基于ERP系统环境的企业内部控制研究

余小莲

（景德镇市中天财税咨询有限公司，江西 景德镇 333000）

在ERP系统环境下开展企业的内部控制工作，需要保证两者的协调发展，积极对其中的风险和问题进行预防。在实际工作中，要在根本意义上分析有效企业经营风险，并在根本条件上做好企业的内部控制工作，避免受到传统管理思想理念的影响，确保在ERP系统环境下是企业内部控制工作得以顺利实施的重要条件之一。

一、企业ERP系统建设的重要作用

ERP翻译成中文就是企业资源计划，它是互联网时代下多种先进技术的融合产物，也是当前全世界范围内应用范围最广的一种企业管理方法。在新时期我国推行大发展、大改革背景下，ERP系统的作用和价值也逐渐突出，将其与企业内部控制相融合，则能够有效降低企业运营成本，并且明显提高企业经济效益，优化企业资源分配。要想充分发挥ERP系统的作用和功能，需要结合企业内部环境定义业务流程、明确岗位权责。同时，它还需要根据企业组织构架、人力资源、文化体系等要素综合分析，以求全面实施保障型财务的职责。

（一）有助于提升企业内部控制效率

企业在实际建设和发展过程中，为了保证内部控制工作的稳定实施，需要构建完善的内部控制体系。内部控制体系的形成具备一定的系统化特点，与企业的生产、经营和各个工作环节都存在很大联系，能对企业的总体发展情况进行监督、管理和控制。使用传统的内部控制体系已经无法满足现代时代的发展需求，还无法促使内部控制体系的有效形成和建立。对于ERP系统来说，其存在一定的集成化和开发性特点，将其应用到企业的内部控制工作中，能避免干扰因素对其产生的影响，也能够将企业的各个工作和内部控制体系相互结合，且结合具体情况进行内部控制体系节点的设置，保证内部控制体系构建得更加规范。随着先进信息系统的应用，该系统也能为企业的预警工作提供帮助，内部控制工作部门能全面的掌握各个情况，实现扁平化管理，促使各个部门之间的相互沟通和交流，避免增加内部控制工作层次，各个主体的工作职责也得到明确，在信息沟通效果得到良好实现的情况下，也将对内部控制工作现状有效改善[1]。

（二）有助于核心价值链的集成化构建

将ERP系统应用到企业中，能促使核心价值链的集成化构建，实现企业内部各个预算资源、项目资源、采购资源以及财务资源的整合，也能为各个业务前段区域、管理后台提供数据信息传输，以达到信息的实时性获取。并且，还能将各个方案相互结合起来，使前端业务数据和后台数据积极传递，保证传递工作的无缝衔接，形成内部控制工作中各个节点的信息流，后期也将集合在财务核算系统中，使资源信息呈现出一种高度化的集成状态[2]。同时，通过财务数据的挖掘，可以为企业提供良好的市场机会，不仅可以明确出市场的信息导向，而且还可以为内部控制部门的管理工作提供重要条件。不但如此，内部控制工作实际开展期间，还能结合ERP系统的实际运行情况，对其情况全面监督和管理，能够分析ERP系统期间存在的问题，掌握所有情况，保证各个方面工作任务的完成和实现。所以说，ERP系统和内部控制工作之间存在非常密切的联系，两者是相互促进和相互协同的关系[3]。

二、企业ERP系统与内部控制的关系

作为企业资源计划，ERP通过利用信息系统管理方式，能为企业的管理工作提供综合性系统。还可以通过现代信息技术的使用，将企业的外部和内部供应链相互结合起来，实现资源的优化配置，保证工作管理水平的稳定提升。企业的内部控制工作能为企业的安全、稳定运行提供重要的监督手段，特别是内部环境管理、风险管理以及信息沟通管理工作等，都将促使经营工作水平的提升，维护资产的整体安全性，增强财务数据信息的准确性。对于ERP系统和企业内部控制之间的关系，具体表现为两个方面。在现代市场经济水平逐渐提升下，企业要构建完善的内部控制体系，促使内部管理工作效率的有效提升。从现有阶段实际情况分析，国内企业都开始构建了完善的内部控制体系，而且很多的大型企业都开始对ERP系统加以，并且将ERP系统和企业的内部管理工作进行相互的结合。

