裴佳勇 刘东斌 吴雁平
(1.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872;2.濮阳市档案馆 濮阳 457000;3.开封市档案馆 开封 475000)
2020版新修订的《档案法》已于2021年1月1日起开始实施了。新《档案法》的颁布实施在档案界引发热烈讨论。对比1987版、1996版《档案法》可发现,此次修法充分吸收30多年来我国档案实践工作的经验及档案学理论研究的成果,进行大幅度的调整与修改,由原有的六章扩充为八章,很多条款规定都是此次新增的。这其中既有对归档范围的创新认识,也有缩短档案封闭期等推动档案开放利用的重大举措,更有适应时代发展需求、推动档案信息化建设的前瞻措施。可以说,新《档案法》对于国家治理体系和治理能力现代化背景下档案工作的开展与档案事业的发展具有重要的引领和导向作用。
学习贯彻2020版《档案法》的条款规定,理解其相对1987版、1996版《档案法》的变与不变之处,在此基础上更加深刻地领悟其立法精神、立法理念、立法原则、目标导向、实践影响等,对于依法治档十分必要。从1987版到1996版,再到2020版《档案法》中不变的就有对档案销毁的规制,这一现象可归纳为档案法律规制下的档案“销有据”特征。[1]本文通过解读档案“销有据”的内涵,分析国外档案法规的相关条款,提出对新《档案法》实施背景下档案鉴定销毁工作开展的思考,为开展新《档案法》规制下的档案鉴定销毁工作提供参考。
2020版新《档案法》第二十一条规定:“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案主管部门制定。”“禁止擅自销毁档案”。这与1987版、1996版《档案法》有关条款是基本一致的,没有变化。这说明档案鉴定与销毁的工作内容30多年来是稳固的,并未因技术的发展和时代的变迁而改变。《档案法》这一条款的规定也清晰地表明,销毁档案必须依法进行,未经审核批准不得擅自销毁。
“所谓‘档案销有据’,就是对档案的销毁有各种依据的规制,并不是想销毁档案就可以销毁档案,也不是想怎么销毁就怎么销毁,而是必须按照有关规定的依据来销毁档案。”[2]因而,对档案的销毁并不是一项轻松随意的工作,而是必须依据档案法律及档案行政主管部门的相关规定来进行,不按照法律及相关规定销毁档案将承担相应的法律责任。2020版新《档案法》再次确立对档案销毁的规制,说明档案“销有据”的特征具有稳固性。对档案“销有据”具体内涵的理解需把握相关的法律法规依据,下文将结合我国档案法律法规规制下的档案“销有据”特征的内涵与档案销毁工作的实际情况进行详细阐述。
“存毁鉴定,是指对保管期限届满的档案根据其来源、反映的职能作用、利用价值等进行鉴别,判定仍有继续保存价值的部分,剔出不需要继续保存部分的工作。”[3]近年来,随着计算机技术的飞速发展,档案的形成环境、存储载体、管理方式、利用手段等均发生了剧烈变化,档案的形态由延续上千年的纸质档案向数字(电子)档案转变。在这种大变革的时代背景下,学界对传统的档案销毁鉴定提出质疑。如马伏秋认为:“档案鉴定工作应该不包括销毁档案”,“解决中国档案鉴定问题的关键在于彻底废除档案鉴定工作三个阶段中的‘销毁鉴定’”[4]。周林兴认为:“由于信息技术的大量应用和国家对公共服务部门的投入力度加大,档案鉴定和销毁成了一种错位的价值判定,应该被弱化。”[5]上述两篇刊发于档案界最权威期刊《档案学研究》与《档案学通讯》的论文可谓一石激起千层浪,引起极大争议,一些实践工作者和理论研究者发文予以反驳。
