决的问题，比如说管理模式有待创新、管理者素质较差等，从而使得该项工作在单位发展进步中的作用受到很大程度的限制。鉴于此，本文主要针对现阶段事业单位档案无纸化管理工作当中出现的主要问题及有关措施进行了深入、全面的论述。

一、事业单位档案无纸化管理工作中出现的主要问题

（一）档案管理工作的模式过于陈旧

现如今，由于信息化科技的日新月异以及电子计算机使用范畴的持续扩大，档案管理这项工作的基本模式也随之出现了较大的转变，基本方向即由原有的以纸质版管理模式为主慢慢演变为无纸化的管存制式。选取无纸化的管理模式开展档案管理工作，除了能够在很大程度上减少对档案存储空间的占用外，同时也有助于档案资料查阅效率的提高，令档案管理工作更加顺畅、简便、有效。然而，绝大多数事业单位的高层管理者对此项工作的重视程度远远不够，再加上相关配套设备引入不及时、不到位，相关工作者仍然借助账目记载以及纸质记录的手段开展档案管理工作，这样一来便会严重影响到资料信息的保管速率以及数据资料的全面化，进一步干扰档案资料查询有效性及相关工作进度的加快等。

（二）事业单位对于档案无纸化管理的关注度严重不足

现如今，相当一部分事业单位在贯彻落实国内现有法律条文及规定的环节中依旧存在着一定的缺陷，因为档案管理工作无法令事业单位获得直接性的收益，所以大部分此类型的单位组织均不同程度地忽略了这一关键性的工作内容，进而造成档案管理工作的发展长期停滞不前、困难重重。还有一些事业单位的内部管理人员对于档案管理这项工作本身的认识缺乏足够的全面性和客观性，大多数情况下只是将此项工作作为信息数据的单纯累积与整合，如此一来，便在某种意义上忽略掉了对档案无纸化管理工作的投资及关注度，最终造成档案无纸化管理工作发展进步缓慢甚至是停滞不前，并且对事业单位的长远可持续发展产生巨大的不利影响。

（三）档案管理工作者的整体素养普遍较差

尽管只是事业单位运营发展过程中的一个小的环节，但是档案无纸化管理工作的有关内容也并不是太轻松，其也具有一定程度的复杂性，并且对有关从业者的综合素养提出了越来越高的标准和要求，比如说专业技能较强、职业修养较高、有很强的责任心等。然而，从现阶段的实际情况来看，绝大多数事业单位均普遍出现了档案无纸化管理负责人员自身素养不高的状况，这一问题可以通过下列几方面内容进行具体的分析：首先，事业单位内部负责档案管理作业的有关人员疏于对现代化管理科技的全面学习，导致他们难以适应当前档案管理工作的实际需求；其次，有关工作者在档案资料保管方面缺乏足够的专业技术与工作经验，进而造成其在开展数据信息整合、装订、总结等各项基本工作的过程中也会时常遇到问题，欠缺足够的熟练度，最终会对此项工作的有效性产生极大影响；再次，有些单位的档案管理者缺少足够的责任心，并且自身的职业操守品行较差，工作过程中不够仔细和谨慎，通常也只是一味地敷衍了事，对自我缺乏严格要求，普遍认为只要按规定按时完成自身的本职工作保证不出错就行了，殊不知此种工作状态会在很大程度上影响到档案管理工作质量及效率的提升。

二、事业单位档案无纸化管理的有效措施研究

（一）进一步健全档案管理体系，增加资金投入

目前情势下，我国事业单位的档案管理模式正逐步伴随着现代化科技的不断革新、电子计算机使用范畴的扩大而持续改进，相对滞后的纸质化档案管理模式早已无法满足当前的实际需求，因此各事业单位应当及时引进更加科学、先进的配套设施来提升档案管理工作的有效性和质量水平。众所周知，电子计算机作为信息化发展衍生出的产物，在档案无纸化管理作业当中扮演着至关重要的角色，借助此项设备不仅有助于资料档案管理有效性的提升，并且对于资料数据储存空间的大大释放、资料档案查阅效率的提高、档案保管简便性的增强等均起着不可替代的关键作用。有关工作者可利用配套设施准确、高效、快速地把档案资料记载到计算机档案库当中，同时也可以借助数据图标软件等对资料信息展开客观系统的剖析。除此之外，档案查阅平台的构建，对单位决策者进行决策、各单位间的资源共享等都具有充分的保障。与此同时，对此平台的检查与维护工作同样不可忽视，定期管理和维护有助于及时防范一些病毒的入侵、防止秘密资料泄漏、及时修补系统出现的漏洞等。当然，上述内容成立的前提必须是事业单位对于档案管理模式的迅速转变以及必要配套设备的及时引入、充足资金的供应支持。现今，一少部分事业单位存在资金短缺的问题，对此它们不妨求助于当地政府部门，申请资金投入更多更先进的配套设施，进一步完善档案管理机制。

（二）加强对档案管理的关注度

事业单位管理者应当尽快更新自身的理念，加强对档案保管工作的关注度，而这也是高效、高质量搞好这项工作的先决条件，具体而言，我们可以从一列方面着手：第一，采取措施更有效地激发相关人员的主观能动性与工作热情，把此方面工作作为日程当中的关键一项；第二，继续完善档案管理工作者的奖惩机制与考核机制，增强有关人员的责任感、及时纠正其敷衍的工作态度，令档案管理的规范化程度获得提升；第三，单位负责人及管理者必须身先士卒，加强对此工作的重视，给予基层工作者更多的关怀，自上而下均认识到此工作内容的重要性，明确各自的权责，并始终秉承公正、公平的原则。

（三）强化对有关人员的培训力度，提升其整体素养

当前形势下，各事业单位应当尽快构建并不断完善档案管理者的专业培训体系，进一步加强对有关工作者专业方面的培训力度，可以通过聘请专业人士进行讲座、经验指导等方式来有效增强相关人员的专业技能。另外，单位也可以通过选派的方式让一部分更具发展潜质的档案管理人员出去接受和学习先进的思想理念，掌握先进的工作方法。具体而言，有关单位可以借助对相关职位招聘标准的提升、内部管理机制的健全、宣传力度的加大等一系列途径有效提升作业人员的职业素养和专业技能，吸引大量专业技能和整体素养更高的人才，从根本上提高档案无纸化管理工作的质量，同时也让单位管理人员和档案管理人员都能更深刻地认识到档案管理工作的重要意义。

结束语

综上，档案无纸化管理工作对事业单位来讲拥有着至关重要的作用。现阶段大部分事业单位在开展档案管理工作的过程中仍旧存在着诸多方面的问题，因此，有关单位应当通过提高对此项工作的关注程度，及时引入更多更先进的配套设施，完善档案管理体系，加强对有关人员的培训力度，革新档案管理模式等有效措施来推动档案无纸化管理工作更快更好的发展，同时也为自身的稳定、可持续发展提供有力保障。