第一，在企业内部控制工作中使用ERP系统，能将其作为主要的工具和平台。企业当前的内部管理工作中，需要企业中构建完善的内部控制体系。内部控制工作整体涉及的面积广泛，且整个工作也十分复杂，所以，要构建一个完善的支撑体系运行平台，保证ERP系统在实际运行期间都满足内部控制工作的发展需要。

第二，ERP系统是内部控制工作中的主要对象，企业在内部控制中应用ERP系统可以将其作为主要的平台和工具。在ERP系统中的各个控制点都需要实现人为设置，该情况下很容易面对一些风险。所以，内部控制工作中，需要将ERP系统作为主要的执行工具[4]。

三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响

（一）ERP系统自身软件应用存在的风险

将ERP系统应用到企业中，不仅是自身的基本功能，也是为结合企业的自身业务需求实现个性化开发，期间ERP系统的使用能够满足企业的实际发展需求。但在一定程度上也将给系统带来不稳定的因素，给基层的财务数据信息收集工作带来重要影响，整体上会十分复杂，工作流程都不会太简单，还会给ERP系统的维护工作带来成本增加的情况。一旦ERP系统发生故障后，维护工作人员需要积极展开维修工作，以免在内部控制工作中增加系统问题[5]。

（二）ERP系统中的数据安全问题

ERP系统应用到企业内部控制工作中，能对财务数据信息进行处理，通过网络的使用，能对数据库中的数据信息进行整合和重建，保证财务运行得更加系统。在ERP系统实际运行过程中很产生数据安全问题，特别是计算机病毒、系统故障以及人力破坏等，都将给系统带来很大影响。并且，企业在进行权利分配期间，如果未配备合适的个人和队伍，也将导致数据被破坏，引起严重的数据信息泄露情况，无法促使企业的稳定进步和发展。企业在使用ERP系统期间，由于没有与其配备适合的CPU和硬盘，将会给系统的运行转码带来不利的影响[6]。

（三）ERP系统面对的操作风险

ERP系统具备较强的信息化特点，在实际操作期间会比较困难，会给操作人员的知识水平提供较高要求。操作人员在实际执行中，需要对各个模块的操作步骤详细掌握，对模块的处理做出具体分析。如果未按照一定标准来操作，将导致在数据中心产生一些问题，会在整个业务流程上发生风险。对于ERP系统中各个模块中的权限设置，在一些节点上也进行了相关权限和风险警告设置，该情况的产生，是因为受到特殊过程和外部因素的影响，导致外部节点发生明显的风险控制问题，无法促使企业内部控制工作效率的有效提升。

（四）不规范的业务管理环节

企业在内部工作中，经常会导致业务环节产生一些不规范的现象。在采购管理工作中，一般实施的采购管理工作是满足客户的要求、符合未来和当前库存需求等。这种采购方法在很大程度上会导致在采购计划之间的数据时间性不断增加，也将给准确性带来较大的依赖性，当前期工作中的数据信息存在很大偏差的时候，将给采购计划带来很大影响，在后期工作中也将给生产和销售工作带来影响。同时，在库存管理工作中，如果在后期出现退货的情况，系统也没有按照具体的流程来实施，仅仅按照收录来完成，将引起严重的库存偏差，也无法实现新旧系统的良好衔接。特别是在后期订单用到该库存的时候，将无法为结转提供方便，只能进行手动录入。在这种情况下，成本结转是十分复杂的，它会给财务数据信息的完整性带来影响。在收付款管理工作中，ERP系统中的收付款进行了审批限额的设定，当超出这个限定的时候，还需要上级领导的审批，这样才能结转到下一个环节。在上述一系列的执行工作中，如果企业未做出及时的人员授权，审批的流程无法有效展开，将产生超级别审批的情况，无法保证内部控制工作意义的发挥。ERP系统的使用会对客户实施统一的编码管理工作，当出现新客户且在运行和管理中，要按照要求需求来编码，最后将信息提交给相关部门。在完成审批后，还需要对客户代码进行维护，实现级别性管理，但这种情况针对大型企业来说，因为存在很多的子公司，且各个编码的客户之间存在一定的合作关系，都将在后期给统计分析工作带来影响。