来自山东诸城市档案馆的王增强提出:“在当前的工作中,‘销毁鉴定’做得远远不够,应当强化,而不是废除。”[6]谢诗艺认为:“回归到管理、科学的源头,档案鉴定并不是一个可以随意摒弃的环节,鉴定是‘档案’之所以为‘档案’的重要步骤。”[7]孙大东认为:“馆藏增长与库房紧张的矛盾并不是档案鉴定产生和存在的主要原因,对文件和档案价值的判断和取舍才是主要原因。”[8]对于上述争论,我们赞同强化档案销毁鉴定工作的观点。数字(电子)档案的大量产生彻底变革了档案的管理模式,大数据、云存储、云计算等技术的发展也极大地提高了档案馆存储档案的能力,但这并不意味着档案馆的存储能力是无限的,也不代表档案存的越多越好,档案馆向社会提供的应是经过筛选加工的集成化的档案资源,这也正是档案馆的职责所在。
因此,档案工作者应科学把握档案鉴定与档案销毁之间的关系,档案鉴定是档案销毁的前提,档案销毁则是档案鉴定的目的之一。档案鉴定的目的不仅包括档案销毁,还包括延长档案保管期限、开放档案提供利用等。鉴定需销毁的档案自然需要依据,这就是档案的价值判定的依据。这些依据可分为三类:档案法律规定、部门规章及档案鉴定理论。
首先,鉴定档案应依据《档案法》中的相关规定。2020版《档案法》第十三条规定:直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料,应当纳入归档范围:反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的;反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动,以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的;反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的;反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的。这是2020版《档案法》新增的条款规定,它应成为档案销毁鉴定的根本依据;其次,应依据国家档案局制定的有关档案保管期限的部门规章。国家档案局分别于2002年、2006年、2013年颁布了《国家重大建设项目文件材料归档范围和保管期限表》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,这3个部门规章则是具体的档案销毁鉴定的重要依据;最后,应依据科学的档案鉴定理论。理论是实践的先导,对实践起着重要的指导作用。档案鉴定理论是国内外档案学界关注的焦点,先后产生年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值鉴定论、利用决定论、宏观鉴定战略等一系列理论。[9]从实践工作看,采用档案双重价值鉴定法与宏观鉴定论相结合的方式较为科学。前者的主要适用对象是纸质档案的价值鉴定,在面对数字(电子)档案时就力不从心了。而后者的主要适用对象是数字(电子)档案的价值鉴定,可有效弥补档案双重价值鉴定法在数字(电子)档案鉴定方面的不足。此外,在档案销毁鉴定时还需“遵循精炼与慎销相统一、保存价值与利用价值兼顾、社会效益与经济效益并重的原则”。[10]
档案销毁工作涉及三方面主体:档案的形成者、档案的保管者和档案的利用者。档案销毁本质上是档案的形成者、档案的保管者和档案的利用者对档案去留的一种权益平衡,即决定哪些档案要予以保存并提供利用、哪些档案要进行销毁的权益平衡。在此过程中,三方主体分别站在不同的利益立场上判断档案的价值,档案形成者考虑更多的是形成者自身的利益,档案的利用者考虑更多的是自身获得档案信息的利益,而档案保管者主要站在党和国家及社会的立场上,为保证党和国家及档案相关人的利益来平衡档案形成者和档案利用者的权益。档案的保管者应从本质上理解档案销毁工作所涉及不同主体之间的利益和权益的平衡关系,综合考虑党和国家及档案相关人的利益、档案对国家和社会的价值、库房的容量、数据库的存储能力、利用人次、利用手段等实际情况,平衡档案形成者、档案保管者和档案利用者三方主体不同的利益诉求。既要立足当下,注重对社会各项工作的现实查考需要,又要着眼长远,为国家、社会和子孙后代留下可能有用的档案。档案的价值不是一成不变的,它会随着时间、环境、利用者、利用手段、用户需求等因素的变化而变化,现在无用的档案不代表将来也无用,现在有用的档案也不代表未来还有用,档案鉴定人员要善于以辨证、动态、发展的眼光开展工作,努力为后人留下具有较高历史保存价值的档案。
