物资集中采购的优势及降低成本的有效对策

薛瑞峰

（中国水利水电第五工程局有限公司 国际公司，四川 成都 610000）

一、引言

物资集中采购指的是对在采购目录中的货物、服务、工程集中进行采购，与分散采购是对应的名词，其可以发挥出同一企业或集团内部的采购管理集中化优势，对同一类材料进行统一采购，具有较多的优势。当前，社会对水资源和电力的需求与日俱增，水利水电工程数量也在持续增加，为企业带来了更多的物资采购和管理需求。基于工程任务和物资需求规模的大幅增加，在进行物资采购时使用集中采购方式已经成为时代发展的必然需求。

二、物资集中采购的优势及特点

企业进行物资集中采购有多方面的优势。通过将企业内部需求的材料设备数量集中到一起，可以形成集中的数量优势，统一采购相较来说也比较便利；可以避免出现重复问题，各个部门独自采购自己部门需要的材料设备很容易出现各部门重复购买的问题；集中到一起进行采购也方便了物资的运输，可以形成规模化的运输形势，降低了运输成本；安排专门的部门或者第三方机构负责集中采购可以减小各部门和单位之间的竞争，减少冲突，各部门和单位可以将自己需求的物资报备给采购部门，然后由采购部门统一采购，节约了时间；企业频繁大批量采购物资可以形成供应基地，可以与供应商之间建立比较牢固的供求关系。借助专业的采购单位能够实现对施工项目建设所需物资的集中采购，作为物资集中采购的关键环节，采购单位发挥着极为关键的作用。另外，这种操作方法也可以提升采购单位的资金利用率，企业可以通过招标的方式为供应商提供公开的采购平台，由企业从中选择质优价廉的供应商进行合作，这有助于双方构建长期的战略合作关系，实现协调发展。

物资集中采购的特点主要表现为采购量多、周期长、采购工序复杂繁多、采购集中程度和决策层次较高。

三、物资集中采购的劣势

（一）存在腐败情况

集中采购在带来资源集中的同时，也带来了权力的集中。一般来说企业为了方便进行采购，往往会建立专门的采购部门负责这项工作，这使得采购权集中在了少数人手中，而采购期间供应商的选择、准入、招标、结算定价和财务支付等操作涉及很多的利益关系，如果不能严格监管，就可能出现腐败问题。

（二）存在质量风险

进行物资集中采购，将需要的物资都集中到了一起，如果监管不到位，就很容易出现质量风险。另外，这项工作本身就存在风险。因为项目建设的要求，采购部门需要大量供应商，而采购人员本身较少，无法对供应商的资质进行实地考察，多是按照供应商提供的资料进行考核，动态考核和退出机制存在缺陷，这就导致采购人员可能会错误地选择资质不符的供应商，从而带来质量风险。另外，采购工作中存在需求量和使用量不匹配的问题，会导致采购的准确性不足。

（三）可能无法享受折扣效益

如果对大量不一样的物资进行集中采购，可能无法享受到数量折扣效益。在采购需求中，部分物资因为本身的特殊性，用量较少，所以采购量也少，统一归并到集中采购模式下，就无法享受到数量折扣效益。而且集中采购采购时间长、流程复杂、时效性不强，所以选择集中采购需要考虑企业和项目本身的情况。

（四）使用单位协调有一定难度

过去企业进行物资采购一般都是由分公司领导进行商谈然后购买，或者是使用单位人员全程参与采购过程。但实施集中采购模式后，导致采购部门和使用部门之间分离，削减了过去采购人员的权利，使得他们不乐意配合，不愿积极支持新模式的应用。同时，双方就物资规格型号确定、到货验收、装卸、付款等操作的协调不到位，会浪费较多时间，降低采购效率。

四、物资集中采购的现状

（一）缺乏专业的评估体系

物资集中采购的价值发挥关键在于供应商的选择。但是实际工作中，对供应商的考核评估不到位，缺乏专业的评估体系，这就带来了一定的选择风险。水利水电工程中需要的材料很多都是常见类型，所以供应商准入标准也低，资质参差不齐，如果采购单位不能有效进行评估，就可能采购到劣质产品，或不能及时获取物资，或拿到错误的货物信息，以致影响到工程进展。

