发出商品管理改进研究——以D公司为例

强显光

山东大学管理学院 山东济南 250000

1 D公司基本情况

D公司成立于2021年，主要从事电力系统二次设备的研发及生产工作。D公司经过二十多年的努力，从一个只有几名员工在试验室生产的小作坊发展成为一个拥有近五百名员工的中型制造业企业。随着科技的不断进步，以及D公司在产品研发上的不断投入，D公司研发生产出一系列软硬件产品，并形成了自身特有的产品体系，在国网招标供应商中占据一定的席位。

电力是工业生产和居民生活的基础性能源，电力供应的稳定性、安全性是电网维护领域的基本要求。随着我国智能电网的建设与发展，电网的规模化程度与结构的复杂程度越来越高，对电网状态监测、故障智能分析的要求也越来越高，因此对变电站、输电线路、配电网运行状态进行全面监测以及智能故障分析管理成为我国智能电网的发展趋势。公司智能电网监测板块产品为应用于智能电网的电力二次设备，对电网一次设备运行状态进行感知、采集，通过边缘计算终端进行数据处理分析，并将分析结果及基础数据通过通信网络上传至云端平台，再基于主站系统以及大数据平台实现对智能电网变电、输电、配电环节的故障监测、分析、预警等功能，提升电力运维效率和智能化水平。

2 D公司经营模式及发出商品的形成

D公司客户主要为国家电网、南方电网以及下属的省、市、县电网公司及发电厂等央企、国企单位，客户的性质决定了公司获取订单主要是通过公开的招投标方式。由于不同客户的产品应用场景不同，并且客户对产品性能的要求有差异，因此公司为满足客户需求，采用订单式生产销售模式。

目前，公司销售部门设有八个大区，在不同的地区派驻销售人员，在公司的统一管理下，由各大区的销售人员进行客户的开发和管理。各大区销售员会与客户进行不定期的交流、走访、推广等活动，让客户及时了解到公司的产品和性能，并及时了解客户对产品的需求，获取相应的项目信息，进而参与客户的招投标等采购活动，将公司的产品与客户的需求有机结合起来。

公司通过招投标方式获取客户订单后，由销售人员与客户签订技术协议、销售合同，明确客户对产品的性能的具体要求以及交货期等信息。合同签订后在公司内流转，根据客户对产品的不同需求，需要多部门配合进行生产发货及调试等具体工作。

公司生产部门根据销售合同要求的交货期，合理安排生产发货工作。对于交货期紧急的产品，尽早安排生产发货；对于交货期延后的产品，延后安排生产发货，以保证公司生产完成后可以及时发货，确保公司内库存处于低水平，以降低存储成本。

公司产品一般采用物流方式运送至客户指定的地点，到货后物流签回回单。在产品完成安装调试之前，与该产品相关的权利和义务尚未转移给客户，因此属于公司的发出商品。发出商品是一个累积的概念，包含从公司成立至今，所有已发货而未完成安装调试的产品。

3 发出商品管理的重要性

发出商品是公司重要的一项资产，截至2020年12月31日，D公司发出商品占公司存货余额的比例为63%，占公司资产总额的19%。由此可见，D公司发出商品金额较大，在D公司资产中占据重要的位置，因此发出商品的管理自然而然是公司的一项重要的工作。公司加强对发出商品的管理，盘活发出商品，才能确保公司正常运转，提高存货周转率，提升公司的经济效益。

4 D公司发出商品管理现状及存在的问题

4.1 发出商品管理意识淡薄

D公司基于为客户周到服务的原则，待产品生产完成，运至客户指定的地点后，D公司与客户沟通，协商具体的安装调试事宜，安装调试完成后，D公司确认相关收入的实现，因此，安装调试前，产品的所有权并未转移，该产品属于公司的发出商品。然而，对于大多数公司而言，发出商品似乎只是一个财务的概念，因为产品已经到达客户指定的地点，似乎产品已经归客户所有，公司应当将更多的精力放在增加销售以及扩大生产方面。然而，安装调试是公司必须履行的义务，且安装调试之前，若产品出现毁损、丢失等情况，D公司仍需要承担责任，因此安装调试完成前，产品的所有权并未转移，D公司应当对发出商品进行适当的管理。

4.2 缺乏切实可行的发出商品管理制度

当公司规模较小时，可以依靠人情来管理；当公司规模变大时，便需要制度的约束。随着D公司生产经营规模的不断增加，D公司发出商品的规模也在不断增大，然而发出商品管理制度却比较宽泛，未针对D公司发出商品的具体情况制定有效的管控措施，因此难以依据制度对发出商品进行有效的管控。

4.3 缺乏具体的发出商品管理部门

发出商品的管理应当指定固定的部门或者跨部门协作进行有效的管控，对于大多数公司而言，由于产品已经发出到客户的指定地点，因此仓库管理部门自然而然的不再对其进行管理；对于财务部门而言，很难到发出商品的现场进行盘点，且由于人员情况的限制，财务部门也很难对发出商品进行有效的控制。因此，便造成了发出商品没有具体负责的部门的现状，具体负责部门的缺失，同时会导致管理的缺失，进而导致公司费用的增加，利润的减少。

