电子时代文档一体化管理研究

金红梅

（云南省曲靖日报社,云南 曲靖 655000）

引言

电子文档管理是互联网时代背景下，现代社会进步和技术升级的必然产物。电子化文件的出现对纸质文件和档案管理工作有很大影响。随着对档案信息保存的要求越来越高，社会的竞争的加剧，为实现长期稳定的发展，必须把电子文件与书面文件统一的利用起来，确保高质量的管理，统一协调。加强对一体化管理的监督和控制，以确保文件管理的可靠性、安全性和完整性，这是当今社会背景下进行档案文件管理的最佳途径。

一、增强文档一体化管理的理论基础

综合性的档案文件管理的理论框架基于文件周期和对不同类型文件的管理特性上。在电子文件的生命周期中，档案信息的收集、处理、保存、利用是每一个文件都必须经历的几个重要的过程。而电子文件的生命周期管理存在很大的不同，不仅包括了纸质档案文件中每一项关键的内容，还有一些独有的新的特征。电子数据档案的管理无法在传统的文件综合管理框架中进行管理，也无法根据过去的纸质文件生命周期规则进行管理。如果纸质版本的文档档案被移动或使用后，会造成一些破坏，影响文档整体的管理。但是电子文档的管理却是不同，电子文档处理的相关部门可以确保文档在各阶段之间的联系是畅通无阻的，从而使文档的保护和管理更加稳定、可靠。每份文件的内容和信息都能被准确地记录下来，每份文件在其生命周期中的变化和移动也能被准确地记录下来，综合性、一体化的文件管理可说是一个长期的过程，其中文件管理的整合和利用始终受到外部因素的影响。所以说需要以传统的管理制度为基础，进行不断的改革和创新。[1]

二、实行文档一体化管理的必要性

（一）实现办公室自动化的前提和基础

文件档案管理改革是确保办公自动化的前提和基础条件。办公室的自动化管理要求建立高效、便捷的信息交流渠道，确保办公室的各类信息的及时、准确的传递，而统一性、一体化的文件管理系统则是实现这一目标的有效手段。将文件管理与档案管理结合起来，并确保信息互通共享，使各部门和工作人员能够及时交换和取得各类信息，为建立办公室自动化系统奠定了坚实的基础。

（二）档案馆发展建设的根本需要

以书面文件为主的传统档案管理模式已经不再满足现今的经济社会发展的要求了，过去的档案管理主要是对各单位、各部门的纸质文件进行收集、整理，定期保存、归档，以备后期使用。但随着电子文件时代的到来，我国传统的档案管理模式已无法对越来越多的电子文件进行高质量的管理。所以说档案管理的工作要与时代同步进行发展，就必须采用综合性、一体化的文件管理新模式，对电子文件进行全面、系统、高效的管理，以适应时代发展的新要求[2]。

三、文档一体化的优越性

（一）保证档案信息收集齐全、检索准确

先进的文件控制是档案管理贯穿于归档工作始终的要求。文档与档案密切相关。解决了档案归档不全，分类不规范，难以检索利用等问题，提高了档案管理员对分类编号，人工辅助标引主题词及摘要的准确性。与档案管理员相比，他们更了解文件的内容。所以他们在文件的综合管理上发挥了重要作用。他们能在文件之间的关系有一个完整和清晰的把握。因此提高文献检索的查全率和查准率至关重要。使用者可利用电脑强大的检索功能，利用各种信息组合方式，丰富信息的检索和利用。

（二）达到文书与档案信息资源合为一体的目的

“文档一体化把文件与档案归入系统里面.这个系统的功能是比庞大的，可以借助计算机进行管理，达到文档内容的资源共享，实现了文件和档案的多途径检索和一次性输入、输出.其最佳管理效果就是使文件与档案内容合二为一。”

（三）促进档案工作的收集完整、系统便捷、查找准确、方便利用

用先进的计算机系统和互联网平台管理档案，充分的提高了档案管理工作的速度和效率。文件和档案信息的整合要求各部门在接收或存储文件时，都要将标题、作者、时间等输入计算机，并且在归档时，要按照清单的内容规范的收集、整理、装盒、存储。文件整合从文件处理到档案处理，所采用的整合方式是计算机自动分类组合的全过程管理，如数据录入、文件整理和归档存储等等，避免了文书部门和档案部门多方面的繁琐、无序的工作，从而使文件从产生到保存管理的每一个环节上都体现了档案工作的信息化、规范化、标准化的要求，使之得到完备、得当的地标引，以科学的方式编制记录，最大限度地满足检索人员的使用要求。[3]

