城建档案管理数字化建设的途径探讨

城建档案中如实记录了城市发展与建设各方面情况，为城市长远规划、建设管理以及改造维护等提供了可靠依据，具有重要的保存与利用价值。随着电子信息技术的快速发展，计算机、互联网以及智能手机应用越来越广泛，除了能够让人们工作模式发生变化以外，也推动着城建档案管理工作方式的变革。因此要通过加快城建档案数字化建设步伐，保证城建档案管理水平不断提升。

一、城建档案管理数字化建设的意义

城建档案是在城市建设规划、建设管理等工作中形成的历史记录材料，通过文字、图纸、图表和声像等载体存储下来，具备极高保存与利用价值。借助城建档案，我们能够了解城市建设规划到建设成果的整个过程，文献价值极高，可以让城市现代化发展规划决策获得可靠依据。城建档案中涉及的内容较多，长期以来，通过纸质材料保管下来，在存储空间上要求较大，还要投入过多的人力、物力和财力。对纸质档案来说，需要将防潮、防水、防火和防虫等工作做到位，若是出现损毁的情况，将导致很多珍贵文献资料出现遗失问题，不利于保证城建档案的完整性与可靠性，并带来严重的危害与不利影响。在传统城建档案管理模式下，人们在检索查阅档案资料的过程中会遇到很多难题，现在借助现代化信息技术，能够让城建档案资料得到数字化处理，从而解决传统档案管理工作中出现的问题，并真正共享档案信息数据资源。此外，数字化城建档案资料对空间要求并不大，从而有效节省了时间与精力，能够将信息技术的作用发挥出来，让城市建设工作获得更多的支持。

二、城建档案管理数字化建设面临的难题

（一）前期建设难度较大。城建档案为实现数字化管理，前期建设存在较大难度，这是由于在刚开始建设的过程中，除了涉及基础设施、应用系统等建设内容以外，必须建立起与之相应的档案管理制度，加强对纸质档案资料的收集与整理工作。在形成数字化城建档案资料以后，再开展档案录入工作，实行分类建档的方法，这样城建档案的查询与借阅等环节才更加高效。这样不仅工作量较大，任务也很重，对人力、物力和财力等消耗较大，增加了存储难度，只要发生一点差错，将为后续城建档案数字化管理工作带来不利影响，不利于发挥档案资料的作用。

（二）存档方式落后。对城建档案管理数字化建设来说，需要关注数字化信息管理的应用，然而至今为止，还有很多地方待进一步普及。结合现阶段城建档案收录情况分析发现，存在很多不足之处需要进行改善，尤其是对很多落后地方来说，除了要增强对档案管理数字化建设的认识以外，也需要转变纸质方式，利用数字化手段收录城建档案。由于缺少这方面的变化，不仅浪费了资源，也导致大量人力被消耗。对此应该转变城建档案存档方式，积极引入数字化信息管理方式，提升城建档案数字化、信息化管理水平。

（三）管理信息容易缺失。城建档案管理数字化建设面临信息网络不稳定的现象，这样容易引起档案资料遗失等问题，不能保证管理信息的完整性，从而为城建档案数字化管理工作效率造成不利影响。在管理数字化电子文档的时候，受到计算机软件与硬件设施不足的影响，或者是人为因素与信息网络等问题，导致电子文档稳定性降低，城建档案资料容易发生缺失的情况。尤其对于很多重要的城建档案信息来说，若是受到各种因素影响出现遗失的情况，将导致档案资料完整性降低，对今后城建档案的使用造成不便。

（四）档案利用率较低。通过城建档案管理数字化建设，有利于城市居民将先进技术利用起来，从而掌握所需的信息资源，让城市建设获得更好的服务。在时代进步与发展过程中，在城建档案管理建设需求方面逐步增大，然而分析实际情况可知，我国很多地区城建档案利用效率并不高，也未做好数字化信息管理普及工作。这需要今后加强宣传工作，不断拓宽宣传范围，保证居民对城建档案数字化管理的作用有更加清晰的认识。

（五）档案信息容易泄露。作为城市规划与建设的历史记录，做好城建档案管理工作具有重要意义，能够为城市建设提供可靠指导作用，且很多档案资料有着极高的保密性要求。但是实行城建档案数字化管理措施后，容易出现各种网络漏洞，导致很多高价值档案资料出现泄漏的问题，容易被不法分子盗取与篡改，这样城建档案信息的安全性与可靠性将无法得到保障。这要求我们关注城建档案数字化管理的安全问题，通过采取有效措施，避免出现重要信息泄漏与篡改等问题。

