大数据时代电子档案管理现状与发展分析

一、大数据时代电子档案管理概述

现阶段，究竟何为电子档案资源，档案管理学界并未形成统一观点。有学者认为电子档案是一个广义的概念，其主要包括影像档案、声像档案、图像档案、电子文件档案等一系列通过数据形式表现出来的档案资源总称。也有学者认为电子档案是一个狭义的概念，仅仅是指办公自动化、办公智能化环境下产生的电子文件的总称。无论从哪个角度对电子档案进行定义，都可以看出电子档案与传统纸质档案资源最主要的区别在于形式、载体不同，前者主要以数字化、数据化的形式呈现。本文认为，在大数据时代，信息资源的种类愈发多元，应当从广义的角度对电子档案进行界定，即电子档案是一种可以在计算机、互联网、物联网等终端传播的以电子介质存在的信息资源的集合体，其不仅包括电子文件，也包含图像、声像、影像等电子介质文件。未来，随着信息化技术的进一步发展，电子档案的种类、形式还会发生变化。因此，对于单位而言，必须要将电子档案管理作为一项重点工作，不断适应新形势下的电子档案管理工作，创新管理模式和管理内容，提升工作效能。

二、大数据时代电子档案管理的现实意义

（一）有利于实现电子档案资源综合利用。大数据时代，各种信息资源呈现出几何式的增长态势，单位档案管理的种类、数量不断增加，由此导致档案管理人员工作压力和工作量增大。为此，必须要进一步将现代信息化融入电子档案管理工作中，借助档案管理系统以及其他软件对电子档案进行管理、开发和利用。一方面，做好大数据时代的电子档案管理工作，可以实现电子档案的高效立卷归档、传输、查阅、检索以及利用，满足不同信息需求主体个性化的需求，提升档案管理效能；另一方面，做好大数据时代的电子档案管理工作，可以减少档案管理工作对人力资源的依赖程度，实现集中处理。尤其是建立相应的数据库后，更是可以实现一站式管理、共享与利用，构建共建共享的电子档案管理格局，打破信息数据的孤岛，提升单位整体信息利用实效和时效。

（二）有利于节约档案管理成本，实现档案长久保存。在信息技术高速发展的现阶段，电子档案管理模式也朝着信息化、科技化、智能化的方向发展，突破了传统纸质档案管理的局限。首先，电子档案以一种数字化、数据化的形式呈现，可以较为方便地保存于硬盘、云储存系统、计算机以及其他终端，极大程度上减少了档案管理成本，适应未来档案事业发展趋势。其次，传统纸质档案管理模式对档案管理环境的依赖度较高，容易遭受档案害虫等物理、化学变化的影响，无法长期保存，具有易损性的特点。相反，电子档案则能够避免上述问题，能够长久保存于某一终端。最后，电子档案能够快速复制、传输，便于单位更为高效地开展其他业务工作。尤其是在当前办公自动化背景下，电子档案能够适应单位电子化办公的需求，缩减工作流程，大大提升单位整体的信息传输和利用效率、质量。

三、大数据时代电子档案管理的现状

（一）电子档案资源整合效率低下。大数据时代，电子档案的种类、数量众多，如果不能加强源头控制，将会导致后期电子档案利用难。一是部分单位在管理档案资源过程中没有遵照既定的流程、标准和内容，档案管理无序化问题突出。许多部门在移交电子档案给档案管理部门之前没有对电子档案进行初步处理，增加了档案管理部门的工作量，不利于节约人力资源成本。二是电子档案资源整合难度大，数据库建设缓慢。部分单位受限于技术条件、人力资源条件、管理机制、管理机构设置等因素，无法系统化、科学化地对电子档案资源进行集中、系统处理，更谈不上数据库建设。以人力资源为例，档案管理人员数量不足，没有从业务外包、职业队伍建设等角度进行创新。三是电子档案长期闲置，忽视后期的开发与利用。例如，尚未从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用，无法打造“档案智库”“档案知识库”。

（二）电子档案共建共享滞后。大数据时代，如何推动单位内部以及业务关联单位之间信息互联共通，打造电子档案共建共享的格局，是档案管理人员重点关注和思考的课题。当下，部分地区电子档案共建共享滞后，电子档案远程利用、跨区域传输难度较大，影响了电子档案资源的价值。之所以出现这种状况，是多种原因造成的。一是电子档案保密与电子档案信息公开之间的矛盾仍然存在。尤其是行政机关、事业单位档案管理工作中，许多电子档案资源具有涉密性质，很难理清公开与保密之间的界限。二是电子档案共建共享的能力有待提升。部分单位对于云共享、云储存、区块链等技术缺乏深度认识，尚未打造电子档案共享网络，无法实现实时共享、跨区域共享。甚至部分单位内部各个部门之间也尚未实现电子档案共享，档案资源仍然需要手动传输，影响档案利用效能。

