浅谈文书档案管理的办公自动化应用

尹光成

摘要：随着社会经济和信息技术的发展，人们对信息化建设和办公自动化的需求日益增加。本文重点分析和讨论文书档案在办公自动化应用方面存在的问题和挑战，并给出改进文书档案在办公自动化系统中应用的建议和策略。

关键词：文书档案;管理;办公;自动化

引言

大数据技术和互联网技术的发展为办公自动化提供了可能，现如今的电子文书办公档案管理系统工作也逐步开始朝向办公自动化的发展方向进行发展。文书办公档案管理的办公自动化技术应用无疑可说是一项新的技术突破，办公自动化是集中整合、汇集统一进行数据处理的新型文书档案管理模式。不论是企业还是事业单位，如果想要在新的发展形势下提高自身的综合竞争力，就要采取科学合理的措施加强内部文书档案管理工作，这也是逐步加强内部控制水平的基础。

一、办公自动化的应用对文书档案管理的影响

1.有助于提高文书档案管理工作效率

如今，各种信息和数据在互联网和大数据的背景下呈爆炸式增长。传统的文档文件管理是通过手动数据整理、汇总和分析过程来完成的。这种工作流程适应传统的发展模式和经营活动。然而，在当今信息技术飞速发展的时代，各行业的交易形式、业务范围和产业结构都在发生着巨大的变化。面对这些变化，现有的公文档案管理方式存在工作效率低、程序复杂、易受人为因素影响等缺点，容易影响公文档案信息的可靠性和可靠性。

在这种情况下，加强档案管理信息化组织，有助于提高企业档案管理的速度和质量。通过公司引入企业人工智能和办公自动化企业应用管理软件，对企业海量办公数据信息进行自动分类化和归类，先进的文档管理人员，对各种业务和发展信息的深入检查和分析，大大提高了文档档案管理的效率。

2.有助于拓展文书档案管理空间

在经济市场竞争压力越来越大的背景下，各个行业的发展更加依赖于内部控制管理质量。但现阶段的文书档案管理工作与传统文书档案管理工作有很大差异，现阶段所需要的文书档案管理工作不再是对各项数据和信息的整理和归纳这么简单了，企业和单位更需要文书档案工作人员根据发展经营信息深层次分析发展现状，为企业和用人单位长期实施战略发展规划提供指引方向、提出建议。这再次代表着文书行政档案管理部门工作机构职能的重大变化，那传统的数据归纳、分析整理工作由谁来做呢·在企业和单位的信息化建设相对完善的情况下，这部分文书档案管理工作是可以由相应信息技术代替完成的。

3.提高办公效率

在對文书档案信息进行处理时，通过应用计算机技术可以有效的发挥出办公自动化所具有的管理功能，从而有效的提升办公效率和对文书档案的管理水平。在传统的档案管理工作模式当中，主要是以人工的方式来进行相关的档案操作，具体来说包括对档案信息的收集、分类和整理，同时在分类时还需要对档案信息是否存在错误或者遗漏等问题进行检查，在记录相关的档案信息时，也主要是通过相关工作人员以手写的方式来进行完成。而在这一过程当中，要求相关工作人员能够做到字迹工整，严格按照规范进行书写。在统计档案信息时也需要多次反复地进行核实，从而保证档案信息当中不会存在相应的错误问题，因此采用传统的档案管理方式在时间、精力上具有较大的耗费，而且无法有效的保证档案管理工作的准确性。目前，通过采用相关的信息管理软件，以计算机技术来对档案信息进行录入和管理，能够有效地完成档案信息的收集、分类、管理、统计等相关工作，实现对文书档案管理的办公自动化操作，其不仅更加的简单快捷，而且还能够缓解工作人员的自身压力，有效的提升档案管理工作的效率。

4.有助于实现信息共享

在传统文书档案管理工作模式当中，无法有效的进行信息共享，这也导致相关的文书档案无法充分的发挥出自身所具有的服务功能，也无法被充分的得到利用，进而造成了相关档案资源的浪费现象。而通过在文书档案管理工作当中应用办公自动化技术，并构建出具体的文书档案管理平台，可以通过相关管理软件来有效的开展档案的分类工作，而且还能够系统和规划的对文书档案进行处理和整理，档案目录的管理模式切换为目录与内容的结合管理。在科学技术不断发展的今天，档案管理载体与档案信息的分离更好地体现了兼容性的特点，管理采用了纵横相结合、史实相结合的管理方式。而在对信息资源进行使用时，可以通过网络授权管理系统对其历史记录进行查阅，这样一来，在管理档案信息时能够有效的突破时间和空间的限制，提升查阅的准确性。