四、文档一体化管理存在的问题

（一）受到现行管理体制制约

现在行业内使用的一个综合性的文件管理系统，它使用的是分模块的文件和档案管理方法，而且对于文件管理和档案管理之间的界限在于对文件的归档情况。尽管国家已经赋予了档案馆管理有关文件的责任，并通过了有关法律、法规以确保其合法性、规范性。但是，在文件档案管理工作的实践中，滥用权力的做法仍然很普遍和常见，而档案管理的部门未能充分履行其管理的职能，这意味着它不能充分实现其管理的效果。文件和档案难以以统一协调的方式进行管理、保存和使用。因此，电子文件的质量有一定程度的下降，而这是一个需要及时有效处理和解决的问题。

（二）一体化文档管理建设滞后

现行的档案，无论是纸质的还是电子的，在管理工作开展的过程中，都存在着管理工作的标准不规范、管理不完整、容易出现管理的各类问题，其中最明显的表现就是文件档案的管理与过去的档案管理的规则和标准之间的不一致。使得文件的管理所建立的标准远远落后于国家和行业对档案管理制定的标准。所以说文件管理与档案管理之间存在着非常大的差距，影响了后续的管理工作的高质量的开展。这种现象具有普遍性，明显的不符合行业发展的趋势和要求。[4]

（三）电子文档软件开发滞后

因为电子文件档案管理的软件在开发进程上来看是比较缓慢的，这也导致了一体化发展和集成发展的速度明显的减缓。由于档案管理和文件管理在国家发展建设的初期阶段是分开进行储存管理的，所以说电子文件作为软件开发的工具和平台的时候，也是把文件与文档之间分别进行开发的，它将进一步强调了文件的流动性，但忽略了数据的转化和使用都需要记录在档案管理的系统当中。所以说对文件管理的工作依然保持在传统的手工管理的水平上。另外一些单位和部门建立了适当的档案管理制度，以满足该部门实际业务工作的需要。但是由于缺乏科学现代的管理方法和指导意见。结果导致了一体化的文件管理系统已经变得无用且不可靠，各类应用的错误和问题也进一步的阻碍了文件档案整合发展的步伐。

（四）缺乏政策法规的保障

新中国成立依赖为了进一步的加强文件管理和档案管理的规章制度，也为了使文件存储、利用与文件管理工作更加协调一致，国家采取了一系列的文件档案管理的制度和措施。这一系列的规定和标准在一定程度上对档案管理工作产生了促进作用和积极的影响，但并未真正地促进档案管理的一体化。其中一个根本性的问题是国家层面还尚未通过一个专门针对综合性的、一体化的文件管理的法规。所有的一体化的文件管理都是各个地区自己制定和把握的。[5]

五、实现文档一体化管理的有效途径

（一）提高认识.统筹规划

各级领导和文件档案的管理人员应充分认识文件档案的综合性、一体化的管理工作的必要性和重要性。全面理解文件整合管理不仅仅是行业发展的重要问题，更是充分的提高管理工作质量和效率的一种必需手段。继续加强对综合性、一体化的文件管理的认识，增强管理工作提升的信心和决心，并全方位的加强领导能力，设立一个综合性、一体化的文档管理工作的机构，在该机构的领导下，按照文件档案的生命周期，对整个文件档案的管理工作进行全面梳理。加大系统平台研发的投入，统一管理软件的研发。创建计算机网络系统平台，实现办公与档案管理的互联互通，在开发文件管理系统时引入更多文档归档功能，包含了对数据库结构的更新和自动存档以充分的保

证文档信息的安全，真实，确保归档电子文件的完整性和可检索性。

（二）确保网络安全

网络安全的问题是比较突出的，实际上，在进行文档管理过程中的网络安全问题的一个有效的解决方案是提供系统的软硬件安全防护。有几种可以采用的安全防护的方法：第一，选择网络系统的防病毒软件，作为文档管理平台的安全防护的一道关口，确保系统定期备份文档数据，具备防范攻击和病毒的能力。其次，必须对互联网上的文档信息进行加密并建立牢固的防火墙来限制非法进入系统的外部访客。建议国家档案局设立档案安全办公室，并为档案资料的安全存储和使用提供保障。[6]

（三）加强文书及档案工作的标准化建设

文件和档案的标准化管理是在文件和档案管理的过程中长期以来都在强调的一个概念，采用连续的处理程序和其他的管理模式，通过制定和执行最有效地标准，充分的获取文件和档案信息。它也是进一步提高综合性、一体化的文件档案管理质量和效率的有效手段。首先，文件管理和档案管理等初步成型的管理标准必须加以不断地完善和改进，特别是要进行充分的讨论和分析。通过充分的加强电子档案管理的机构能力和水平，增强这些档案之间的一致性、协调性和互助性，从而确保良好的管理工作的质量和效率。[7]

结语

电子文档管理已经成为当今社会管理文书和档案工作的主要方式，已成为必然的发展趋势。加强对文档一体化的管理需要遵循一定的原则，采取相应的措施，才能够使文档一体化取得显著成效，实现信息管理的连续性，不断提高应用能力，促进国家档案管理水平的发展，使文档一体化系统更加地符合社会时代发展要求，保证一体化建设的有效性。