经鉴定没有保存价值的档案应当及时予以销毁。尽管待销毁的档案已经没有保存及利用价值,但是,为保守党和国家的机密,防止这些档案落入竞争对手或敌对势力之手,影响国家安全及损害党和国家的重大利益,“严禁将应销毁的档案作其他用途,更不准出卖。”[11]销毁档案必须严格遵照相应程序。对档案馆的档案销毁,《档案馆工作通则》第十四条规定:“档案馆对无需继续保存的档案,必须经过鉴定,并征求有关部门意见,报请主管领导机关批准,方能销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。”对于机关档案的销毁,无论是涉密还是非涉密档案,“建议在保密行政管理部门设立的销毁工作机构或指定单位销毁,不建议自行销毁。”[12]档案馆(室)应挑选政治素质过硬、作风优良、群众口碑好的工作人员参与档案销毁工作,避免因用人不当而导致的档案泄密现象。此外,涉密档案通常涉及国家政治、经济、科技、军事、教育、文化、商业、医疗等方面的机密信息,一旦泄露将对党和国家利益、国家安全造成严重损失,因此对涉密档案的销毁应格外重视。
对我国涉密档案的销毁来说,《机关档案管理规定》第四十五条第二款规定:“涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。”因此,对涉密档案的销毁应严格遵循中共中央办公厅、国务院办公厅2000年颁布的《国家秘密载体销毁管理规定》。其对秘密载体的销毁原则和销毁方法有详细规定,其第三十四条规定:“销毁秘密载体,应当确保秘密信息无法还原。销毁纸介质秘密载体,应当采用焚毁、化浆等方法处理;使用碎纸机销毁的,应当使用符合保密要求的碎纸机;送造纸厂销毁的,应当送保密工作部门指定的厂家销毁,并由送件单位二人以上押运和监销。销毁磁介质、光盘等秘密载体,应当采用物理或化学的方法彻底销毁。”第三十五条规定:“禁止将秘密载体作为废品出售。”这些规定应成为涉密档案销毁工作的根本遵循依据。
2020版《档案法》第二十一条规定:销毁档案的程序和办法,由国家档案主管部门制定。第七章法律责任第四十八条规定:单位或者个人有下列行为之一,由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分:篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的。将散见在2020版《档案法》不同章节中的有关档案销毁的条款联系起来看,可以发现:销毁档案必须严格遵循国家档案主管部门的相关规定,按照法定程序进行。不按规定程序,未经审批备案擅自销毁档案的行为是违法的,行为者要承担相应的法律责任。
档案销毁工作应遵循一套严格的程序和步骤:首先,档案馆(室)应成立专门的馆藏档案鉴定工作小组,并使之成为档案馆(室)的常设机构。挑选工作经验丰富、业务能力强且具有扎实档案学鉴定理论知识的人员加入,并根据工作进展和人事变动,对小组成员及时调整优化,确保档案鉴定小组成员的专业素养;其次,档案销毁的具体程序应按照国家档案局《机关档案管理规定》的有关规定进行。《机关档案管理规定》第四十四条规定:“经鉴定可以销毁的档案,应当按照以下程序销毁。(一)机关档案部门编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,按档案工作协调机制报请审核批准;(二)机关分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;(三)机关档案部门组织档案销毁工作,并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后,应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。”