4.4 发出商品管理难度大，缺乏有效的管理手段

D公司为满足客户的不同要求，因此对产品实行定制化生产，因此导致D公司产品的单位价值较低。同时，由于D公司产品属于电网二次监测设备，主要应用于各个变电站中，而变电站大多处于比较偏远的地区，因此导致D公司发出商品分布范围较广，且大多处于交通不便的偏远地区，因此D公司发出商品现场盘点的难度较大，集中现场盘点不符合成本收益的原则。

5 D公司发出商品管理问题解决方案

5.1 公司管理层参与到发出商品管理中

公司管理层应当基于公司的长远发展的考虑，参与到公司发出商品的管理中，管理层参与发出商品管理一方面可以进行有效的跨部门协调，并提高相关人员工作的效率和效果；另一方面，管理层参与发出商品管理，可以使管理层知悉公司产品的调试周期等情况，从而进行有效的管理决策。

5.2 制定切实可行的发出商品管理制度

公司应当根据发出商品的具体情况，制定切实可行的管理制度，使发出商品的管理有章可依，并且应当对发出商品管理制度的执行情况进行有效监督。对于执行中存在的偏差，及时进行纠正，以确保公司的发出商品可控，减少公司发出商品损失带来的风险。

5.3 成立跨部门协调部门，切实管理发出商品

基于发出商品的实际情况，发出商品的管理并非某一个部门可以独立完成。发出商品的管理分为数据管理和实物管理，发出商品的数据管理应当归于财务部门负责，产品生产完成并发货后，财务部将该部分数据归为发出商品；发出商品调试完成后，由财务部根据相关调试单据确认收入成本的实现，相应使发出商品数据减少，每期末，财务应提供相应的发出商品明细表。

对于发出商品的实物管理，需要结合成本效益的原则综合进行考虑。由于仓储部门很少出差，大部门工作需要在公司生产车间及仓库内完成，因此发出商品的实物管理不应由仓储部门负责。而销售部门和工程技术部门，则需要往返于各地之间，进行业务沟通及产品调试相关工作。当销售人员和工程技术人员到达某地时，可以对公司当地的发出商品进行相应的盘点。这种工作方式，可以大大减少期末现场盘点的工作量，同时可以及时发现公司发出商品存在的风险，及时协调避免公司发出商品出现损毁等情况。

5.4 加强信息化管理

建立信息化平台管理是实现发出商品管理的基础。好的信息化平台可以给公司提供及时准确的发出商品信息，并将发出商品信息与销售人员或工程技术人员的行程匹配，当销售人员或工程技术人员到达现场确认无误后，及时拍照上传系统，完成本次的发出商品盘点。系统定期对发出商品与业务人员行程匹配，将发出商品的盘点管理工作融入日常工作中，提高工作的效率，降低盘点成本。

5.5 运用高科技手段管控发出商品

二十一世纪是科技信息大爆发的时代，当大街小巷遍布共享单车时，公司可以考虑将共享单车的管理方式融入公司的发出商品中。公司可以给每台设备安装定位装置，当工程技术人员到达现场调试时，拆回相应的定位装置，这样一来，公司可以实时掌握发出商品的数量及所处的位置，可以及时对发出商品进行管理。

5.6 建立呆滞发出商品处理机制

公司长期运营过程中，部分发出商品会出现发出时间长仍未处置的情况，导致发出商品可能出现损失但账务仍未处置的情况。因此，公司应当建立呆滞发出商品的处理制度。结合发出商品库龄的分析，对发出时间较长，仍未实现收入的发出商品，由销售部门及时与客户沟通产品保管情况，并与客户沟通产品的预计安装调试时间；或者进行现场勘察，对发出商品的具体情况进行了解。

与客户沟通后，可能会出现以下三种结果：

（1）客户已经自行安装调试完成，并且已经开始使用产品，公司无需再派出工程技术人员进行安装调试工作；

（2）公司发出商品在客户仓库中妥善保管，产品状况良好，客户后期将会联系公司安装调试，使用该产品；

（3）公司发出商品出现损毁，以致后期无法正常使用等情况。

对于第一种情况，销售人员应当及时取得产品已经投产的客户确认单据，并将其上传至公司的信息化系统中，财务人员及时根据客户确认单据进行收入成本入账工作。在这种情况下，该产品相关的权利和义务已经转移至客户方，因此该产品应当及时确认收入，不再属于发出商品。

对于第二种情况，销售人员可以在发出商品系统中做出盘点的记录，并在后期及时与客户沟通，跟进产品的安装调试。

对于第三种情况，公司应当查找分析发出商品出现损毁的原因，明确责任人，并与客户沟通损毁产品的处置回收情况，以最大限度的减轻损失。此外，公司应当排查现有工作中是否存在可能导致产品出现损毁的情况，及时进行整改，避免公司出现更大的损失。

综上所述，发出商品的管理是一件繁琐且困难重重的工作，然而，将发出商品管理好，却对公司的良性运转起着至关重要的作用。D公司应当梳理目前发出商品的状况，并对其进行分析，对于库龄较长的发出商品，跨部门协作，确认其目前的状况，盘活发出商品。并且在后期的工作中，运用信息化和高科技手段，加强对发出商品的管理，以提高发出商品管理的效率和效果，确保公司资产的安全、完整。