（二）需求缺乏科学性和准确性

在工程建设背景下，企业采购的需求需要由施工单位的现场施工人员提出，在经过审批上报后，交由采购部门进行集中采购。但这个环节中涉及的部门较多，流程较长，如果出现一点失误，就可能影响全局，带来物资库存积压或不足、劣质的问题，反而增加了成本支出。

（三）采购计划模糊

集中采购是将企业需求的物资信息集中到一起进行规划，但信息时代下，采购部门并没有实现信息化管理，仍然按照人工模式获取信息、编制采购计划，这就难以满足企业日益增长的物资购买订单和规模的需求，而且有时可能会出现重复采购的现象，增加费用支出。

（四）采购人员专业性不足

部分物资采购人员对于采购技能和知识的掌握不完善，认识存在误区，无法发挥出集中采购模式的价值；没有平衡好供货方、采购方和组织方三者的关系，导致制定的采购规划的有效性、规则性和真实性都有很大不足；部分采购人员为了牟取私利，虚报采购费用或物资的价格，虚假采购或过多采购，或收受红包将无资质/资质不合格的供应商纳入采购范围，这些都会影响采购单位的形象；部分采购人员缺乏施工实践经验，对施工现场生产设备和材料的了解不足，难以保证采购规划的真实性和有效性。

（五）部门之间的协调性不足

物资集中采购需要各个单位和部门的密切配合。但实际上，部门之间的协调性存在很大不足，各部门之间存在观点分歧，可能影响到采购效率；部分部门上报的物资需求与实际不相符；在采购大宗物资时，个别部门为了减轻自身负担，会将责任推卸给其他部门。

五、降低物资集中采购成本的有效对策

（一）提高物资采购人员的认识水平

采购单位要定期组织培训和宣教活动，内容要集中在集中采购的优劣势、特点以及企业需要采购的物资信息整理等方面，要不定期邀请专家开办讲座，提升采购人员的认识水平，强化其对物资集中采购的认识，明晰物资集中采购工作的内涵，确保采购人员知晓需要，严格把控集中采购的每一个环节，包括申报、预算、合同、验收、储存、结算等工作，这样才能保证工作质量，降低成本，节约社会资源。同时，采购单位也要注意强化采购人员的人际沟通和信息化收集总结能力，一方面，采购单位可以与供应商建立良好的供应关系，并与物资使用部门和单位进行和谐沟通；另一方面，可以准确收集供应商和各类物资的市场信息，做好采购规划，增强集中采购的准确性和有效性。另外，采购单位还要积极引进有关物资集中采购的优秀人才，建立高水平的采购队伍，持续提升采购工作的规范化程度。

（二）构建完善的评估体系和管理制度

采购单位要借鉴过往的采购经验，掌握了解供应商的相关信息，强化对供应商的选择和评价，将供应商的资质、供货能力、信誉、价格、物资质量、供应时间等都加入评估内容中，进行全面考核和评价。同时还要以供应商的类型和采购物资的类型为标准，对供应商进行科学分类，建立起以供应商的资信、业绩、名称等为主要内容的数据库，及时更新数据库的信息，并要求采购人员对其进行评分比对，实行周期性评价。

（三）健全监督机制

为了保证物资集中采购的顺利进行，采购单位还要健全监督机制，借助监督机制的作用发挥，实现物资集中采购过程的民主和可控。对于重要的大宗物资采购单，可以事先召开采购会议，明确采购目标，做好各相关人员的权责定位，发挥其他群众和使用部门的监督作用，对采购过程和清单进行全过程监督。同时，要建立起监督和考核相协调的工作机制，联合审计部门动态监督采购过程，做好流动资金的记录和审核工作，避免出现不合理支出，保证采购活动的廉洁性，杜绝因公徇私行为的出现。

（四）构建货款支付体系

物资集中采购的顺利落实还需要供应商和采购单位贯彻合同要求，需要合同各主体严格遵循合同条例开展采购活动，进行货款结算。同时要成立专门的监督小组，负责协调货款支付期间出现的问题。为了避免出现资金不足的问题，采购单位还要做好预算，预留部分支付资金。

六、结语

企业实行物资集中采购，可以发挥规模优势，减少采购成本，增加经济效益，建立与供应商之间的良好合作关系，实现共赢。