5.解决了文书档案存储空间有限的问题

在文书档案管理工作当中，对于文件的储存空间往往是一项十分值得关注的内容。在以往的传统管理模式当中，主要是通过纸张来对相关信息进行储存，这需要更多的存储空间，而办公自动化技术的应用可以有效解决存储空间问题。相关管理人员可以利用电子技术有效替代纸张，以电子文件的形式来进行储存，其对实际空间的占用量明显变小，而且其实储存空间也会更多，这样一来可以有效的提升对文书档案的管理效率，还能够提高对其信息的存储数量。

6.电子文件保存的稳定性更强

在传统管理模式当中主要通过使用纸张来管理文书档案，而由于纸张在具体使用中，其纤维素会发生相应的改变，进而对其耐久性产生影响，容易造成文件档案的损失问题。对此，通过应用电子文件来开展相关的保存工作，可以有效的保证文书档案的稳定性和耐久性，相应的管理人员可以根据实际情况合理选择电子通讯服务商。这样一来，外界环境因素对其所产生的影响也会有所降低，可以确保电子文件保存具有更强的稳定性。

二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素

1.电子文件保密性受限制

由于电子档案文件文档易于反复修改，更改后基本不留任何痕迹，因此虽然有一些新的技术手段可以在一定大的程度上有效防止电子存档文件的反复伪造和"手稿"的反复增删和修改查，但这些更改的错误可能性总是比一些纸质文档更大。人们可以根据需要打印各种字体和字体大小的电子文档人们无法区分原件和笔迹，也无法直接在每个电子文档上盖章或签名。因此，无法确定电子文档是带有印章的原件还是签名的笔迹。以上所有问题都经过了电子文档保密性的严格测试。

2.对档案综合管理人员要求较高

电子资料文件的档案管理、电子档案文件的管理归档和文件归档后管理电子文件档案的管理形成，不仅仅的是需要了解使用纸质电子档案管理的基本理论、原理、方法和操作技术，并具备电子计算机技术知识的管理者。或者，数据库和通信行业技术人员也许可以这样做到。这对企业管理人员的专业技能和综合素质管理水平建设提出了更高的基本要求。要真正实现企业档案管理信息办公自动化，管理人员首先必须要求具有较高的科学知识专业水平和先进的管理技术，不能完全满足于一般的专业计算机档案操作人员水平。但是，管理一般只是较注重临床医技专业人员素质的不断提高和职业继续教育，档案管理中对人员素质的不断提高没有严格列入工作计划和具体要求。他们受教育程度较低，通常是档案管理人员。由于我们缺乏进一步深入研究的实践机会，缺乏系统的企业档案管理知识系统培训，很多企业档案管理工作人员的企业综合管理素质和专业管理水平远远跟不上市场形势的不断发展。虽然我国引进了一批现代管理设备，但还没有完全充分发挥作用，更多的谈不上实现档案管理信息的实时数字化。

3.系统风险

在目前的信息技术发展过程中，文书应用档案管理提高工作效率应用档案大数据管理系统技术提高档案工作效率已是大势所趋。大数据管理系统、云计算在企业文书采集档案管理业务工作中已经应用广泛可以大大提升文书采集档案信息、处理档案信息的工作速度，但是，办公自动化建设最终依赖的是一台计算机，各项工作也都受这台计算机的控制，甚至可以说，在信息化建设的背景下，各项工作有序进行的基础和保障都是计算机及其控制系统的稳定性。因此，文书档案管理的计算机系统一旦出现故障或者问题，整个文书档案管理工作都会处于瘫痪和停滞状态。不仅如此，办公自动化下的电子文书文件档案管理器在工作控制体系中也是自然呈现出的网络化管理分布的，各个文档工作管理环节和各个工作部门相互没有联系，就算整个计算机管理系统正常维护稳定，但是一旦某个系统远程控制软件启动出现系统故障，就会导致内部文书档案管理工作整个系统的停滞，从而导致相关工作无法正常进行，这也是文书档案管理工作办公自动化的最大风险。

4.数据风险

数据风险也是文书档案管理办公自动化的重要风险之一。办公自动化背景下，各项业务档案管理信息均以自动电子化和自动数据化的两种形式进行储存。这种数据储存管理方式首先容易被多次修改，且多次修改后的结果往往完全不留任何痕迹、很难通过检查和严格监管。这同时也是办公自动化背景下，文书档案管理工作发展的一个重要难题和典型特征。其次，电子化和数据化的档案信息容易被盗取，企业和单位内部对于自身文书档案信息的重视程度极高，传统模式的工作背景下，文书和档案信息很难被泄露。但是在大数据背景下，如果自身的局域网和相关应用软件更新、维护不够及时，那么办公自动化的文书档案数据就很容易被盗取和泄露，这会对企业或单位的发展产生无法挽回的損失。最后，电子化和数据化的文档信息还容易被覆盖，储存在磁盘或硬盘中的文书档案信息在管理人员的使用、转移过程中一旦被覆盖或者删除，就很难对其还原，这也会对文书档案管理工作造成巨大的困难。

