探讨干部人事档案管理工作的安全隐患及应对措施

王荣

（吴起县不动产登记服务中心，陕西 延安 716000）

作为记录干部个人全面信息的资料，干部人事档案包含着一个干部的综合能力、政治素养、思想品德、个人经历等信息。干部人事档案是根据政策要求结合干部部门实际工作情况填写的，是干部展开工作的基础性材料，干部人事档案的管理能够为领导选贤与能，知人用人提供重要参考。同时，随着信息化技术的迅速发展，数字化管理已经应用到了干部人事档案管理工作中，加大了做好档案管理工作的难度。因此，新时代下如何做好干部人事档案的管理工作，排除一切安全隐患是非常现实且亟待解决的问题。

一、当前存在于干部人事档案管理工作中的安全隐患

（一）实体干部人事档案存在的安全隐患

其一，不可抗力造成的实体干部人事档案损坏，如发生水灾、火灾和地震等自然灾害造成的档案实体受损或丢失，影响了干部人事档案的管理水平。

其二，存储不当造成的干部人事档案损坏，如存放干部人事档案的仓库环境恶劣，基础设施缺乏，存储环境潮湿阴暗，清洁不到位，造成档案遭到虫蛀等。

其三，维护不利造成的安全隐患，如干部人事档案自身由于存放时间久远，或者在收集整理及誊写过程中使用了质量较差的圆珠笔甚至铅笔，导致字迹不清晰没办法辨别等。此外，一些存放时间久远的干部人事档案由于使用了质量很差的纸张，在搬运、查阅、存储等过程中逐渐破损，或者在存储过程中霉变，同样清晰度不高难以辨别。

其四，完整性不足安全隐患。虽然在各级党组织和人事部门深化党建过程中已经统一开展过加强审核和管理干部人事档案的专项工作，干部人事档案的严肃性得到了保障。但是在专项审核过程中仍存在着干部人事档案缺材料、不完整等问题，干部人事档案管理工作的提升空间还很大，亟待完善。

（二）干部人事档案信息内容面临的安全隐患

其一，收集整理形成。干部人事档案的收集整理形成是一个长期的过程，在这个过程中，档案中内容会随着时间而产生变化，档案内容的形成是一个不断修正而丰富和完善的过程。在这个过程中，如果由于当事人的马虎大意或者工作人员的安全意识淡薄致使干部档案信息遭到泄露，会导致干部信息被盗用等不良后果，影响信息安全和干部日常工作和生活。

其二，干部人事档案与干部本人是捆绑关系，如果当事人出现人事变动或者个人材料出现更新，干部的人事档案会随之发生相应的变化，这个过程中面临着安全隐患。在提交新材料过程中，由于现在多数是网上提交材料，部分干部可能会直接委托他人代为提交纸质版，在转交过程中可能会出现材料未进行密封，或者邮寄过程中未选择EMS 等安全性高的邮寄方式。同样的，在干部进行人事变动时，需要将干部个人档案移交给新单位，这个过程中也涉及到上述问题。

其三，在查阅利用干部人事档案的过程中也面临着档案信息泄露的隐患，这一隐患是由查阅干部人事档案的规章制度不完善，缺乏规范性和系统性引起的。部分单位只需要别的单位开具介绍信就能轻易调取一些干部的人事档案进行查阅利用，而不用对查阅人登记个人信息。这一过程中如果被不法分子钻了空子，干部人事档案就会遭到泄露，并且很难找到泄露信息者。

二、提高干部人事档案管理安全性的有效措施

（一）完善基础设施配备，建立良好的档案库房环境

干部人事档案如果出现破损，修复难度非常大，考虑到其重要性，基础设施设备必须得到完善，尽量选择通风良好，防水防潮的环境作为干部人事档案的存储空间，或者对库房环境进行外部控制，如安装能控制库房环境温湿度的仪器，安装视频监控，要建立起良好的库存环境，将出现因为库存环境恶劣而导致档案出现损坏的概率降到最低。

（二）提高档案信息安全意识，完善干部人事档案管理制度

档案管理人员必须具备较高的档案信息安全意识，档案安全管理制度也要在实践中加以完善。管理人员必须对干部人事档案的重要性有足够的认识，有高度的保密意识和责任意识。其次为了保证干部人事档案的信息安全，需要将档案的收集整理成形、移交变动和查阅利用等过程中的相应制度加以完善，并加以落实。例如，可以制定健全的责任制度，清楚规定管理人员的权责，无论是收集整理成形、移交变动和查阅利用哪个过程出了安全问题都能找到相应的责任人和信息泄露人，从根本上保证档案信息安全。最后，在干部人事档案管理工作中，要严格遵守规范，严格按照规章制度执行，提高干部人事档案管理的总体水平，最大化保障档案安全。

（三）做好档案管理基础性工作，完善档案信息内容

档案的收集整理和形成工作是干部人事档案的基础性工作，是相当重要的。在档案收集过程中，应该注重“时常”与“定期”的工作方法，即时常提示干部对个人信息变动进行填报上交，定期对干部档案信息进行维护。同时档案管理人员还应该经常性地对档案进行排序分类和整理，最后进行编码和装订并制定目录，以方便查阅和利用。

（四）注重档案管理工作人员的技能提升，打造高素质管理人才队伍

档案管理工作人员的专业素养是管理质量的决定性因素，因此，打造一支高素质档案管理队伍是非常重要的。在档案管理工作中，要加强档案管理工作人员的专业技能，定期安排多层次和多形式的培训和学习，了解相关的法律法规，让相关工作人员在进行档案管理工作时有法可依，有章可循。

三、结语

档案管理工作是一个长期的过程，在其中的各个环节都应该加强安全管理，这就要求管理人员对档案重要性有足够的认识，同时有相应的完善制度，存储环境良好，同时积极对管理模式进行创新，加快档案数字化建设，在保证安全管理的基础上提高干部人事档案管理工作的效率。