第四十五条规定:“档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据,并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。”;最后,由两名以上本单位档案工作人员监销,监销人员应全程监督档案销毁,销毁结束后在档案销毁清册上注明“已销毁”并签字。
档案法律法规中对档案销毁进行限制,也即档案“销有据”特征,并非我国所独有,国外也有类似的规定。我们对世界五大洲代表性国家进行了调研,发现在其档案法律法规中也都有对档案销毁进行限制的规定,说明档案“销有据”特征在国外档案管理工作中也是广泛存在的,由此可见这一特征的普适性与生命力,这应该是档案与档案工作本身共有的内在规律与特征。这里我们选取美洲的美国和加拿大、欧洲的英国、大洋洲的澳大利亚、亚洲的日本和新加坡、非洲的南非7个国家进行分析。
美国是当今世界的头号资本主义强国,其档案立法工作也卓有成效。美国国会先后通过了多部联邦档案法,地方州政府也制定了本州的档案法。在联邦政府层面,美国《国家档案局档案管理法》第2905条规定“国家档案局应当通知联邦机关首脑任何引起其关注的目前实际进行的、即将发生的或具有威胁的机关保管档案的非法移除、污损、篡改或销毁(行为),并协助机关首脑通过总检察长采取行动进行非法移除档案的恢复和其他法律救济”,[13]此法条明确了美国国家档案局应对联邦机关的档案销毁工作进行监督。《联邦机关档案管理法》第3105条规定“联邦机关监管保存的档案除非依据本卷第3301-3314条的规定外,不得转移和销毁”,[14]明确联邦机关的档案销毁必须严格限制在法律规定的框架之内。第3106条规定“联邦机关负责人应当就其监管的机关档案发生任何实际、紧迫或受威胁的非法转移、涂抹、改动、腐坏、删除、擦除或其销毁情况,向国家档案局局长报告”,[15]此法条在法律上确立了联邦机关负责人对档案销毁工作的责任制。2014年9月17日美国国会参众两院通过的《2014年联邦档案责任法案》第2条规定“对有以下行为的政府雇员,视特定的程序要求,给予停职并调离处分:故意且非法隐藏、转移、损坏、删除、伪造或销毁档案、账册的”,[16]这是对联邦政府雇员非法销毁档案的法律规制。《联邦档案馆藏与档案管理法规》第1230节对“非法或意外销毁档案”即“擅自销毁”的术语进行了定义,第1230.10条规定“防止非法或意外移除、损坏、修改、销毁档案,档案不得随意销毁”,第1230.12条对非法或意外销毁档案的法律责任进行明确“针对非法或意外移除、损坏、修改、销毁联邦档案的行为或动机,处以罚款、监禁,或两罪并处。”[17]在州政府层面,《华盛顿州档案法》第020条规定“州档案工作者应当确保华盛顿州所有公共档案的维护与安全,禁止未授权转移或销毁”,第060条规定“官方公共档案的销毁应当根据第40卷第14章第50条批准的期限表进行”,第070条对地方政府档案的销毁进行规定“除法律另有规定外,任何地方政府公共档案应当经地方档案委员会批准销毁后才能销毁”。[18]对涉密档案的销毁,美国也非常重视,在档案法规中专门用一个条款予以规定。《联邦档案馆藏与档案管理法规》第1226.24条对涉密或其他限制级档案的销毁规定如下:“对纸质档案,机构或其废纸承包商必须确保销毁包含在档案上的信息,且销毁过程或者由联邦员工监督,或者由机构授权的承包商雇员监督完成。对电子档案,应当销毁的电子档案必须以一种确保档案中涉及敏感性的、所有权的或国家安全的信息以受到保护的方式进行处置。”[19]可见,美国政府对联邦机构形成的不同载体的涉密档案如何销毁进行了详细规定。
