加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新

巩晓玲

（济南市章丘区干部人事档案服务中心，山东 济南 250200）

干部人事档案记录着干部从个人的简历到日常工作表现及工作能力等方面的内容，是干部成长经历的真实映照，同时也是选拔任用干部的基础[1]。如何做好干部人事档案的管理工作，始终是组织人事部门档案管理人员所面对的巨大问题。干部人事档案信息化管理实现了传统纸质版档案管理的改进，有档案查询更加便捷、档案管理更加规范、档案保存更加安全等优势特征，更利于推动干部人事档案管理质量的持续改进，实现档案资源的整合优化与高效利用。

一、干部人事档案信息化管理的意义

干部人事档案信息化，是指现代信息技术与干部人事档案管理活动的整合，合理处置与管理利用人事档案信息资源[2]。干部人事档案的信息化建设，旨在通过合理配置计算机与网络等软硬件，实现干部人事档案资源的数字化、标准化及网络化管理，通过干部人事档案接收与传输及利用的一体化模式，实现人事档案资源的共享互通，加速人事管理转型升级的进程。

（一）提高资源利用价值

以往的纸质化干部人事档案管理，倾向于档案实体管理，管理人员手工完成干部人事档案信息的收集、整编及管理等工作，有工作强度大、成本高及效率低等特征[3]。干部人事档案信息化管理，能进一步凸显档案管理的网络化、实时化和自动化等优势，一次导入后可反复利用，实现档案资源的共享，可提供同一时间同本档案的多人同人查阅，还可通过大数据，对档案信息进行自动检索，打破了传统档案管理的局限性。

（二）利于保存档案实体

传统人工操作的干部人事档案管理模式，存在效率低与费时费力等问题，经常拆装与翻阅纸质档案材料，易造成纸质档案的损坏、档案材料的丢失及材料字迹模糊等问题，不利于维持档案材料的完整性，直接缩短了档案材料的使用寿命与应用价值。纸质档案材料的保存难度较大，对保存环境的温度、湿度等条件要求较高。实行干部人事档案信息化管理后，采取电子载体形式的存储，降低了纸质档案材料使用的频率，更利于档案实体的保存。

（三）维持档案价值

材料的真实性、可信性、历史性、原始性等特征，是干部人事档案最重要的价值及生命。但实际上，受各种因素影响，伪造学历、编造工作简历及对档案材料进行涂改等弄虚作假的行为一直屡禁不绝，严重降低了档案材料的可信度、真实性和使用价值[4]。实行干部人事档案信息化管理后，通过设置访问权限和系统加密等措施，可降低档案造假的可能，更利于维持档案材料的价值。

（四）使选拔任用干部的方式更加灵活

随着干部人事档案信息化与网络化建设进程的加速，组织人事部门可以远程了解干部基本信息，初步选拔各类所需人才，节省了阅读大量简历的时间与精力。在干部人才的聘用期间，相关人员的学历、入党情况及职务等各类比较容易发生变化的信息，可以通过电子数据的形式，向聘用人员管理中心等机构进行实时传输，促进聘用人员人事信息的完善。

二、干部人事档案信息化建设中的问题

（一）思想观念滞后

组织人事部门的领导层与管理层，对人事档案信息化管理工作相对忽视，在软硬件配套设施建设等方面投入不足，俨然不能满足档案信息化管理的需要，导致人工管理模式的革新进程停滞不前。尤其是档案管理人员，对档案信息化管理作用的认识片面，甚至存在认为档案材料只要不丢失、不泄露，做好及时归档等基础工作，即完成了档案管理的错误思想。档案管理工作复杂繁琐，在干部人事档案信息化建设的进程中，可通过档案资源的共享，进行全范围的干部人员信息的收集整理，促进档案信息的不断更新完善，实现人事档案作用价值的充分发挥[5]。

（二）素质水平参差不齐

干部人事档案信息化管理工作的展开，对档案管理人员的职业素养与业务能力提出了更高要求，需具备档案管理基础理论知识，同时具备一定的信息素养，能够灵活运用现代信息技术。但实际上，大部分组织人事部门的干部人事档案管理人员身兼数职，思想观念与能力水平停滞不前，仍停留在纸质档案管理阶段。有些组织人事部门忽视档案管理人员的培训教育工作，导致档案管理人员只能够利用计算机技术展开简单的信息录入与检索等工作，俨然不能满足档案信息化管理的要求，不利于档案管理信息化建设进程的加速。

（三）管理标准有待优化

组织人事部门在干部人事档案管理的信息化建设方面，存在缺乏统一的标准及技术规范等问题，不利于档案管理工作的总体规划。档案信息化管理的标准化滞后，缺乏制度化的基础保障，加上干部人事档案的保密性要求较高，档案管理软件未利用网络信息安全保护技术，受网络开放性等特征影响，档案信息极易发生网络恶意攻击等问题，直接影响人事档案信息化管理工作的顺利展开。