三、城建档案管理数字化建设的途径

（一）合理制定档案工作规划。档案管理部门在城建档案数字化建设中要制定科学规划，不断优化具体的工作流程与体系，确保档案数字化建设能够快速推进，让我国智慧城市建设获得可靠依据。而对档案管理人员来说，也要结合管理学原理，科学统计城建档案管理数字化建设中的各部门内容，以先后顺序作出排列，并安排一定的人力与物力，保证做好纸质档案分类整理与电子文档制作等工作。为了做好准备工作，还要安排责任心强、知识水平极高、能力扎实的工作人员，能够全面、细致地开展城建档案收集与整理工作。在科学规划下，才能将数字化建设工作重点确定下来，为实现城建档案管理目标创造良好条件。

（二）明确档案数字化建设标准。要想让数字化建设工作正常进行，档案管理部门也需要将建设标准统一下来。对此要结合住建部颁布的各项条文准则，从本地区档案工作要求出发，在格式与标准等方面保证统一，之后进行数字化建设，将制定的建设标准落到实处，防止出现随意而为的情况，这样才能提升档案数字化工作的合理性与规范化。此外，地方政府应该积极采取宏观调控措施，做好指导工作，在政策、资金等方面为档案工作中数字化技术的应用提供更多扶持。如果条件允许，还要将各地区城建档案结合起来，建立综合利用数据平台，提供档案查询、在线阅览、在线交流探讨和提出意见与建议等功能。通过这种方式有利于数字化建设的高效进行，满足各阶层使用群体的需求，保证工作效率不断提升。

（三）加强数字化基础设施建设。在城市建设推进过程中，要想将城建档案服务功能充分体现出来，应该注重对各项基础设施的完善，具体来说，要采取以下措施：第一，改善硬件环境，主要内容有办公环境建设、信息系统平台和档案库房等。而在硬件基础设施方面，则有数字化处理设备、服务器以及网络通信设备等。第二，完善系统软件，主要从档案数字化管理工作需求出发，尽快配置先进、成熟的软件，建设性能好、容量大的服务管理系统。对软件系统来说，除了能够更好开展城建档案利用与业务管理工作以外，也能够与数据库系统充分融合起来，确保能够顺利通过计算机录入、管理以及查询城建档案。第三，优化网络环境，这是数字化工作的基础，网络环境主要分为档案馆内部局域网、连接互联网的公众网和连接政府的政务网等。

（四）提高网络系统安全性能。网络安全性问题是城建档案数字化管理工作中需要重点关注的内容，要想提升这项工作的安全性能，让计算机网络保持更加安全与稳定，需要档案管理部门主动采取应对措施，解决网络系统面临的安全威胁。因此在利用数字化技术管理档案的过程中，需要在系统上进行规范，逐步增加科技投入，配置由正规计算机研究部门研发的专业防火墙技术与编程软件，针对访问者要实行身份实名认证的方法，严格界定其使用权限，通过加大管理力度，防止由于疏忽引起计算机网络漏洞的出现，保证档案数字化建设安全性能实现提升。同时也要注重采取外部接入管理的措施，将相关准入标准确定下来，加大对外部群体使用城建档案信息时的控制力度。对网站维护人员来说，也要接受专门的计算机技术培训，确保具备更高的计算机信息素养，逐步增强自身安全意识，通过做好维护工作保证城建档案数字化管理的安全性。

（五）培养高素质档案管理人才。在城建档案管理数字化建设的过程中，对档案管理人员专业水平也有更严格的要求，不仅要掌握统计类专业知识，也需要提升自己的计算机操作技能。这要求城市建设单位尽快培养更多专业化档案管理人才，定期组织城建档案管理人员参与培训教育，采取讲座等方式，掌握更多档案数字化管理知识，同时也要严格考核培训效果，从整体上提升档案管理人员的素质与能力。当然也可以采取远程培训的方式，确保每个档案管理人员真正认识到城建档案数字化建设的意义，能够主动加强学习，提高自己的专业技能，更好地胜任城建档案管理数字化建设工作任务。

四、结语

综上所述，加快城建档案管理数字化建设步伐具有重要的意义，能够为今后城市发展建设提供详细、完整和准确的历史资料。城建档案管理工作涉及内容众多，数字化建设是一个系统、动态的过程，需要我们不断摸索与完善。对此我们要在思想上引起高度重视，不仅要提前制定科学规划，也要统一建设标准，配置所需现代化设备，解决安全与人才方面的问题，保证城建档案管理工作最大限度发挥数字化技术的作用。