浅谈医院科研采购工作采取PDCA循环对提升效率的作用

摘要：随着医院迅猛发展，科研项目逐年增多，迫切需要修订科研仪器管理办法，进一步激励科研人员多出高质量科技成果、为实现高水平科技自立自强作出更大贡献。采取PDCA循环法对修订科研仪器管理办法、提升采购效率起到至关重要的作用，应该普及应用并做进一步推广。

关键词：修订科研仪器管理办法;PDCA循环;采购效率

前言：

党的十八届三中全会和十九大提出深化医疗改革[1]，为医院未来的发展模式与战略转型提供了契机，对医院发展来说既是机遇也是挑战[2]。期间，党中央、国务院出台了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》、《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》等一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施，有力地激发了科研人员的创造性和创新活力，促进了科技事业发展。随着国家政策依据的出台及医院科研项目逐年增多的情况的发生，本文结合武汉市某医院在修订科研仪器管理办法中采取PDCA循环对提升采购效率的作用来探讨PDCA循环法对医院采购管理的重要作用。

PDCA管理循环作为质量管理中的基本方法，越来越多的人关注其在具体管理中的应用，尤其是在医院的采购工作管理的应用。那么本文将从三个维度进行分析。

一、PDCA循环概述

PDCA管理循环主要是指，针对质量工作按照计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）与处理（Act）的顺序来进行质量管理活动，并循环进行，从而确保目标的达成与质量的改善[3]。我们可以看到，PDCA管理循環在一定程度上能够应用于生产生活中的大多数领域，并在其中发挥重要作用。

二、PDCA循环在医院采购工作中的应用

（一）计划阶段：制定项目周期，提前做好规划。雄关漫道真如铁，而今迈步从头越。对于一项工作的开展，初期建设是至关重要的，某医院从今年3月开始就积极响应国家政策要求，梳理工作重点。经部门讨论，集体决议将“修订科研仪器管理办法，提高科研项目采购效率”作为本年度工作重点，采用PDCA循环法通过修订制度和优化流程，预计在今年12月将科研项目采购工作迈向一个新的台阶。

（二）实施阶段：分析项目背景，实施修订举措。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。随着医院科研项目逐年增多，在采购过程中出现了一些新情况和新问题：第一是报销路径发生变化：由院外内报销逐渐转变为院内报销，院内办事人员反映对采购流程不熟悉，造成采购周期长、领导签字多的情况;第二是原科研仪器管理办法适用范围相对狭窄，已无法满足日趋成熟的科研项目采购需要;第三是国家政策法规的更新：党的十八大以来，党中央、国务院出台了一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施，要求“简化科研仪器设备采购流程、对科研急需的设备和耗材采用特事特办、可不进行招投标程序”，因此迫切需要对医院科研仪器管理办法作出有效修订，以进一步激励科研人员多出高质量科技成果、为实现高水平科技自立自强作出更大贡献。

（三）检查阶段：设置项目目标，检查实施情况。凡事预则立，不预则废。某医院在此项工作在启动之前就订立了以下目标：充分压实科研人员采购主体权、将科研项目的范围扩展至服务和工程、明确各种经费来源及相关要求、优化采购流程，提高采购效率、明确科研项目与政府采购的关系、科研急需项目建立绿色通道，以此来促进科研项目的采购工作。

（四）处理阶段：发现过程问题，处理各类情况。千淘万漉虽辛苦，吹尽狂沙始到金。开展修订文件的工作需要分阶段分步骤进行，才能循序渐进，最终达到预期目标。

第一阶段：开展调研工作，2021年5月-6月组织开展调研工作，征求各职能部门和临床科室意见，围绕科研仪器采购发布10个问题（包括7个客观题+3个主观题），覆盖43个科室（包含33个临床科室+10个行政部门），收回有效问卷56份。

通过调研，发现主要存在2个方面的问题，一是文件方面：办事流程不清晰、文件指引性不强、缺乏紧急采购渠道，二是实操方面：各职能部门职责不清晰、找领导签字难、耗时久、培训不到位。

第二阶段：根据职能部门及临床科室反馈的问题，积极开展文件修订工作，将修订稿在全院职能部门进行流转，征求各职能部门意见，于2021年7月形成初稿。

第三阶段：组织沟通协调。2021年8月和10月组织相关部门召开沟通协调会议，对未尽事宜进行沟通协调。

第四阶段：经过反复修改及征求意见、沟通协调形成初定稿。

此次修订，主要围绕以下几项主要内容展开：将采购流程主线内容前置，指引更醒目;修订《科研项目分散采购过程记录表》，使其具有更强的指导性

在文件中附采购流程图，使整个采购过程更直观便捷，并且实时更新医院门户，使采购中所需资料下载或访问地址更高效获得。

三、PDCA在医院采购工作中的应用效果

通过此次PDCA循环法的应用，修订科研仪器采购办法的初定稿已形成。与原文件进行对比，最初的预期目标得到了实现：从整体结构来看：文字精炼，结构清晰，重点突出;对于科研项目概念扩展至货物、服务、工程;有经费来源分类，为日常采购工作提供分类管理路径;流程更清晰细化，采购周期短，办事人员签字走流程由原来往返5次缩短为1次;开辟了科研急需项目绿色通道这条新路径;明确了科研项目与政府采购之间的关系。

下一步将重视总结检查阶段中的成功经验并加以推广，并对其中发现的问题进行分析，组织专业人员对其进行研究，及时制定出具有针对性的对策，进而完善相关采购工作，并将未解决的问题交给下一个PDCA管理循环，从下一个循环中寻找解决方案。

总结：科研项目日趋成熟这不仅仅是市场竞争的外在要求，更是医院自身发展壮大的内在要求。通过此次PDCA循环工作的开展，将科研仪器采购项目修订工作顺利完成，规范了采购行为并大大提高了科研项目采购效率。PDCA管理循环作为质量管理工作的重要方法，在生活与生产领域的应用十分广泛，医院在应用该循环法时从计划、实施、检查以及处理四个阶段以不同的方式优化科研采购工作，并按顺序循环管理，从循环中不断发现问题，总结经验，完善过程，才能保障采购工作顺利实施，最终促进医院的可持续性发展。

参考文献：

[1]执笔，沈传亮.准确认识党的十八届三中全会的划时代地位;经济日报：2019年/2月/11日/第012版.

[2]代涛;深化医改的新视角;光明日报：2016年/8月/3日/第010版.

[3]孔令艳.PDCA管理循环在医保管控中的应用[J].现代企业，2021（11）：82-83.

作者简介：胡新宇（1990.1-），女，汉族，湖北十堰，科员，本科，单位：武汉大学中南医院，研究方向：医院管理/医院招投标。