三、人事档案信息化建设的有效途径

（一）完善信息化管理标准体系

加强思想观念转变，是完善档案管理体制的重要前提。因此，组织人事部门应当加大宣传力度，加强档案管理信息化建设，充分认识干部人事档案信息化建设在优化配置人力资源等方面的巨大作用，加大经费与政策的支持力度，确保人事档案信息化建设工作的顺利展开。另外，从干部人事档案纸质化管理模式入手分析，不同的管理登记人员，在档案登记方式、管理方式、书写习惯等方面存在较大差异，直接增大了后期查询与检索干部人事档案资料的难度。建立与完善干部人事档案信息化管理的标准体系，对推动信息化的档案管理工作落地有着积极意义。加强对档案资料输入系统格式及输入规范化标准的统一，便于后续档案资料查询与档案转递交接等工作的顺利展开。在档案管理中建立密码保护机制，严格保存档案密码。加强对电子版档案的管理，避免出现个人信息泄露等问题。为加速干部人事档案信息化建设，组织人事部门需根据档案管理规定与单位实际情况，加强对人事档案管理制度的调整与完善，不断统一数据的记录、存储、传递，并提高软硬件系统设施建设等方面的技术标准，防止出现数据不兼容与冲突等问题，稳中求进的推动干部人事档案信息化管理工作，加强人事管理工作的创新。

（二）完善信息安全保障体系

完善档案信息的安全保障体系，是确保干部个人档案信息完整性与保密性的重要前提。严格保密干部的个人档案信息，保护干部的隐私权等权力。采取网络信息安全保护、技术加密等方式保护人事档案，利用信息化的手段记录与管理人事档案，防止网络恶意攻击。加强干部人事档案的日常管理与管理软件的维护等工作，不断提高干部人事档案的保护水平。做好档案资料的备份等工作，严惩泄露档案信息的行为，并追踪与追究其刑事责任[6]。

网络现代化技术的应用，加速了人事档案管理的变革进程，也给干部人事档案的保密安全性带来了安全威胁。在人事档案信息资源的共享方面，应当采取防电磁泄漏、审计跟踪、访问控制和加密存储等多措并举的方式，实现访问权限的合理设置，保证档案信息安全。积极采取网络及操作手段的技术保障措施，确保密码不被更改或盗窃，及时发现与规避潜在的档案信息网络安全风险。落实信息资源备份制度，防止因外力等不确定因素引起数据丢失，档案管理人员应当定期备份档案资料与数据库，确保在系统崩溃或服务器损坏的情况下，全部数据信息也能够及时恢复，通过人事档案信息的安全保障，夯实人事管理创新的条件保障基础。

（三）建立档案监管机制

组织人事部门的干部人事档案管理工作，仍然有很大改进空间，存在诸多的纰漏问题，还需建立相对完善的档案信息管理机制。要求档案管理人员等主体严格遵守管理机制，加强对各档案查询与转递交接的记录和把控，及时纠正日常档案管理工作中不利于档案维护与保管的行为，定期检查干部人事档案的登记与录入工作，以高效展开干部人事档案管理工作。

（四）加速人事管理创新

合理利用现代科学技术，对当前的人事管理创新有着积极意义。可以将干部人事档案信息整合到数据库内，由专业的管理人员进行统一管理，不断加强档案信息的保密性与完整性及安全性。做好档案管理人员的培训教育工作，促使其能够灵活运用现代高科技，不断提高干部人事档案的管理水平。档案管理人员不仅需树立干部人事档案信息化管理理念，还需注重自身责任感与使命感的增强，提高档案服务的主观能动性及创造性，积极参与各类业务培训，实现管理人员业务与信息化水平的持续提升。

建立人事档案的“四库”，“四库”是指办公信息数据库与分类数据库及人事信息综合数据库和电子档案库。如在电子档案库的利用中，加强对实体档案的保管，在其基础上，实现干部人事档案的电子化，将全部信息录入计算机中[7]。建立干部个人档案信息平台，档案信息涉及干部的工作部门与姓名等内容。依据档案信息与人事档案的目录链接，计算机整合干部的个人奖惩、教育层次、职称评定和职务变动等资料，系统性的记录个人信息，动态性的更新与补充档案资料。计算机自动生成干部简历与干部任免审批表等常用材料，可以在干部选拔任用等人事活动中，为领导提供价值资料参照。办公信息数据库是指人事档案日常管理的整编工程中的目录变动等办公业务工作。办公信息数据库的服务范围逐步拓展，涉及以往人工抄写的业务管理等工作范畴。

四、总结

干部人事档案的信息化管理，提高了档案管理的便捷度与工作效率，更利于维持档案的保密性与完整性等特征和价值。但纸质版人事档案的保存与保密的意义不能忽视，是干部工作期间表现的真实记录与人才选拔的重要参照。对于档案信息的管理，需加强对管理标准化与安全性等问题的分析把控，要求档案管理人员加强实践经验总结，本着引进来与走出去的原则，引用先进的档案管理手段及理念，促使人事档案管理工作顺利展开。