加拿大《图书馆与档案馆法》第12条规定“未经国家图书馆与档案馆同意,任何政府或部长级别的档案,无论其是否是政府机构的多余财产,都不可以被处置,包括被销毁。”[20]
英国《1958年公共档案法》第6条规定“公共档案馆或其他馆库场所保存的公共档案,如果公共档案馆馆长认为……不需要永久保存,经大法官和主管部长或大法官认为原来就与这些公共档案相关的人的批准,他可以授权这些档案的销毁。”[21]苏格兰《2011公共档案法》第2部分市镇档案馆第212-14条规定“保存在省档案馆的市镇档案,在未获得市议会的许可时,不得销毁”,第4章规定了私自销毁档案的法律责任:“因职务原因而持有公共档案之人,挪用、偷窃全部或部分公共档案,或者在未获档案行政机关事先许可的情况下私自销毁它们,应当处以3年监禁并处罚金 45000欧元。”[22]
澳大利亚《1983年档案馆法》第6条对国家档案馆的权力进行了规定,其中之一就是“授权处置或销毁联邦档案”,第24条又专门规定“未经法律规定或国家档案馆许可,个人不得对联邦档案进行销毁或其他处置。”[23]
日本《公文书管理法》第二章第二节第五条规定:“关于行政文书案卷及单独管理的行政文书,行政机关的首长应当在保管期届满前尽早的时间里,确定将属于历史公文书等的部分依政令规定移交国立公文书馆,除此之外的部分予以销毁”,[24]明确中央行政机关首长对本机关行政文书销毁的责任,待销毁的档案应当予以销毁;第八条规定:“行政机关的首长根据前款规定,决定将保管期限届满的行政文书案卷等销毁时,应当事先向内阁总理大臣商谈并得到其认可”,[25]明确中央行政机关销毁档案需获内阁总理大臣的授权。
新加坡《国家图书馆管理局法》[26]第14D条对国家图书馆管理局授权的公共档案的销毁与处置做了详细规定:“(1)未经国家图书馆管理局依据第(4)款的授权,任何人不得销毁或以其他方式处置公共档案,也不得授权销毁或处置其所有或监管的公共档案;(2) 任何人意图或授权销毁、处置公共档案,须事先告知国家图书馆管理局;……(4)国家图书馆管理局可以授权特定类别公共档案的销毁。”[27]
南非2001年新修订的《国家档案馆和档案法》第6条规定国家档案理事会的职能之一为“与公众保护者机构协商,对擅自销毁受本法保护的档案的行为开展调查”。第13条对公共档案的管理规定如下“未经国家档案馆馆长依据下列规定签署书面许可,由政府机构管控的任何公共档案……不得被销毁、删除或以其他方式处置”,[28]明确公共档案的销毁需经国家档案馆批准。
综上,上述世界五大洲代表性的国家均在本国档案法律法规中对档案销毁工作予以规范。美国涉及档案销毁的法律规定最多,其它国家规定较少。七国档案法律法规条款的具体表述虽然各不相同,但仔细分析可发现存在一些共性之处:第一,均规定不得私自或擅自销毁公共档案;第二,销毁公共档案需获授权或批准,并规定了由谁授权或批准。此外,美英两国还对擅自销毁档案需承担的法律责任进行了明确。可见,档案“销有据”特征并非我国独有,而是世界代表性国家的通行做法,这应该是档案工作的客观规律、内在逻辑和实际情况在档案法律法规中的反映和体现,也应当是档案销毁必须长期坚持、严格遵循的工作准则。
1987版《档案法》就已提出“鉴定档案保存价值的原则,保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定”。这表明在上世纪80年代档案鉴定及销毁工作已受到高层重视。但30多年过去了,国家档案行政主管部门尚未出台档案鉴定及销毁工作的专门规定或实施细则,现有部门规章涉及此方面的规定均非常笼统,不够细化,对档案鉴定销毁实践工作的指导作用非常有限。如《档案馆工作通则》第十四条的规定就非常笼统,没有具体的可操作性的细则。虽然《机关档案管理规定》第四十四条、第四十五条对具体的档案销毁进行了较细致的规制,但其只针对机关档案,并不涉及档案馆的档案。且对档案销毁的前提档案鉴定没有涉及,对不开展鉴定销毁的处置也无说明,法律规范的缺失直接导致档案实践工作的混乱。
