大数据时代企业智慧档案馆的构建探析

文·路铁砚

随着信息化发展，越来越多的业务操作皆由信息系统取代原有的手工操作模式，电子文件也逐步取代纸质文档作为业务操作的结果物在不同公司或部门间进行交换。2019年4月26日中华人民共和国国务院令第716号《国务院关于在线政务服务的若干规定》中对电子签名、电子印章、电子证照、电子档案的法律效力的认可，一个新的数字档案管理时代来到了。2020年，随着新修订《档案法》的颁布实施，国家出台了一系列的新标准、新规范，信息技术密码国标指南、电子签名密码技术规范等标准，逐步从深层次上解决实现电子文件“单套制”制约。信息化技术对日后档案管理及查考利用具有重要价值，因此利用信息化技术推动企业智慧档案馆的发展意义重大。本文以齐鲁石化档案馆为例分析信息技术在智慧档案馆建设中的应用。

一、信息化技术在企业档案馆建设中的重要性

国家档案局原局长杨冬权指出，档案馆经过传统档案馆、数字档案馆，迎来了智慧档案馆时代。全国档案专家薛四新博士指出了智慧档案馆建设的四项主要架构：软硬件基础设施的可信性、系统建设中的可信技术、规划可信的数据库环境、数据库存储的数据可信性。国家档案局局长陆国强在2020年全国档案局长馆长会议报告上指出，加速数字档案馆（室）建设，探索大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在档案管理中的应用，推动数字档案馆（室）建设向智慧化方向发展。

近几年，齐鲁石化信息化发展迅速，档案的收集、存储、传送、处理、利用、保管呈现出数字化和信息化特征，必须转变管理思路，改变以往档案业务被动接收、整理的工作方式。注重管理数据档案，使档案信息化建设和需求高度相符，保证具有保存价值文件的真实性和完整性，从而促使现有档案管理系统功能解决企业上线业务信息系统不同平台所产生的大量电子文件的集中统一管理问题。

根据齐鲁石化机构改革整体方案，公司档案馆于2017年下半年与信息中心整合，成为信息档案一体化机构。改革之后，档案与信息技术结合度增强，人员减少，在信息化背景下给档案工作带来更加有力的机遇。增强了应用高新技术、对电子文件信息加强管理技术实力，使公司建设智慧档案馆、增强企业的竞争力成为可能。

二、信息化新技术在齐鲁石化智慧档案馆中的应用

齐鲁石化智慧化档案管理系统主要建设内容有：预整编平台、OA办公自动化系统归档接口、齐鲁石化有关信息综合管理系统接口（通过档案预整编平台归档至中国石化档案管理系统）、智能库房建设。业务范围包括齐鲁石化公司机关（含15个机关部门）、8个专业机构、20个二级单位。

（一）构建智慧档案馆的基本要素

1.完善归档范围，制定规章制度。全面梳理齐鲁石化业务部门和二级单位的归档范围及电子文件归档内容，制定《齐鲁石化电子文件归档管理标准》等规章制度。借助中国石化档案管理系统的体系框架，提升齐鲁石化档案管理系统基础设施水平，使具备条件的业务系统或文件材料实现电子归档“单套制”运行。

2.开发齐鲁石化档案预整编平台和业务系统数据接口。在档案预整编平台建立齐鲁石化标准数据库，包括分类树、文档的细分类、文档细目。梳理齐鲁石化业务部门和二级单位通用数据流。在标准目录的框架下，建立各立档单位和各个业务系统的现行文件采集检验平台。通过网络上的检验归档机制，辅助纸质实物档案的组卷、装盒与管理；通过归档模块完成检验平台上数据到中国石化档案管理系统的数据归档。

数据档案预整编平台开发涉及齐鲁石化公司机关及二级单位，公司档案馆主要管理日常生产建设与经营管理形成的管理类档案资料。齐鲁石化档案预整编平台从数据的生成源头采集原始数据到现行文件采集检验平台，由数据生成部门关键用户（数据的法律责任人）进行真实性、完整性确认—>关键用户在该平台组织归档检验、与档案数据管理员交流、纸质资料自动组卷、审批与归档交接—>格式封装后进入档案管理系统—>数据服务员推送各种应用专题。

研究开发了标准接口，明确齐鲁石化OA办公自动化系统等各个信息综合管理系统归档范围，形成归档范围清单，通过接口实现各业务系统重要电子文件的自动化归档。档案系统与业务系统集成采用建立档案数据交换标准接口的方式，可提供良好的可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。业务系统主动将数据上传到档案服务器（例如FTP服务器），即采用推的方式将包含了元数据和电子原文的档案数据主动推送给档案系统。档案系统对业务系统推送过来的档案数据不做二次加工，保证档案数据的准确性和原始性。档案数据交换标准接口的日志与监测通过档案系统消息模块统一实现。