（三）电子档案安全管理问题突出。从辩证的角度来看，电子档案管理具有两面性，其提升档案管理效能的同时也带来了新的问题。典型表现在如何对电子档案进行安全管理，确保电子档案管理系统安全，保障电子档案资源的准确性、真实性、原始性，最大限度地发挥电子档案价值。一是网络安全问题。互联网终端存在许多勒索病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件，容易侵入电子档案管理系统，进而窃取或者篡改电子档案资源。二是技术应用问题。部分单位应用云加密、数字签名、区块链、数字加密、云备份等技术的能力不强，难以打造现代化的安全管理网络，存在较大的安全隐患。

四、大数据时代电子档案管理的有效对策

（一）推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理。大数据时代，单位要进一步着眼于信息资源建设工作，充分挖掘电子档案的价值，推动电子档案资源整合。一是做好源头控制，单位要制定相关的规章制度，明确声像、影像、图像、电子文件类档案资源的处理标准、格式、流程，避免档案管理无序化。同时，要细化档案管理部门与其他业务部门在电子档案管理中的权责，探索业务部门专责先行处理的机制，避免电子档案二次加工，实现“一次归档、长期利用”的目标。二是要创新电子档案管理模式，加快电子档案数据库建设。单位要坚持“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进，对现阶段的纸质档案进行数字化转化的同时，对新增加的电子档案进行处理。这一过程中，单位既可以招聘更多的档案管理人员，也可以探索将部分业务外包给外部专业部门，缓解人力资源不足的压力。三是要重视电子档案开发利用，从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用。为此，单位可以根据本单位业务类型建设政策类、业务文件类、法规类以及其他类别的子数据库，便于后期的检索与利用，打造“档案智库”“档案知识库”。

（二）加快电子档案共建共享建设，实现电子档案高效利用。从缩减档案管理成本，实现电子档案集约化开发利用的角度来看，加快电子档案共建共享势在必行。要实现这一目标，应当着眼于两个方面：一是正确处理好电子档案保密与档案信息公开之间的关系。单位要严格按照政府信息公开条例、保密法、档案法以及档案管理法规的要求，合理设定各类数字档案资源的公开级别，理清信息公开与档案保密之间的界限。二是要加快外部共享与内部共享，综合利用多种信息技术。一方面，从外部共享来看，各个业务关联单位可以依托于云终端进行共享，将档案资源上传至共同的云终端，并设置相应的访问权限和访问层级，减少档案共享的环节，提升共享效率；另一方面，从内部共享来看，单位要优化档案管理系统的功能，打通档案管理系统与OA办公系统以及其他信息化系统之间的技术壁垒，实现信息资源共享，避免单位内部出现信息孤岛的局面，满足单位内部相关业务部门的档案查阅需求，便于档案管理人员及时更新、录入信息资源。

（三）打造电子档案安全网络，实现电子档案安全管理。为了更好地保障电子档案的准确性、原始性和真实性，单位要打造电子档案安全网络。一是要严格防范网络风险，关注网络安全问题。例如，严格落实“三网隔离”的基本要求，严格管控外网、内网与局域网的环境，有效防范网络终端的各种非法程序、非法病毒。二是要充分借助云加密、数字签名、区块链、数字加密、云备份等技术对档案管理系统或者档案资源进行数字加密，提升安全保密层级。同时，要做好档案资源备份，优化数据迁移、数据转化工作，实现事后防控。

五、结语

未来，随着数字化信息技术的进步以及档案学研究的深入，电子档案管理的理念和模式都会愈发创新。为此，各个单位档案管理人员要紧跟时代趋势，把握时代机遇，着眼于电子档案创新的前沿和重点进行探索，实现单位档案管理工作转型发展。文章立足于大数据时代背景，重点就电子档案资源建设进行研究，提出优化电子档案管理的建议。通过本研究可以发现，电子档案管理是一项系统化、精细化、规范化的工作，考验单位档案管理人员的综合能力以及单位本身统筹利用资源的能力。因此，要做好该项工作，必须要抓好重点。具体如下：一是推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理；二是加快电子档案共建共享建设，实现电子档案高效利用；三是打造电子档案安全网络，实现电子档案安全管理。