此次新修订的《档案法》将此条保留,基本没有改动,只是将“档案行政管理部门”改为“档案主管部门”,在法律责任条款中增加了“禁止篡改、损毁、擅自销毁档案”的内容。此不变即意味着这项工作在新时代仍然十分重要。但是,对法律规制下的档案“销有据”,仅有新修订《档案法》的保留和原则性的条款规定是不够的。因为,充实详细的档案鉴定标准,严格的销毁档案的程序和办法是销毁档案的具体依据,这个依据不能少。尽管法律规制下的档案“销有据”特征是稳固的,但国家档案主管部门还是应尽快出台档案鉴定与销毁的法规政策,填补这一法律规制下的档案“销有据”的空白。
对于档案馆(室)来说,虽然国家档案主管部门迄今尚未出台具体的档案鉴定标准和销毁档案程序和办法,使档案鉴定和销毁档案的实践工作面临无法可依的局面,但这并非档案不销毁的理由。2020版《档案法》第二十一条“销毁档案的程序和办法,由国家档案主管部门制定”的规定其实已暗含前提,销毁档案是档案馆(室)的工作职责之一,档案馆(室)应切实履行而不是逃避。当前,档案鉴定和档案销毁工作的开展情况不容乐观。如“六七十年代,四川省档案馆曾对所存档案进行鉴定,共区分出建国后短期档案资料10.65万卷(册),备销档案资料4.9万余卷(册)。这15.55万余卷(册)档案资料至今仍占据800平方米的库房,并由两名保管员专职保管,若按每卷每年耗资0.5元计算,每年将耗去7.78万余元。”[29]又如,有人在对贵州黔东南苗族侗族自治州的档案行政执法检查中发现,“黔东南州直60多个单位中,无利用价值的档案竟占50%。”[30]而“多数档案馆对馆藏档案的鉴定并没有如事先设定的目标‘剔除无保存价值的档案予以销毁’,多半是缓期执行或根本不执行,事实上做的是无用功。”[31]可见,“没有将档案鉴定与销毁的工作落实到位,不是不开展,就是‘鉴’而‘不定’,说‘销’而‘不毁’”[32]是普遍现象。
对于上述情况,有档案工作者坦言,很重要的一个原因是“各级档案部门对档案销毁工作没有列入工作计划,没有提具体的要求和实施意见,更谈不上有具体的量化考核指标和鉴定标准。”[33]相反“认为馆藏越多越丰富。不论价值大小和有用无用,只考虑接收,不顾及销毁。”[34]并且,“档案馆的编制、经费、目标管理都与其馆藏量直接挂钩。”[35]可见,没有具体的考核指标,片面追求馆藏数量而缺乏质量要求(对档案销毁的规定)是档案销毁工作难以开展的主要原因之一。另一方面,从档案销毁工作自身的特点来说,它是档案馆(室)日常工作的一个有机组成部分,并不是临时性、偶然性、突发性的工作。因此,档案销毁工作应列入单位的年度安排与量化考核之中,积极争取领导的重视与支持,有目标、有计划、有规范、有频率地去开展。将无保存价值的档案挑选出来销毁,一方面能够减轻档案馆(室)的存储压力,另一方面去粗取精,也有助于档案工作者将精力放在对有价值档案的管理及开发利用上。
2020版新《档案法》相比1987版、1996版《档案法》对档案销毁工作的条款规定基本没有变化。这一不变并不是《档案法》的疏漏与不足,而是经过立法者深思熟虑反复推敲的,是有其法律政策层面上的具体考量,更是符合档案“销有据”特征的档案工作客观规律和内在逻辑,是档案“销有据”特征的档案工作客观规律在档案法律中的真实反映。这一不易察觉的微小的“不变”,充分说明了即使在数字(电子)档案数量剧增、其管理模式由双轨制向单轨制转变的时代背景下,档案“销有据”特征依然具有强烈的指导作用。
解读和思考新《档案法》规制的档案销毁,明晰档案“销有据”特征的内涵,对于认识档案和档案工作的内在规律,理解2020版新《档案法》对档案“销有据”规制的相关规定,推动档案鉴定和档案销毁工作朝着有序化、规范化、标准化、法治化、科学化的方向发展均有着积极的意义。