浅析档案馆新馆搬迁中档案的管理与保护

文·季学利

近年来，各市县深入贯彻落实国家档案行政执法检查整改落实工作暨县区档案馆建设推进会议精神，加大人力物力财力投入，掀起了新档案馆库建设热潮。随着县区档案馆库陆续建成，档案馆搬迁工作提上议事日程，而档案的转移是档案馆搬迁的重中之重。本文从档案转移过程中的保护与管理出发，围绕从搬迁前准备，搬迁中实施等方面谈一些粗浅的看法。

一、新馆布局要清

档案管理部门要全程参与档案库房的规划建设和装修过程。在选址、规划、设计等环节要当好明白人，认真研究《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》相关要求。特别是对一些联合建设的档案馆，要与其他项目隔离开来形成相对独立的管理区域。同时要提前与规划设计单位沟通，明确楼面均布活荷载、净高、库区地面处理、消防等一些特殊要求，避免变更带来的不必要麻烦。比如，档案库区内不应设置除消防以外的给水点，且其他给水排水管道不应穿越档案库区。消防系统要区分不同用房性质，合理采用自动喷淋、惰性气体、清洁气体或高压细水雾系统。档案库房要打破大库房、混装库房的概念，按照大中小几个类型进行合理分割布局，以满足不同载体和特殊要求档案的保管需求。同时要邀请档案信息化、档案装具企业提前介入，对密集架、防磁柜、单体空调等设备安装进行提前规划，在装修期间预留出安装密集架所需的轨道槽等设施。

二、档案家底要明

档案馆搬迁重点是馆藏档案的整体转移，要以此为契机，对馆藏档案资料开展一次全面地盘点、查验。一方面要对照档案案卷目录与电子档案、档案实体逐一核对，区分不同门类做好登记统计，建立起文书、声像、实物等档案台账。必要情况下，对原库房要采取拍照、录像等措施，为档案搬迁后上架做参考。有条件的单位，还可以利用图像识别技术，为每一盒馆藏档案制定专属的二维码信息。将二维码信息的专属性、可靠性和易于机读等特点赋予档案实体，在搬迁上架时可快速精准读取位置信息，达到快速便捷复位功能。要重点查看档案有无霉变、有无病虫害，搬迁前结合实际采用药物熏蒸、微波、臭氧等措施，对馆藏档案进行全面消毒。同时针对核对中发现的老旧、破损文书档案，要及时进行裱糊修复或仿真复制；对音像档案进行全面转录、复制或刻录，对实物档案进行清洁除尘、拍照，为搬迁做好充分准备。

三、搬迁方案要全

在全面掌握新馆基本情况，摸清档案家底的基础上，要组建由馆长任总指挥，下设安全保卫、综合协调、装卸运输、后勤保障、应急处理等几个工作组的搬迁工作领导小组。要合理确定搬迁使用临时周转箱还是永久档案箱，对馆藏数量不大、珍藏档案不多的档案馆可以选择临时周转箱，装箱、搬迁、上架同步进行；对大规模的档案搬迁使用永久档案箱可以做到集中装箱、集中存放、集中运输、集中上架。要选择有资质、有信誉的运输公司，签订运输合同、落实押运人员。对搬迁过程中应注意的问题具体细化量化，做到定人员，定车次，定数量，定顺序，责任到人，任务到位，目标到位；要合理确定搬迁时间，避免雨雪、高温、大雾等恶劣天气，同时对可能出现的突发问题加强分析研判，建立应急处置机制，制定搬迁工作应急预案，提高应急处理能力，确保一旦出现突发情况能够及时处理，避免出现危及档案安全的情况发生。

四、搬迁操作要细

档案搬迁最终要落实到具体的操作过程上，操作过程的严密程度直接关系档案资料的保护与安全。要根据文书、照片、实物、电子等不同种类档案采取相应的措施，确保各类档案在下架、装箱、运输、拆箱、上架各个环节齐全完整。对文书档案装箱过程中应注意根据箱子的长宽高和档案案卷的厚薄程度，合理确定所装案卷数量，不能太空也不能太满；照片档案要考虑库房环境与自然环境的变化，避免因温差过大引起胶片变形断裂；实物档案之间、实物档案与箱体之间要采用气泡膜、珍珠棉等填充物隔离，防止摩擦、磕碰导致损坏；电子档案及目录数据在异地备份的前提下，应当制作不少于2次完全备份的数据备份。在搬迁过程中还应注意避免强磁场、强热源以及有害气体，搬迁后立即进行系统测试，如出现数据不能读取、设备无法启动等情况，第一时间联系开发商予以解决。各类档案装箱后，要建立标识卡，用以记录所装档案门类、架号、起止卷等相关信息，以方便档案上架。同时，要严格档案保密管理，对珍藏档案、涉密档案要严格遵守保密有关规定，专箱保管、专人押运，严防发生失泄密问题。