3.智能化库房建设。选择几个条件好的库房做智能库房建设试点。采购安装密集架、温湿度采集设备，部署门禁系统。采用RFID识别技术应用在档案管理系统中，实现对档案入出库全过程跟踪与智能化管理。新的档案入库前，档案系统中首先根据主要信息，如档案的全宗、档案类别、年份和保管期限、密级、存址等相关信息生成电子标签，记录于档案数据库中。智能库房系统通过终端管理器写入RFID标签，并以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案盒上，在RFID芯片中存储该卷档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的RFID读写设备，与后台档案管理系统数据库相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找工作过程的信息化管理。通过温湿度数据采集接口，按照设定的周期采集库房温湿度数据，实现温湿度数据的在线监控及异常信息的预警功能。建设齐鲁石化智能库房，实现档案出入库管理、库房盘点、智能密集架控制、门禁管理、库房温湿度在线监控。

4.加强系统安全建设。根据中国石化档案管理系统自身的安全需求，加强业务安全设计、数据安全设计、网络安全设计。基于中国石化现有的云资源及安全基础设施，对本期项目的主机、网络等进行加固及安全策略配置，实现电子档案管理系统建设项目网络安全防护，包括防火墙、IDS、堡垒机等安全策略配置与接入。集成SMCC，部署日志采集器，实现系统网络日志、主机日志、中间件日志、应用日志的统一采集与分析。与中国石化统一身份认证系统集成，实现用户的身份认证和账号管理，集成PKI/CA、数字签名、时间戳、电子签章、电子文档安全，实现系统的业务安全。确保数字档案管理系统平台建设完成后达到国家信息系统（等保三级）及中国石化信息系统安全（等级保护级Ⅲ）技术要求。

（二）技术路线、技术指标及技术关键

1.系统基于B/S三层架构，将整个业务应用划分为：界面展示层、业务逻辑层、数据访问层，实现模块高内聚松耦合。

2.系统采用J2EE技术架构实现，利用Spring MVC +JPA + Redis框架，以帮助开发人员在短期内搭建结构清晰、可复用性好、维护方便的Web应用程序。利用JPA框架对数据层提供支持，Spring做管理，Redis做缓存。

3.电脑端界面展示层采用JSP+基于jQuery的 EasyUI技术，通过Jquery用户界面插件的集合，为一些用于交互的JS应用提供必要的功能；使用EasyUI不需要写很多的Javascript代码，开发产品时可节省时间和资源，支持扩展，可根据需求扩展控件。

4.利用中国石化非结构化存储服务进行档案原文存储，文件以对象存储的方式进行存储，并自动实现副本备份，业务系统、文件采集管理平台和档案系统通过非结构化数据存储服务提供的API进行访问，满足大量非结构化档案数据的安全储存和并发访问。

5.安全设计可靠。参照中国石化系统信息安全等级保护III级要求，结合系统业务特点与安全需求，充分利用中国石化现有安全基础设施，对中国石化档案管理系统进行安全建设。

三、智慧档案馆的构建具有较好的示范引领作用

传统的档案馆主要管理纸版及实物档案，新时代的档案馆建设应紧跟时代发展形势、转变管理思路，依托先进的信息技术手段，注重管理数据档案，辅助纸版实物档案的管理，改变以往档案业务被动接收、整理的工作方式，从数据产生的源头抓起，数据化、智能化、规范化全面的采集、管理及利用。保障档案的法律效力。齐鲁石化档案管理系统是按照档案管理规范对数字档案进行采集，整个过程实现了实时、无缝、高效的按照国家的11号文和716号令的要求保证文件不离线，确保了电子文件的法律效力。

随着社会大环境中信息档案化的持续发展，以及国家对电子文件归档和电子档案管理的日益关注，对各企业如何进行电子档案管理，以及对电子文件的“四性”保障成为新的关注点和工作难点。结合电子文件管理要求，以及国家档案管理系统建设指南，逐步将档案管理由传统纸质管理向电子管理转变，提升企业电子档案管理水平，保障档案归档、移交及长久保存环节的真实性、完整性、安全性和可用性。通过开放的标准接口及数字化加工整理，实现对现有业务系统中的档案资源，以及存量档案的完整收集，并提供多种方式的在线利用，使档案信息资源采集数据化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化。