新时期如何提高档案管理人员的执行力

文/徐 慧

档案管理工作，在各界组织体系中，作为记录组织成长、人员发展的关键性资料，能够真实呈现企业的发展过程、学校的教育规划等历史与现今的真实面貌，具有传承历史、未来发展的重要参考价值。以较为珍贵的历史资料为保护重点项目，以展现组织文化内涵。因此，在新时期，加强档案管理人员工作能效建设，提升其执行力与有效性，尤为重要与关键。

一、档案管理工作中存在的问题

在档案管理工作中，管理人员作为关键性角色，决定着档案管理有效性，作用于档案资料流通与利用。现阶段，一定数量的企业组织，虽然认识到了档案管理的重要性，但在档案管理人员配备方面，还存在专业性不足问题，有些单位和部门在进行档案管理工作时，一般情况下并未安排较多人员。部分单位采取部门自行管理形式，另一部分单位采取档案资料集中管理形式，以保障档案资料管理的有效性。降低了档案资料管理的层次感，难以保障档案管理的执行力和有效性，甚至还出现有碍于档案资料流通与运用等现象。

二、档案从业人员的专业技能需求

当今社会竞争激烈，说到底这个竞争突出表现为人才的竞争。提升档案管理水平，关键在于具备档案技能的复合型的专业人才，应该具备以下几个要素：

其一，具有较高的政治修养。在《档案法》中，对于档案从业人员素养给出了基础界定，要求档案从业人员具备社会认同的政治修养，以保障企业档案资料管理的合理性，减少企业档案资料泄露问题[1]。

本文简要分析了新时期档案管理工作的现状，主要着力于档案从业人员的专业技能需求，诸如较高的政治修养、专业性档案管理技能、优质的行业知识积累、熟练的计算机操作能力；侧重探索了档案管理人员工作能效的提升策略，以期发挥档案管理人员工作的积极性与创造性，切实提升档案管理执行力和有效性，借以助力于企业加快创新发展

其二，具有档案管理专业技能。档案管理人员应具备较为专业的工作技能，熟练掌握档案信息管理、信息分类等专业知识，以便于保障档案信息存储、分类、流通的有序性，为其他工作提供档案资料的辅助作用。

其三，具有行业知识积累。档案工作具有一定资料服务性，在各行业中均有信息服务价值。因此，档案管理人员应结合自身所在行业的特点，梳理档案资料管理重点，以期顺应行业档案信息管理需求。

其四，具有计算机操作能力。在档案管理工作中，借助信息技术，能够有效提升档案工作能效，助力档案工作有序完成。比如，档案资料纸质数字化处理、资料扫面技术等。因此，档案管理人员应具备优异的计算机操作能力，以保障档案资料管理的高效性，减少人为编号、分类的失误问题。

三、档案管理人员工作能效的提升策略

提升档案管理人员工作效能，笔者以为主要在于实施以下五个策略：

策略一，树立档案管理人员较高的政治思想认知。加强档案管理人员思想建设工作，使其爱岗敬业，形成崇高的从业认知，能够坚持工作初心，维护企业档案管理权益，减少档案资料泄露问题，发挥档案管理的信息保障作用。思想建设工作，各级组织可分别从思政宣导、案例分析等视角，使档案管理人员确认自身岗位工作的重要性。同时，采取工作保密协议的签署形式，让档案管理人员明确自身工作权责，保障经手资料信息管理有效性，增强档案管理执行效能。

策略二，塑造档案管理人员信息服务意识。档案资料具有一定信息服务功能，要发挥其管理价值。因此，档案管理人员应形成较强的档案工作责任意识，以提升工作创新能力，高效解决档案工作中存在的困难，维护档案资料的真实性，以期为其他部门工作提供档案信息服务。比如，在高校管理人员在调取学生实习档案时，可在网络平台中，输入管理人员具有档案调取权限的账号，在平台搜索栏，输入学生姓名进行档案调取。在此期间，档案管理人员需完成的工作有：档案信息采集与类别整编、按类上传、纸质版资料完整保存，以提升资料流通速度，发挥档案管理人员工作能力。

策略三，为档案管理人员提供多重技能成长机会。各级组织在培养档案管理人员时，可建立职业成长平台，为档案管理人员添加各类需学习的资源与岗位工作内容，便于档案管理人员有序完成专业技能学习。课程资源包括：计算机操作技能、档案整编技巧等。同时，在建立校企合作时，为档案管理人员争取档案学课程的进修学习机会，从理论视角丰富档案管理人员专业知识，使其在实践工作中得以应用，以增强其档案工作执行能力。

策略四，建设高素质的档案管理团队。企业应重视档案管理团队的建设，以减少人员流动形成的档案管理工作断层，最大程度地提升档案管理工作执行能效。部分单位档案资料类别较多，可采取按类管理设立专员的形式，以保障档案管理工作执行效果。比如图书馆信息类别较多，可依据社科类、自然科学等类目，逐一开展档案信息管理；工程类组织，可依据工程类、物资类、生产类等项目，分别开展档案信息管理。加强档案管理团队建设，依据企业实际需求完成档案工作分配，以全面提升档案工作执行效率[2]。

策略五，大力开展档案信息化管理。在档案管理工作运行期间，应有效发挥信息技术优势，增强档案管理人员的信息技术操作熟练性，使其能够准确操作管理平台，助力档案管理工作处于信息化运行状态，提升档案管理的流通效率。比如，某企业在进行信息化档案管理工作时，由档案人员完成各项资料的电子版存储，为后续工作调查资料提供便利条件，开发出部门间远程调档功能。信息化档案管理体系，一方面有助于维护档案资料完整性，减少资料丢失问题，另一方面提升了档案信息调取便利性，增强了档案资料的流通能力，切实增强了档案人员工作执行效能。

综上所述，面对新时期，如何提升档案管理人员的执行力，本文分别从信息操作技能、行业知识积累、专业技能增强等多角度，以及加强档案管理人员的素质建设等方面进行了阐述。档案管理人员具备较强的工作执行力和有效性，有助于发挥档案信息服务功能，为加快企业的发展提供有力的支撑。