浅谈重大突发公共卫生事件档案的收集与整理

文·申玉国

突发公共卫生事件，是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。突发公共卫生事件尤其像新冠肺炎这种重大传染病疫情中产生的档案材料，具有产生时间较为集中、阶段性时效性强、种类繁多、档案数量较大，且具有保密要求等特点，其收集整理要求有别于一般档案材料。笔者浅议一下疫情档案文件材料如何收集整理，以供商榷。

一、疫情相关档案材料的收集整理

疫情档案材料，一般包括疫情开端的预防性措施文件、初始阶段的紧急性处置文件及疫情处置组织机构成立调整文件、疫情处置过程中的处置预案及治疗方案、疫情缓解后的总结材料及对抗疫人员的表彰文件，等等。

（一）文书档案的收集整理

1.档案材料的收集

一般档案材料的收集，都是在每一档案收集年度的固定时间进行，但疫情档案产生的集中性、阶段性、时效性、保密性等特点，不适宜按照传统的档案收集办法，应随时随地办理。这就要求档案室与产生档案文件的部门加强沟通，在不干扰防疫工作的前提下，争取尽快尽可能全面地收集疫情档案，比如在单位的文件接收部门（如办公室）就将文件原件收集起来，而将文件副本（包括电子文件）留在科室使用。对于医院内部产生的文件，应及早督促对相关科室兼职档案员，担负起档案资料在科室临时存放阶段的收集保管责任，保证原始资料的完整性，并阶段性地向档案室移交档案。

2.档案的分类及鉴定

为保证疫情档案的齐全完和档案检索便捷，疫情档案应单独归档为重大突发公共卫生事件类，设立单独的档案分类号。比如，医院疫情文书档案包括上级部门下发的各种政策、制度，医院自身产生的患者预检表单及病历资料、防疫物资清单、各种疫情事件原始记录、抗议人员事迹、各类预案制度等，应根据医院实际情况来设置档案类别。在文件鉴定过程中，对于重复性的文件材料可以保留拥有原始修改痕迹的资料，维持档案原貌。在划分档案保管期限，可以将与疫情相关的档案都设为永久保存，避免保管期限设置过短而导致有价值的档案流失。

3.档案的立卷归档

为保持突发疫情事情的始末，重大疫情档案不建议使用以件为单位的立卷方式，可以仍然使用以卷为单位的立卷方式。以件为单位的档案立卷方式推广，顺应了档案管理信息化趋势，减轻了档案管理人员的工作负担，提高了档案的检索细化能力，但同时也减弱了文件之间的有机联系，这对于关联性、接续性、阶段性极强的疫情档案是不太适用的。疫情档案以卷为单位立卷归档，将相关性较强的文件材料，如不断迭代的治疗用药方案、不断完善的疫情处置预案、长时间积累的筛查表格等单独组卷，卷内文件遵从事件结果文件在前、过程文件在后的原则进行排序，由一卷档案或相邻几卷档案完整记录疫情某一相关事项，可以增强专项档案的逻辑关系，同时也有利于档案的长久保存。

（二）音像档案的收集整理

在与疫情相关的音像档案资料收集过程中，除了注重从本单位宣传部门收集照片、视频以及声像档案背景资料外，还要收集抗疫一线工作人员通过手机、相机、视频记录仪等拍摄的声像记录，以全面展示抗疫情况。要注意声像档案的筛选和分类，保留真正有价值的资料，并加强对个人隐私的保护。音像档案的保存应该以数据光盘为主，存储环境应首选防磁柜，有条件的单位可以对不涉密的声像档案进行异地备份。

（三）实物档案的收集整理

与疫情相关的实物档案主要以受表彰的锦旗、奖状、证书及相关作品等。实物档案应建立专有目录，记录实物档案的形状、材质、尺寸及存放地点。收集实物档案应尽量征得实物拥有组织或个人的同意，如获得的锦旗、奖状、证书只有一份原件，可由奖励获得者本人保存，档案室可以保存复印件或复制品，并记录清楚实物档案的情况。疫情实物档案的收集一定要符合防疫要求，在对实物进行消毒并放置一定时间后，再收集归档。

二、疫情档案收集整理中应注意的问题

（一）配足档案管理人员

近年来，档案工作已越来越多地受到国家及各级政府和档案管理机构的重视，但在医院主营业务尚显人力资源不足的情况下，综合档案室作为辅助科室，人员配置更加不足。面对突发的严重疫情，档案人员要想“应收尽收，应归尽归”地将疫情档案全面收集起来，并妥善整理归档，难度非常之大。因此要尽快补足档案管理人员缺口，保证档案管理人员数量足以及时准确地完成档案收集任务。可以建立健全兼职档案员制度，在各科室设置固定的兼职档案员，将档案的初期工作扩展到一线，增强档案资料的收集能力，让档案工作渗透到医院各项业务中去，减轻专职档案人员的工作负担。要加大档案信息化建设的投资力度，让档案信息化管理解放档案人员的思维和双手。

（二）深入挖掘疫情档案信息资源

医院档案管理人员多是社会学科出身，对疫情档案中医学知识不甚了解，对档案资料的编研能力也极为有限，很难深入挖掘档案信息的内在价值。档案人员应正视自身的不足，待疫情缓解后，应邀请临床医技科室的专业人员一同对疫情档案进行二次鉴定，推动档案工作的“多学科会诊”，进一步总结分析档案数据材料，加大档案编研工作力度，深层次地挖掘疫情档案资源，为今后的防疫工作提供科学、专业的决策依据。

（三）制定统一的疫情档案收集整理标准

在本次新冠疫情处置过程中，虽然市级疫情处置领导小组对疫情档案工作做了一些要求，但都不涉及档案收集、整理、归档的业务标准。面对种类繁多、数量巨大的疫情档案，各单位在收集、整理时使用自己的办法和标准，这为本区域内疫情档案统一移交综合档案馆造成了的困难。综合档案馆应牵头联合各单位，制定重大突发公共卫生事件专项档案的规章制度和专业标准，推动突发公共卫生事件档案的标准化、规范化管理，让疫情档案的收集整理有规可依，有法可循，减少疫情档案后期整理的负担。

档案工作的作用在于对历史进行记录并对今后提供依据。切合了我国抗击新冠疫情的需求，做好新冠疫情乃至所有重大突发公共卫生事件的档案工作，对今后档案工作适应时代发展有着极其重要的助推作用。