三、文书档案应用办公自动化管理的对策

1.办公自动化系统的内外网隔离

在开展文书档案管理的办公自动化时，首先需要确保相关档案资料的安全性，对此管理人员可以采用物理方式来有效的隔离文书档案管理系统的内外网，确保其网络安全性，从而更好的保护相关的档案信息，避免在具体的网络运行时，出现相关的档案丢失问题。而现如今在文书档案管理过程当中，主要在于采用自动防火墙技术来对内外互联网数据进行自动隔离，在数据流入整个内网的同时会将其中的信息数据进行自动过滤，从而更好的保护管理和监控操作整个网络及其访问者的情况。而在对文书档案进行管理时需要通过封堵防火墙来有效地阻止相关操作，作为文书档案管理部门，在对文书档案的管理系统进行检查和维护等过程时，需要加大重视并安排专门的负责人来及时的更新和备份相关的档案信息，从而进一步提高其安全性能。

2.组建复合型人才队伍

如果想更好地将办公自动化应用在文书档案管理工作中，就要组建复合型人才队伍，这也是文书档案管理办公自动化应用的重点和难点。在当前信息网络技术快速进步发展的时代背景下，面对从事文书登记档案管理业务工作的现代信息化体系建设，一部分传统文书档案管理工作可以由新型的信息技术和应用软件代替完成，这使得企业和单位对相关工作人员的需求量减少，所以一部分文书档案管理人员面临着失业的危险，传统的工作结构面临转型。在对企业相关岗位工作人员的公开招聘工作过程中，企业和用人单位就要应当建立健全一系列的相关招聘条件要求和相关招聘规章制度，如果想要构建办公自动化工作体系，就要招聘具有文书档案管理经验、计算机数据处理技能的人才，因为在未来的文书档案管理工作中，文书档案管理工作更加倾向于信息技术处理下的管理型工作，许多目前传统的文档信息整理查询工作都已经可以被现代人工智能和数字信息处理技术等所代替，对于这些文档信息的精细数据处理、深度数据分析才是国家文书馆和档案管理部门工作人员按照要求去做的基础工作。

3.加强运营团队建设

当今社会，经济和科技发展日新月异，文书档案管理工作面对自身发展现状也应与时俱进，追随时代发展的潮流，在运营管理问题的面前，我们应该认清现状，多学习多交流，尤其是向在此方面建树卓著的国家取经，以此来为我们自己的标准化的信息建设和文书档案管理工作注入新鲜的血液，同时先进的理念和先进的制度体系也会使得文书档案办公自动化的建设如虎添翼。

4.构建完善文书档案管理信息系统

在大数据时代下，文书档案管理工作想要发挥出更大的价值就必须要构建和完善办公自动化信息系统。首先，文书档案管理工作要基于大数据系统等进行办公自动化信息系统的构建，通过办公自动化信息系统对数据进行收集、收集、分类、整理的过程，以及在具体的实践过程中发现信息系统漏洞并制定改进目标策略的过程。其次，面对海量的非结构化数据，文档档案管理首先要利用大数据系统对这些类型的数据进行过滤和识别，然后进行非结构化数据到结构化数据的统一转换，保证转换。没有丢失或丢失的数据，以确保管理流程文档和文件的可靠性、可靠性和效率。最后，管理者要注意不要因为办公自动化的建立而冒文档文件信息泄露的风险。在软硬件管理方面，需要为文档档案管理系统配备专业的网络安全技术人员，对文档档案信息进行特殊的加密处理，同时处理好文档档案管理人员。相关信息和数据按照保密等级划分为1级、2级、3级，一旦发生信息泄露，专业技术人员首先要保证1级数据的安全，恢复2级、3级数据。尽量减少办公自动化带来的网络信息风险。

结束语

综上所述，目前我国文档档案管理的办公自动化存在的问题，主要是由于领导、管理人员及相关管理人员的兴趣不足，以及办公自动化信息建立的风险。与时俱进，寻求新的管理方案，培养专业的管理人才。最重要的是，提高管理员对文件管理和办公自动化的认识，不断提高文件管理质量，促进我国社会经济发展和经济结构转型具有重要的现实意义。

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