四、ERP环境下企业完善内部控制的策略

ERP系统是现代信息化发展的产物，自身存在着重要的作用，作为一种调整机制还存在一定辅助作用，所以要对其合理使用，但是也不能完全依赖该系统，需要存在一定的判断能力，这样才能促使其真正价值的发挥。因此，基于ERP系统在企业内部控制中的影响，给出针对性的控制措施，以促使企业经济的稳定进步和发展。

（一）保证员工ERP系统应用能力的提升

为了提高员工ERP系统的应用能力，可以在两个方面来进行。第一，需要对企业的业务流程进行科学编写，确保整个操作都能有效实施，加大力度对员工进行培训，使企业在整体运作中的执行度更加成熟。同时，工作人员在实际操作的时候，还需要对操作的模块、相关的操作节点详细掌握，研究各个节点存在的问题，能够及时对接，避免给后期工作的正常开展带来影响。第二，加大力度对ERP系统操作人员进行培训，引导工作人员进行有关模块操作手册的编制，并在实际操作中确保规范性，以免因为操作失误给系统的有效应用带来不利影响。这样在企业内部控制中，ERP系统不仅会提供稳定的服务，也将保证企业的安全稳定运行。

（二）维护ERP系统的安全性和稳定性

在企业内部控制工作中，如果ERP系统不稳定或者不安全，都将造成很大影响。所以，要维护好ERP系统的安全性，确保各个软件和硬件使用的更加安全。在日常检查工作中，相关部门需要做好数据的备份和处理工作，有效明确出工作人员的操作权限，以免因为人为因素引起ERP系统损坏等情况。为了维护ERP系统的稳定性，要对ERP系统进行定期维护和升级，特别是系统中存在的漏洞要及时修复，并不断将先进人才引入企业中，以确保ERP系统运行得更加稳定。

（三）完善ERP系统风险管理体系

在企业内部控制工作中，ERP系统为其中的主要管理平台，将ERP系统应用到企业内部控制中十分重要，在具体执行期间，要制定完善的风险管理体系，逐渐提高风险抵抗能力，充分发挥ERP系统中的控制功能和管理功能，以保证企业的内部控制体系更加完善。为了使ERP系统风险管理体系更加完善，要结合企业的实际发展需要和业务流程对ERP系统进行优化，并将ERP系统的各个模块相互结合起来，保证各个流程的创新，在ERP系统得到优化的情况下，也能够将风险控制在最低。并且，基于ERP系统中的财务管理，也能够使企业管理工作更加科学。因为ERP系统是一个基于财务为主要引导的业务集成系统，企业的各个部门都能够进行全面的财务分析，实现财务管理成本的详细监督、分析和控制。在ERP系统主导下，也能够使企业的内部控制管理工作更加科学。同时，外部的审计机构也要加强对内部控制工作的评价，外部的审计机构可以参与到内部信息系统的操作、执行以及开发和维护等工作中，能够有效分析系统运行和内部控制中存在的问题，且各个执行机构都能有效分析出企业内部控制工作中存在的各项问题，并给出合理的解决意见，在企业内部控制水平得到提升的同时，也将在激烈的竞争下获得有利地位，以实现企业的健康进步和发展。

（四）对业务各个环节控制工作进行规范

企业在内部控制工作中，保证各个环节的规范性十分重要。在进行采购管理工作中，要按照生产、销售的基本业务模型对整个采购的管理流程进行优化，经过对采购数据的分析和研究进行安全库存的采购，避免因为外部交易价格给生产和销售带来一些影响。在进行库存管理中，特别是对ERP系统进行开发和审计前期，可以将传统系统中的库存、销售、采购信息等转移到新系统中，以保证在ERP系统完成更新后进行各个订单、库存信息的整理，也能够维护好数据信息的完整性。在收付款管理中，对于付款需要在前期对合同、订单以及发票等进行审核和核对，在各项信息都合格后在ERP系统中生成付款计划明细。对于收款，在ERP系统中会出现逾期报警设置，能够将信息发送给业务部门予以提醒，也能够为客户设置边界线和等级划分，按照不同的统计要求都能满足客户的要求。

综上所述，基于上述的研究和分析了解到，目前我国的市场经济发展水平高，当企业在内部控制中，需要增加对ERP系统的应用。具体执行过程中，企业的管理人员要对ERP系统的使用予以重视，认识到ERP系统环境下企业内部控制工作的意义以及实际工作中存在的问题，并重点以提升工作效率为主，实现企业内部管理的创新，以确保企业的激烈竞争下获得有利地位。